Основные функциональные возможности Excel

Табличный процессор Excel

Электронная таблица и ее компоненты. Табличный процессор: краткая характеристика, структура интерфейса

Цель работы: изучить структуру электронной таблицы и ее компоненты, ознакомиться с основными функциональными возможностями Excel.

Теоретико-методологическая часть

Основные понятия

Табличный процессор представляет собой инструментальное средство, предназначенное для обработки данных, представленных в табличной форме.

Основнымиобъектами табличного процессора являются: электронная таблица; ячейка; блок (интервал) ячеек; рабочий лист; рабочая книга; диаграмма; макрос; модуль.

Электронная таблица (ЭТ) состоит из столбцов и строк, на пересечении которых находятся ячейки (рис. 3.4.).

Столбцы идентифицируются буквами латинского алфавита от A до Z и их парными сочетаниями.

Строки идентифицируются цифрами (1, 2, 3,...).

Количество строк и столбцов определяется особенностями используемого табличного процессора, так например, MS Excel 97 имеет 65536 строк и 256 столбцов.

Ячейка ¾ область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ. Каждая ячейка имеет: адрес; отображение; формат; содержимое.

Адрес ячейки уникален и определяется идентификатором столбца и номером строки.

В ЭТ можно работать как с отдельной ячейкой, так и с группой (интервалом) ячеек, называемой блоком. Блок ячеек имеет свой уникальный адрес.

В качестве блока ячеек могут выступать строка или часть строки, столбец или часть столбца или прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей. Адрес блока задается указанием адресов первой и последней ячеек интервала, при этом в качестве разделителя используется символ: (двоеточие). Например: B1: B7, E3: R3, E3: F6.

	A	B	C	D	E	F	G	H	…
1
…

Рис. 3.4. Схема ЭТ

Отображение ячейки ¾ это то, что мы видим на экране дисплея.

Формат ячейки можно задавать посредством указания формата чисел, шрифтов, видов рамок и т.д.

Содержимым ячейки ЭТ могут быть: текстовые (символьные) данные; числовые данные; формула; функция; дата.

Текстовые (символьные) данные формируются из алфавитных, числовых и специальных символов.

Числовые данные ¾ данные, с которыми предполагается производить вычисления.

Формула вводится в ячейку ЭТ для вычисления. В Excel формула начинается со знака равенства (=) и может включать числа; адреса ячеек; знаки арифметических операций: + (сложение), - (вычитание), * (умножение), / (деление), ^ (возведение в степень); специальные символы (:,;, $ и т.д.), а также функции (статистические, математические, финансовые). Вычисление по формуле производится над данными из других ячеек, результат вычисления помещается в текущую ячейку. Значение в ячейке, содержащей формулу, после изменения исходных данных вычисляется автоматически.

Примеры формул:

= 200 *А5+ С1

= (С3+D3)/A3

Функция имеет уникальное имя. Аргументы функции записываются в круглых скобках и разделяются символом; (точкой с запятой)[1]. Например,

= СУММ(А10: A25) ¾ сумма чисел, находящихся в интервале ячеек А10: А25;

= МИН(А10: A25; C10: C25) ¾ минимальное значение из двух указанных интервалов;

=РАНГ(B12; B12: B20) — ранг числа[2], находящегося в ячейке B12, в списке чисел, расположенных в интервале B12: B20.

Функцию можно считать частным случаем формулы.

Дата вводится в ячейку ЭТ с учетом формата, например, ДД–МММ–ГГ (10–янв–02) или МММ–ГГ (янв–02).

Текущей (активной) ячейкой является ячейка ЭТ, в которой в данный момент находится табличный курсор (в этом случае ячейка обрамлена жирной рамкой).

Часто таблица содержит большое количество ячеек, значения которых должны вычисляться по одинаковым алгоритмам, но на основе различных исходных данных. Табличные процессоры позволяют автоматизировать создание формул для вычислений такого рода, обеспечивая операцию копирования формул с автоматической корректировкой адресов ячеек.

Адресация, допускающая автоматическую корректировку, называется относительной. Адресация, не допускающая автоматическую корректировку, называется абсолютной.

Иногда, например, при копировании формул, корректировка имен столбцов и/ или номеров строк некоторых ячеек недопустима. В этих случаях перед именем столбца и/или номером строки, не подлежащим корректировке, ставится знак $[3].

Адрес ячейки А21 может быть указан следующим образом:

А21 ¾ при копировании формул автоматически изменяются имя столбца и номер строки;

$A21 ¾ корректируется только номер строки;

А$21 ¾ корректируется только имя столбца;

$A$21 ¾ адрес ячейки не изменяется.

Каждая ЭТ размещается на отдельном рабочем листе. Каждый рабочий лист имеет уникальное имя. Используя ссылки, можно работать одновременно с несколькими ЭТ.

Рабочая книга состоит из рабочих листов. Число листов можно увеличивать или уменьшать. Рабочая книга хранится в файле с расширением xls.

Диаграмма ¾ графическое представление числовых зависимостей.

Макрос ¾ последовательность команд, обеспечивающих автоматическое выполнение часто повторяющихся операций. Макрос сохраняется под определенным именем для многократного использования.

Модуль — программа, записанная на языке Visual Basic.

Основные функциональные возможности Excel

Основными функциональными возможностями Excel являются:

Ø создание документов, содержащих ЭТ, их редактирование и печать;

Ø выполнение математических расчетов с использованием арифметических и логических операций, а также встроенных функций;

Ø связывание ЭТ при помощи ссылок;

Ø консолидация ЭТ и их частей;

Ø построение графиков и диаграмм;

Ø работа со списками (базами данных) ЭТ;

Ø создание сводных таблиц;

Ø решение оптимизационных задач;

Ø имитационное моделирование и анализ сценариев;

Ø статистическая обработка данных с помощью встроенного пакета анализа;

Ø создание макросов для автоматизации часто повторяющихся операций;

Ø разработка приложений пользователя на языке программирования Visual Basic.

Многие из перечисленных функций выполняются с помощью Мастеров: мастера диаграмм, мастера функций, мастера сводных таблиц и т.д.