Тема 7. Інформаційні технології здійснення діяльності з управління активами

Зміст інформації і функції внутрішньофірмової системи інформації. У сучасних умовах інформаційне забезпечення, що складається із збирання і переробки інформації, необхідної для прийняття обґрунтованих управлінських рішень, стало важливою галуззю. На основі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку здійснюється передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма підрозділами фірми.

Передача інформації — першочерговий і неодмінний фактор нормального

функціонування фірми, особливо ТНК. ТНК являє собою комплекс значної кількості щоденно пов'язаних і взаємодіючих підприємств, розміщених у різних країнах. Особливого значення при цьому набуває забезпечення оперативності й достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутрішньофірмова система інформації має виробничий характер і вирішує завдання організації технологічного процесу.

Передовсім це стосується процесів забезпечення підприємств кооперованою продукцією, що по внутрішньо-фірмових каналах надходить від спеціалізованих підприємств. У цьому випадку інформація є одним із факторів, що забезпечує показ значення витрат виробництва й підвищення його ефективності, і відіграє важливу роль у наданні відомостей для прийняття управлінських рішень. Особливе значення належить прогнозуванню ринкових процесів. Важливою є також інформація про виникнення в процесі виробництва відхилень від планових показників, що потребують прийняття оперативних рішень.

Науково-технічна інформація, що містить наукові знання, відомості про винаходи, технічні новинки своєї фірми і фірм-конкурентів, відіграє істотну роль у прийнятті рішень. Високий рівень конкурентоспроможності фірмі забезпечує практичне і вчасне використання загального фонду, що безперервно поповнюється, а також потенціалу знань і технічних рішень. Інформація — основа для підготовки пропозицій щодо вироблення і прийняття управлінських рішень, доповідей, звітів. Потребами управлінських ланок в управлінських рішеннях, що приймаються, визначається зміст кожної конкретної інформації. До інформації ставляться певні вимоги щодо: достовірності й точності — правильний відбір первинних даних, безперервність їх збирання й обробки, оптимальність систематизації; цілеспрямованості — забезпечення потреб конкретних управлінців; об'єкта і якості — вчасність надходження, чіткість формулювань, стислість. Значення внутрішньофірмової системи інформації. Застосування високоефективної внутрішньофірмової системи інформації, що ґрунтується на використанні найновіших технічних засобів автоматизованої обробки текстової і

цифрової інформації, об'єднаної за допомогою системи зв'язку в єдину внутріпіньофірмову мережу, є дуже характерним для сучасних умов. Внутрішньофірмова інформаційна система — це сукупність інформаційних процесів для забезпечення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Така система складається з внутрішніх і зовнішніх каналів передачі (зв'язків), власне інформації, а також компонентів її обробки. Принципи єдності виробничого процесу, інформації та організації послідовно реалізують управлінські інформаційні системи через застосування технічних засобів збирання, накопичення, обробки й передачі інформації поряд з використанням моделей прогнозно-аналітичних розрахунків і аналітичних методів математичної статистики. Узагальнення інформації «знизу-вверх», а також конкретизація інформації «зверху-вниз» забезпечується у виробничо-господарському підрозділі фірми. В інформаційних системах інформаційний процес, спрямований на отримання облікової, аналітичної, науково-технічної, планової та контрольної інформації, уніфікований і ґрунтується на електронно-обчислювальній техніці.

Підвищення ефективності використання інформаційних систем досягається наскрізною побудовою і суміщенням інформаційних систем. Це дає змогу підвищити ступінь використання інформації, зменшити обсяг інформаційних потоків, усунути дублювання і забезпечити багаторазове використання інформації, встановити певні інтеграційні зв'язки, обмежити кількість показників.

Інформаційне забезпечення передбачає створення найбільш сприятливих умов для поширення інформації, тобто проведення адміністративно-організаційних, науково-дослідних і виробничих заходів, що забезпечують її ефективне поширення, а також надання користувачам інформації, необхідної для вирішення науково-виробничих завдань. Важливим фактором підвищення ефективності виробництва є інформація, особливо її автоматизована обробка.

