Понятие бланков строгой отчетности, используемых в бухгалтерском учете.

В соответствии со ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» – факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, кроме того, эти документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Следовательно, исходя из этих положений ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», первичный учетный документ может быть составлен как на простом унифицированном типовом бланке, так и на унифицированном типовом бланке (документе) строгой отчетности.

В большом бухгалтерском словаре (Большой бухгалтерский словарь / Под ред. А.Н. Азрилияна. – М.: Институт экономики, 1999.- с.41) дано следующее определение бланков строгой отчетности – «разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается регистрационный номер, который наносится на бланк. Учет осуществляется в регистрационных книгах на основе регистрационных номеров. Большинство из таких бланков являются денежными документами (лотерейные и проездные билеты, санаторные путевки, бланки ценных бумаг и др.)».

Иное определение бланков строгой отчетности было дано в «Положении о порядке использования бланков строгой отчетности» утвержденном постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №21 от 21.02.2002г. (в настоящее время данное постановление Минфина Республики Беларусь заменено постановлением Минфина Республики Беларусь от 18.12.2008г. №196, которым утверждена Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь), «К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие идентификационный номер, нанесенный при изготовлении, элементы защиты от подделки, соответствующие требованиям, определенным Министерством финансов Республики Беларусь по согласованию с Министерством внутренних дел Республики Беларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь.

Следовательно, бланк (документ) строгой отчетности, используемый в бухгалтерском учете отличается от простого бланка первичного учетного документа тем, что имеет специальную систему защиты от подделки, идентификационный номер и серию, нанесенные при изготовлении, соответствующие требованиям определяемым Министерство финансов, Министерство внутренних дел и Министерство юстиции Республики Беларусь.

Круг унифицированных бланков (документов) строгой отчетности в бухгалтерском учете весьма широк и разнообразен. В их качестве выступают самые различные по характеру, содержанию и назначению бланки документов первичного учета, изготовленные государственной организацией, имеющей специальное разрешение (лицензию) на их изготовление.

В данном случае идет речь о документах, возникающих в пределах процесса бухгалтерского учета, следовательно, в бухгалтерском учете бланк документа строгой отчетности выполняет, как и простой первичный документ бухгалтерского учета, различные функции и выступает в различных качествах, организационно-распорядительные, оправдательные, комбинированные, материальные или денежные документы и т.д.

В структуре документов функционирующих в бухгалтерском учете, доминируют типовые унифицированные формы первичных учетных документов, не относящихся к бланкам строгой отчетности.

Использование в бухгалтерском учете унифицированных типовых бланков (документов) строгой отчетности способствует наряду с двойной записью, усилению защитных функций бухгалтерского учета.

Под защитными функциями учетного процесса, обеспечивающими экономическую безопасность государства, имущественные интересы собственника, инвестора необходимо понимать способность всей системы бухгалтерского учета объективно отражать хозяйственные процессы и противоправную деятельность в экономике государства и адекватно, своевременно на эти процессы реагировать.

По отношению к противоправной деятельности в экономике государства, защитные функции унифицированных типовых бланков (документов) строгой отчетности можно разделить на следообразующую, охранительную и профилактическую.

Следообразующая функция проявляется в способности бланка документа строгой отчетности, используемого в учетном процессе, при взаимодействии с противоправной хозяйственной операцией формировать в себе информацию, признаки и следы этой противоправной деятельности. Изучая содержание отраженной хозяйственной операции в документе первичного учета (простые унифицированные формы первичной учетной документации и бланки строгой отчетности) позволяет обнаружить разнообразные признаки и следы противоправной деятельности.

Охранительная функция проявляется в способности контрольных функций бухгалтерской системы, своевременно обнаруживать и использовать для выявления противоправной деятельности информацию, которая находится в первичных учетных документах, в том числе и бланках строгой отчетности.

Владея механизмом использования в контрольном процессе, защитных функций унифицированных форм первичной учетной документации и в целом защитных функций бухгалтерского учета, позволяет своевременно обнаружить противоправные операции и разработать рекомендации по предупреждению, выявлению, преобразованию в доказательства замаскированные следы противоправной деятельности, которые могут находиться в системе бухгалтерской информации.

