Выполнение задач оргкомитетом

Обязательно на первом заседании оргкомитета должны быть приняты общим голосованием принципы (правила) работы оргкомитета. В качестве примеров таких принципов можно привести следующие:

1. Атмосфера доброжелательности и желания услышать говорящего.

2. Сначала думай о деле, а затем о своих амбициях.

3. Полная отдача работе каждого члена оргкомитета.

4. Дисциплина (штрафные санкции).

5. Правило поднятой руки.

6. Регламент: выступление - 3 мин., вопрос или реплика - 1 мин.

7. Не критиковать друг друга.

8. Не перебивать выступающего и т. д.

Ответственность за соблюдение регламента заседаний оргкомитета несет его председатель. Перед началом каждого заседания председатель записывает на доске вопросы, которые выносятся на обсуждение, фамилии выступающих, регламент по каждому вопросу. Повестка дня и регламент утверждаются оргкомитетом перед каждым заседанием.

Следующим очень важным действием оргкомитета является подготовка бюджета мероприятия. Бюджет, как известно, это двухсторонняя таблица, в левой части которой отражается приход средств для проведения мероприятия, а в правой - статьи их расхода.

При составлении бюджета мероприятия необходимо учитывать простое правило -бюджет должен быть минимально прибыльным, т. е. приход средств на проведение мероприятия должен превышать их расход. Для наполнения приходной части бюджета необходимо:

- определить цену билета на планируемое меропритяие;

- определить количество билетов, которые готов выкупить каждый член оргкомитета.

- умножить количество билетов, которые готовы выкупить лидеры на цену билета.

В результате этих действий мы получим сумму денег, которой может располагать оргкомитет на проведение мероприятия. Центральным вопросом наполнения бюджета является готовность членов оргкомитета выкупить заявленное количество билетов. При такой постановке вопроса наполнение доходной части бюджета завершается в течение первой недели работы оргкомитета и можно активно заниматься подготовкой мероприятия. Если подлидеры (члены оргкомитета) не берут на себя личной ответственности за продажу заявленного количества билетов и не выкупают эти билеты, то практика проведения мероприятий показывает, что такие мероприятия бывают убыточными. Оргкомитеты, которые идут по пути свободной продажи билетов, до последнего дня не имеют точного ответа на вопрос: «Какими средствами располагает оргкомитет на проведение мероприятия?» Более того, люди, которые взяли билеты в оргкомитете на реализацию, обычно при такой ситуации не несут ответственности за их продажу и часто наблюдается явление, когда они в последний день перед проведением мероприятия приносят их обратно в офис. Поэтому готовность членов оргкомитета выкупить заявленные билеты, решает сразу две задачи - немедленное наполнение бюджета и кворум участников мероприятия.

Цену билета на проведение мероприятия можно определить, пользуясь простой

формулой: цб (цена билета) = сумма затрат на проведение мероприятия

кол-во билетов, заявленных членами оргкомитета

Количество заявленных билетов мы уже знаем, остается определить только сумму затрат на проведение мероприятия. Это фактически работа по формирования расходной части бюджета. Это действие оргкомитета можно отнести к числу самых ответственных, т. к. необходимо предвидеть и учесть все, на что будут потрачены деньги. Более того, деньги должны быть потрачены по принципу оптимального соотношения цены и качества, т. к. расходная часть бюджета фактически определяет цену билета на проводимое мероприятие.