Значну роль щодо використання інформації відіграють засоби її реєстрації, обробки, накопичення і передачі, виробництво нової числової, графічної та іншої інформації, систематизоване зберігання і видача інформації у потрібній формі. Перехід від окремих управлінських інформаційних систем до створення єдиної

внутрішньофірмової системи, збирання, обробки, зберігання та подання інформації відбувся у 80-ті роки. Зокрема, здійснилася переорієнтація всієї діяльності у сфері обробки інформації для забезпечення її кінцевої мети — на всіх рівнях внутрішньофірмового управління задоволення потреб керівників в інформації.

Основна увага у зв'язку з цим приділяється точному формулюванню питань, що виникли у сфері оперативного управління, отриманню інформації для прийняття необхідних рішень у найкоротші строки. Відповідні технічні засоби та методи обробки інформації визначаються залежно від характеру й змісту потрібної інформації. У великих промислових фірмах створені й ефективно діють інформаційні системи. Вони обслуговують процес підготовки й прийняття управлінських рішень і вирішують такі завдання, як: реалізація інтелектуальної діяльності; обробка інформації; обробка знань; обробка даних. У багатьох фірмах для визначення ефективності внутрішньофірмової системи управління в обліку й звітності почали використовувати такий показник: співвідношення одержаного

прибутку до витрат на технічні засоби та забезпечення функціонування внутрішньофірмової системи інформації. Система «Барроуз» може бути прикладом інтегрованої системи інформації, що включає термінальні пристрої для обробки даних, і поряд з ними — термінальні пристрої, що можуть вибирати потрібну інформацію з бази даних і друкувати тексти контрактів, розпорядження, листи, доповіді тощо.

Основні принципи, мета, завдання і функції внутрішньофірмової системи інформації. Основні принципи і мета внутрішньофірмової системи інформації (ВСІ) передбачають: визначення потреб у технічних засобах, у тому числі в комп'ютерній техніці, у кожному господарському підрозділі і по фірмі в цілому;

встановлення вимог до змісту інформації та її характеру залежно від цілеспрямованості; автоматизація адміністративно-управлінської діяльності на основі використання комп'ютерної техніки; автоматизована обробка й видавання текстової інформації; забезпечення копіювальними пристроями, телексами, усіма засобами зв'язку і комунікаціями у межах фірми в цілому та її окремих підрозділів; визначення системи зберігання, використання та надання інформації у централізованому й децентралізованому управлінні; здійснення багатоваріантних розрахунків у процесі розробки програм маркетингу, збирання та обробки цифрової інформації, планування, контролю; створення і використання банків даних, розробка програмного забезпечення. Найважливіші завдання ВСІ такі: визначення основних напрямів розвитку технології обробки інформації, а також у системі збирання, обробки та зберігання первинних даних;

координація діяльності щодо збирання та обробки даних фінансових звітів у виробничих відділеннях і на вищому рівні управління з метою забезпечення якості і вчасного надходження фінансової інформації у цілому по фірмі. Визначити, яка конкретно інформація потрібна керівникові, — складне завдання. Ось чому успішне вирішення його залежить від повноважень керівника щодо прийняття управлінських рішень, його функцій і досвіду. На основі швидкої обробки інформації автоматизовані управлінські інформаційні системи мають видавати інформацію про відхилення від запланованих показників. Внутрішньофірмова система інформації виконує такі функції: визначення потреби в технічних засобах фірми у цілому й кожного керуючого для забезпечення потрібною інформацією; забезпечення належного рівня збирання, зберігання і подання інформації; розробка прикладних програм, програмних засобів; визначення потреб кожного конкретного керівника в характері й змісті необхідної йому інформації з метою оперативного управління виробничо-збутовою діяльністю фірми; обчислення витрат на використання технічних засобів у системі інформації (витрати на придбання магнітних стрічок, дискет, паперу та ін.); централізоване планування всіх витрат на придбання, а також оренду технічних засобів для забезпечення безперебійного функціонування системи інформації.