Профилактическая функция типовых унифицированных форм первичной учетной документации в том числе и бланков строгой отчетности заключается в познании связей между реальными защитными возможностями первичных учетных документов бухгалтерского учета в целом и возможностью организации и проведения конкретной противозаконной хозяйственной операции. Лица, совершающие экономические правонарушения всегда принимают во внимание состояние бухгалтерского учета, системы контроля, системы документирования хозяйственных операций, то есть состояние защитных функций бухгалтерского учета.

Следовательно, реальное состояние защитных функций типовых унифицированных форм первичной учетной документации (в том числе и бланков (документов) строгой отчетности) определяется сопоставимостью отражаемой информации в этих документах и контрольным процессом в бухгалтерском учете.

В деятельности государственной системы экономического контроля Республики Беларусь часто встречаются факты, когда в информации первичных учетных документов были сведения о совершенных противоправных хозяйственных операциях, но существующая система контроля в бухгалтерском учете конкретного субъекта хозяйствования не смогла обнаружить эту информацию.

Иногда на оборот, стремясь упростить и рационально организовать процесс бухгалтерского учета, уменьшают количество информации в первичном учетном документе, но это не компенсируют контрольными функциями бухгалтерского учета, что также снижает защитные функции в целом бухгалтерского учета, и первичных учетных документов в частности.

Следовательно, изучение механизма взаимодействия информации, отражаемой в первичных учетных документах, в том числе в бланках (документах) строгой отчетности о хозяйственной операции с противоправной деятельностью в экономическом комплексе государства, необходимо для выявления и распознания следов незаконных хозяйственных операций, которые причиняют вред экономической безопасности государства, собственнику имущества или инвестору.

Порядок использования бланков форм первичных учетных документов строгой отчетности, а также круг организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов, где должны использоваться также бланки для оформления хозяйственных операций регулируются «Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности» утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь №196 от 18.12.2008г. (НРПА РБ.о5.02.2009г., №30, 8/202854) В дальнейшем Инструкция), а также Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» и Положением «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» утвержденным Министерством финансов СССР 29.07.1983г. №105, которое продолжает действовать на территории Республики Беларусь.

Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, порядок их использования определяется приказом руководителя хозяйствующего субъекта, при этом должна быть обеспечена сохранность этих бланков.

В соответствии с «Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности» утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 196 от 18.12.2008г., все бланки строгой отчетности, которые используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, должны соответствовать типовым или специализированным формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или иными республиканскими органами государственного управления в области бухгалтерского учета в соответствии с законодательством (п.2 Инструкции).

При заполнении бланков строгой отчетности должны соблюдаться следующие правила:

- все экземпляры бланков строгой отчетности заполняются с одновременным подсчетом итоговых показателей (записью их цифрами и прописью);

- реквизиты бланков строгой отчетности должны быть написаны разборчиво и ясно, подчистки, помарки не допускаются;

- исправление ошибочных записей осуществляется методами, позволяющими установить дату, основание поправки и лицо, ее осуществляющее;

- исправления не должны препятствовать прочтению первоначальной записи (п.4 Инструкции).

Передача бланков строгой отчётности, используемых в организации в качестве первичных учётных документов, от одних организаций (индивидуальных предпринимателей) другим запрещена кроме бланков строгой отчётности, предназначенных для приёма платежей в бюджет (п.5 Инструкции).

Кроме того, на порядок заполнения бланков строгой отчетности при оформлении хозяйственных операций распространяются общие правила оформления первичных учетных документов, изложенные в ст. 9 «Первичные учетные документы» Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

Бланки строгой отчетности выдаются в подотчет материально ответственным лицам, по приходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица или индивидуального предпринимателя, при этом указывается серия и номер бланков строгой отчетности (п.11 Инструкции).

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также несут ответственность за достоверность информации, содержащейся в этих документах.

На каждое материально ответственное лицо, работающее с бланками строгой отчетности, в бухгалтерии хозяйствующего субъекта ведется карточка-справка по выданным и использованным «бланкам строгой отчетности» (п.12 Инструкции).

Если произошла утрата или хищение бланков строгой отчётности, материально ответственное лицо обязано об этом сообщить руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). Руководитель организации назначает комиссию по проверке данного факта, проводится инвентаризация бланков строгой отчётности, составляется акт о результатах инвентаризации и указываются обстоятельства связанные с утратой или хищением бланков строгой отчётности с перечисление серий и номеров пропавших бланков строгой отчётности. Инвентаризационная комиссия акт инвентаризации представляет руководителю организации для принятия решения в соответствии с законодательством (п.13 Инструкции).