Матеріально-технічна база інформаційної діяльності. Розвиток матеріально-технічної бази інформаційної діяльності можна поділити на кілька етапів. Перший етап — період 50-х—60-х років. Він характеризується: створенням і використанням великих і надвеликих ЕОМ; створенням і поширенням термінальних пристроїв, що забезпечує найбільш зручну форму подання інформації, у тому числі й у діалоговому режимі; формуванням цільових інформаційних банків; створенням і вдосконаленням техніки, спеціалізованих систем зв'язку (мережі передач даних), у тому числі з допомогою засобів космічної техніки; появою і швидким розвитком техніки, яка накопичує, систематизує, обробляє і видає інформацію. Базою інформаційних систем управління у так званій макроелектронній формі стали великі й надвеликі ЕОМ.

Другий етап — 70-ті роки. Цей етап відрізняється створенням і використанням

мікропроцесорів у більш різноманітних транспортних, виробничих, інформаційних та інших пристроях. Такий напрям розвитку електроніки дав поштовх створенню і швидкому поширенню мініатюрних видів обчислювальної техніки: міні-, мікро-, персональних ЕОМ. Це забезпечило можливість накопичення і видавання інформації різноманітного призначення і в різних формах. Інформаційні технології 80 — початку 90-х років стають дедалі ефективнішими, глибоко охоплюють як керовані виробничі процеси, так і процеси самого управління, забезпечують також формування інтегрованих і автономних комп'ютерних систем. Обов'язкову організацію у рамках усієї виробничої системи уніфікованого інформаційного потоку, що ув'язується плануванням у єдине ціле наукових досліджень і розробки, виробництво та інші галузі господарської діяльності фірми, передбачають інтегровані комп'ютерні системи. У 1992 р. загальна вартість електронно-обчислювальної техніки, що тоді випускалася, становила: у ФРН — 3, 7 млрд. дол., Японії — 6, 2, США — 24, 1 млрд. дол.

На міжнародному ринку обсяг продажу електронно-обчислювальної техніки становив у 1994 p. більш як 320 млрд. дол., у тому числі у країнах Західної Європи — 80, у Японії — 75, у США — 163 млрд. дол. У США в 1994 p. було продано персональних ЕОМ на 12, 2 млрд. дол. (7, 5 млн. штук), а кількість їх у користуванні становила 17 млн. штук, або на ЗО млрд. дол. Ефективне застосування ЕОМ залежить передусім від підготовленості галузі застосування, створення власне обчислювальних машин і програмного забезпечення для них.

Оснащення електронною технікою дає змогу: забезпечити ефективне внутрішньо фірмове планування; значно підвищити ефективність проектно-конструкторських робіт; економити адміністративні й накладні витрати. Використання електронної техніки є надзвичайно характерним для сучасних умов. Так, ЕОМ застосовують для складання письмових фінансових документів, здійснення безкасових зв'язків з банками й фінансовими установами (в бухгалтерській справі); для заміщення секретарів-друкарок, діловода (у конторській справі). Види технічних засобів, що використовуються у внутрішньофірмовій системі інформації. У внутрішньофірмовій системі інформації використовуються такі види обчислювальної техніки: мікропроцесори; великогабаритні й персональні ЕОМ; засоби автоматизованої обробки текстової інформації; електронні друкарські машинки, термінальні пристрої із вмонтованою мікроЕОМ; засоби телекомунікацій.

Для обробки даних і вирішення завдань обліку застосовують передовсім ЕОМ. Сьогодні ЕОМ дедалі частіше почали використовувати для обробки нецифрової інформації (графічної, текстової), тому термін «обчислювальна техніка» не відповідає характеру завдань, які вирішують за допомогою комп'ютера. Сучасні ЕОМ спроможні обробляти різну інформацію: графічну, текстову, цифрову. У великих промислових фірмах обсяг цифрової інформації, що оброблялася на початку 80-х років, становив майже 10 відсотків усієї внутрішньофірмової інформації, що оброблялася. Інша інформація була текстовою. Проте обробляли їх із застосуванням технічних засобів, що ґрунтуються на використанні вмонтованих мікроЕОМ. У системі оперативного управління виробництвом мініЕОМ використовують для: розробки оперативних планів виробництва і контролю за їх виконанням; ведення звітності й обліку; аналізу даних про збут продукції; реєстрації надходження платежів; розрахунку заробітної плати; контролю руху запасів матеріалів, що необхідні для процесу виробництва; контролю за надходженням замовлень. Неабияке значення має використання ЕОМ у системі виробничого контролю. Встановлені на контрольних позначках ЕОМ перевіряють якість частин і деталей, що надходять на складання (звіряння ваги, розмірів допуску відповідно до діючих стандартів).

Нині широкого розвитку набуло застосування ЕОМ для автоматичного друкування тексту з голосу без використання друкарки. На початку 70-х років першу таку ЕОМ випустила фірма «ІБМ». Потім її почали випускати американські фірми, що входять у «Екссенентерпрайс», «Перифонікс», «Інтерстейелектроніка», «Трегіхолд техно-лоджі».

Використання таких ЕОМ дає змогу на 60—70 відсотків скоротити витрати на введення інформації. Крім того, їх застосовують для передачі інформації голосом між керівниками різних рівнів управління. Особливо це стосується термінальних пристроїв, що сприймають інформацію голосом. Об'єднати всі технічні засоби обробки цифрової і текстової інформації в єдину внутрішньофірмову систему стало можливим завдяки розвитку систем телекомунікації. Система, що ґрунтується на одночасному використанні обчислювальної техніки і засобів автоматизованої обробки текстової інформації, об'єднаних в одну систему, є найефективнішою системою інформації. Для зберігання значної кількості різних документів і полегшення роботи при користуванні створюються автоматизовані системи швидкого пошуку й видачі інформації. З урахуванням специфічних особливостей функціонування фірми служба здійснює вибір оптимальної системи. Засобами підвищеного рівня автоматизації адміністративно-управлінської праці є розкладка копій документів по відповідних досьє, а також здійснення записів, пошук матеріалів та документів.

Нові технічні засоби автоматизованої контрольної праці — це: інформаційні бази даних для зберігання текстів різних матеріалів або їх індексів з метою скорочення часу на пошук необхідних матеріалів чи індексів; копіювальні пристрої із вмонтованою мікроЕОМ для автоматизації процесів копіювання та розсилання документів; телекомунікаційний внутрішньофірмовий зв'язок, що систематично забезпечує тісну взаємодію і координацію діяльності керівників підрозділів; комп'ютери для автоматизації процесів передруковування матеріалів і документів;

диктофонна пошта; фотонабірна техніка; комплексна система, що об'єднує ЕОМ з мікрофільмуванням; електронна пошта; пристрої оптичної лічби. Високоефективні внутрішньофірмові системи зв'язку створені й діють в деяких фірмах. Вони об'єднують усі наявні технічні засоби обробки цифрової і текстової інформації. У

деяких великих промислових фірмах набула розвитку система для внутрішньо фірмової обробки інформації, що дає змогу контролювати й планувати процес впровадження в управлінську діяльність нової техніки. Адміністративна система офісу є важливою складовою частиною управлінської діяльності. Ця система автоматизації адміністративно-конторської діяльності пропонує спеціалізацію конторських службовців, спрямовану на виконання конкретних функцій, як-от: виконання всіх видів конторської і технічної роботи; обслуговування управлінської ланки через отримання і подання в її розпорядження необхідної інформації; складання ділових листів Види інформаційної технології. Різні види інформаційної технології можуть застосовуватися при організації збирання та реєстрації даних за принципом послідовних рішень, наприклад: отримання незалежного документа, обробка даних по виробничому відділенню на персональних комп'ютерах; збирання і реєстрація даних безпосередньо в процесі виробництва (на місцях виникнення витрат) у формі одноосібного документа й використання центральної ЕОМ для агрегування даних; обробка даних у режимі діалогу для розрахунку показників на терміналі. Вирішення питань щодо впровадження нових технологій потребує різнобічного й комплексного підходу.

Тому важливо не тільки дослідити техніко-економічні та організаційні аспекти проблем, а й враховувати вплив впровадження нових технологій на становище робітника у виробничому процесі. Наприклад, потрібно здійснити аналіз трудових функцій робітника, його умов праці, навичок, здібностей, способу дії тощо. Певні труднощі виникають щодо оцінки трудових та соціально-економічних факторів. Метод кореляції рангів, зокрема, застосовують тоді, коли неможливо отримати числові значення ознаки, що підлягає аналізу, проте можна ці ознаки ранжирувати. Це стосується ступеня управління (1,..., 5), якості продукції (1,..., 5), рівня кваліфікації кадрів (0,..., 6). Технологія інформаційної діяльності передбачає створення запису (текстова й цифрова інформація) із застосуванням засобів комп'ютерної техніки, а також пакетів прикладних програм, формування бази даних.

Система введення записів. Система введення записів розробляється на основі спеціальних програм, спрямованих на полегшення доступу й використання потрібної інформації. До найважливіших видів записів можна віднести:

• розрахунки заробітної плати робітників і службовців;
• дані для розробки планів і показники цих планів;
• дані для здійснення багатоваріантних розрахунків у рамках програм маркетингу по продукту й по господарському підрозділу;
• дані обліку та фінансової звітності, фінансову документацію;
• технологічну документацію, креслення, інженерно-конструкторські розрахунки, наукову документацію, дослідно-конструкторські розробки, патенти та іншу виробничу власність;
• тексти контрактів і супровідної документації;
• тексти річних звітів фірми й протоколи зборів акціонерів.

Записи первинних даних, як правило, поділяють на дві групи:

статистичні (фінансові) звітні показники, а також текстова інформація, доповіді, звіти про поточну господарську діяльність фірми й перспективний розвиток, повідомлення; пропозиції та рекомендації з питань удосконалення управління фірмою у цілому і по окремих підрозділах, складені на основі інформації першої групи. Використання форм як носіїв інформації. Потрібна інформація заноситься на певні форми-носії інформації. Ці форми можуть містити інформацію як по кожному підрозділу окремо, так і по фірмі в цілому. Свій перелік статистичних даних і фактологічної інформації має кожна фірма. Це дає змогу розробити й прийняти необхідні управлінські рішення, провести оптимально докладний економічний аналіз стану й розвитку господарської діяльності фірми.

Існують форми, до яких заносять дані про випуск і продаж продукції протягом певного періоду, чисельність персоналу та наявність вільних робочих місць, матеріально-виробничі ресурси (записи).

Розрізняють такі види банківських форм: для зберігання інформації, обстежень, статистичної (фінансової) звітності, реєстрації даних. Заповнені форми зберігаються в пам'яті ЕОМ. У разі потреби їх можна вивести на екран дисплея чи роздруку-вати на принтері, чи розмножити замовлену форму, що зберігається в ЕОМ, за допомогою копіювального пристрою цієї самої ЕОМ. Спеціальні програми створюються у великих виробничих фірмах, які використовують усі види бланків форм. Такі програми охоплюють весь комплекс робіт, спрямованих на постійне вдосконалення бланків форм.

Власні центри автоматизованої обробки текстової інформації, в яких як створюють, так і роздруковують (здійснюють набір і друкування) нові форми, мають деякі компанії. У зв'язку з тим, що потреба в інформації, яка надходить, а також її зміст у керівного персоналу фірми змінюються залежно від зовнішніх умов, виникає потреба в постійному уточненні й переробці форм, що містять первинні дані.

Інформаційні бази даних. Увесь комплекс статистичних показників, що характеризують господарську діяльність фірми в цілому та її виробничо-збутових підрозділів, а також матеріал стосовно всіх факторів, що впливають на тенденції і стан розвитку фірми, включають інформаційні бази даних. Набір статистичних показників для бази даних старанно розробляється і уточнюється. Він охоплює

показники, які потрібні для глибокого всебічного економічного аналізу перспектив і результатів функціонування фірми. При формуванні бази даних майже завжди вирішується питання і про систему зберігання і поновлення даних, можливість проведення порівнянь і оцінок, що зберігаються в банку даних. При об'єднанні первинних даних в укрупнені групи (файли) із своїми реквізитами це має істотне значення. На визначеній основі з урахуванням вимог керуючих — основних користувачів бази даних — бази даних постійно поновлюються. У багатьох фірмах створено бази даних, в яких зберігається інформація, систематизована за найрізноманітнішими ознаками і максимально докладна про кадровий склад працівників. З виведенням на друкуючий пристрій ЕОМ здійснюється вибір інформації. Це дає змогу стежити за укомплектованістю штатів, підвищенням кваліфікації робітників, переміщенням кадрів у фірмі, прийманням і звільненням працівників.

Користування банками даних, уведених в ЕОМ, значно прискорює процес отримання інформації з кола джерел первинної інформації, що забезпечує можливість вибору правильного і точного методу досліджень для розв'язання технічних і наукових проблем. Створення пакетів прикладних програм. Розробка стандартних програмних засобів фірмами, що випускають персональні ЕОМ, створення пакетів прикладних програм в сучасних умовах набули істотного розвитку. Так, фірмами «Диджитал еквіпмент», «ІБМ», «Хьюлет Паккард» створено великі бібліотеки прикладних програм. Спеціалізовані невеликі фірми

також почали розробляти пакети прикладних програм. Одні з них орієнтовані на розробку прикладних програм для різних видів персональних ЕОМ, інші — на розробку програм для персональних комп'ютерів. На основі конкретних контрактів і замовлень розробкою пакетів прикладних програм займаються фахівці університетів та державних закладів. Комплексна автоматизована обробка інформації. Об'єднання в один комплекс усіх технічних засобів обробки інформації з використанням новітньої технології, методології та різноманітних процедур з обробки інформації передбачає комплексна автоматизована обробка інформації.

Створення комплексної автоматизованої системи включає такі послідовні етапи, як:

• автоматизація процесів збирання, зберігання та видавання даних;
• використання пристроїв для автоматизованої обробки текстової інформації і фотонабірних пристроїв;
• інтеграція відокремлених процесів обробки інформації в одну внутрішньофірмову систему — об'єднання через електронну пошту технічних засобів текстової і цифрової інформації;
• використання усього комплекту технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації.
• Для функціонування комплексної системи обробки інформації передбачено такі технічні засоби:
• термінальні пристрої;
• пристрій оптичного розпізнавання позначень;
• автоматизовану систему зберігання і видавання інформації;
• засоби доведення до користування інформації;
• друкуючий пристрій ЕОМ;
• пристрій для читання мікрофільмів та мікрофішей;
• пристрої автоматизованої обробки текстової інформації; ЕОМ;
• друкуючий пристрій з мікрофільмів та мікрофішей-із збільшенням зображення;
• фотокамеру для мікрофільмування інформації, що надходить з ЕОМ;
• дублікатор для отримання копій мікрофільмів і мікрофішей;
• пристрій автоматизованого зберігання і видавання інформації;
• фотокамеру для мікрофільмування великих обсягів інформації.

Система може включати також графічні кольорові дисплеї для обробки графічної інформації, а також фотонабірний автомат, що дає змогу перетворювати відредаговану інформацію, що зберігається в пам'яті ЕОМ, у фотоформи, з яких потім отримують тверді форми для високого чи офсетного друку. Пристрій автоматизованої обробки текстової інформації принципово відрізняється від ЕОМ, які використовуються для обробки даних. Це зумовлено тим, що обробка тексту, викладеного словами, пропозиціями, параграфами, не може здійснюватися за допомогою пакетів прикладних програм. Тільки людина, яка взаємодіє з пристроєм обробки текстової інформації, може складати й редагувати текст. При

цьому ЕОМ застосовується нею як засіб для редагування й друкування тексту. Секретар-друкарка, як правило, користується електронною друкарською машинкою із вмонтованим каналом зв'язку та композером з екраном. Він підключається до ЕОМ з дисковою пам'яттю, де й формується база даних колективного користування. Отже, з'являється можливість за допомогою внутрішнього зв'язку об'єднати усіх секретарів-друкарок у центри операторів-друкарок, які, залишаючись на своїх робочих місцях, мають змогу забезпечувати

переробку текстової інформації для всіх центральних служб, включаючи служби маркетингу й планування, швидко обмінюватися інформацією з усіма взаємопов'язаними управлінськими ланками. Пристрій автоматизованої обробки текстової інформації згодом почали широко використовувати не тільки оператори-друкарки, а й керівники всіх рівнів. На виведеному на екран документі вони роблять свої резолюції, зауваження, що прискорює процес підготовки управлінських рішень, спрощує процес узгодження дій.

Підготовку будь-яких документів адміністраторові полегшує використання диктофонної техніки, встановленої у центрі автоматизованої обробки текстової інформації, оскільки, підключившись до центру по телефонному чи селекторному зв'язку, а також продиктувавши матеріал, він оперативно може отримати його передрукованим чи перекладеним іноземною мовою й використовувати за призначенням. Як свідчать результати обстеження деяких американських фірм, приблизно 20 відсотків обсягу продиктованих керівниками матеріалів надруковано їхніми секретарями-друкарками з використанням електронних друкарських машинок з дисплеєм, а 28 відсотків — у центрах автоматизованої обробки текстової інформації. Диктофонні системи із вмонтованим мікропроцесором з'явилися у 80-ті роки. Зокрема, широкого поширення набула система японської фірми, встановлена в центрах автоматизованої обробки інформації. За допомогою звичайних ліній телефонного зв'язку до них може підключатися управлінський персонал і диктувати будь-який текст. Системи, що сприймають інформацію, яка передається голосом, незалежно від того, диктує її одна особа чи кілька, наприклад, під час наради, були створені свого часу в США. Така інформація сприймається, друкується і видається або поміщається на зберігання. Спеціалізований апарат управління внутрішньофірмової системи інформації. Центри зберігання записів. До апарату внутрішньофірмової системи входять центральна служба інформації, інформаційна система у виробничих відділеннях, що включає відділи обробки та аналізу інформації, зберігання і видавання інформаційних матеріалів і обчислювальної техніки, обробки вхідної і вихідної документації.

У великих фірмах створюються центри зберігання записів. Найчастіше інформація в них зберігається на мікрофішах чи мікрофільмах і в короткий строк має бути видана до запитання за допомогою електронної пошти. Нові можливості для створення єдиної системи обробки, зберігання і видавання інформації відкрилися з розвитком мікрографії.

Розрізняють такі види й функції діяльності центрів зберігання записів:

відбір інформації для зберігання;

мікрофільмування, мікрошифрування, кодування та закладання інформації для зберігання; перевірка нових записів і додання записів до документів, що зберігаються; зберігання і видавання інформації.

Центральна служба ведення записів і формування банку даних створюється у великих промислових фірмах. До її функцій входить уніфікація всіх видів записів як основи створення ефективної внутрішньої системи інформації. Така служба розробляє єдину внутрішньофірмову програму вдосконалення системи записів,

надає в цьому допомогу всім виконавчим підрозділам. Фахівці центральної служби ведення записів розробляють програми переходу до нових систем записів,

економічні обґрунтування доцільності використання та придбання нових технологічних засобів для збирання, обробки та зберігання необхідної інформації і ведення відповідних записів, забезпечують координацію робіт у цьому напрямі по всіх виконавчих підрозділах. До функцій такої служби належить визначення потреб усіх підрозділів у створенні нових фірм-носіїв інформації, а також у конкретних технічних засобах зберігання записів. У цілому в масштабах фірми контроль за веденням записів здійснює центральна служба. Своя служба ведення записів має створюватися у виробничих відділеннях. Однією з її функцій є контроль за виконанням установлених процедур ведення записів. Центри обробки текстової інформації. З метою якомога швидшої обробки інформації, що надходить, її редагування, складання анотацій і записів для внесення до ЕОМ у великих фірмах створюються центри обробки текстової інформації. До електронних друкарських машинок з дисплеями у таких центрах підключаються центральні диктофонні пристрої або дискові пристрої пам'яті.

Виникнення і розвиток нових видів професійної діяльності, пов'язані з обслуговуванням ЕОМ, тобто програмістів, операторів, систематизаторів, обробників та зберігачів інформації у тій формі, яка потрібна, спричинено впровадженням ЕОМ в інформаційно- управлінську діяльність фірм. Наприклад, в 1993 р. у США в 6, 3 тис. спеціалізованих фірм у розробці програм для ЕОМ було зайнято 360 тис. фахівців, а в країнах Західної Європи на використання ЕОМ усіх типів (включаючи великі та надвеликі) було витрачено 1, 2 млрд. дол., з них понад 10 відсотків на експлуатацію машин — вилучення і надання інформації і 20 відсотків на придбання засобів математичного забезпечення. Слід зазначити, що на засоби математичного забезпечення у витратах на експлуатацію надвеликих машин (ціна однієї — понад 10 млн. дол.) припадає майже 80 відсотків.