Секретаря-машинистки (делопроизводителя) городской поликлиники

1. Основными задачами секретаря-машинистки (делопроизводителя) городской поликлиники является техническая помощь главному врачу в организации его рабочего места, рабочего времени, подготовке служебных документов, учете и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведении учета кадров.

2. Секретарь-машинистка (делопроизводитель) поликлиники назначается на должность и освобождается от должности главным врачом поликлиники.

3. В своей работе секретарь-машинистка (делопроизводитель) руководствуется нормативными правовыми актами Республики Беларусь, Положением о поликлинике, приказами и распоряжениями главного врача, должностной инструкцией.

4. Секретарь-машинистка (делопроизводитель) подчиняется непосредственно главному врачу, а в его отсутствие - лицу, его замещающему.

5. Оценка работы секретаря-машинистки (делопроизводителя) городской поликлиники проводится главным врачом по итогам работы на основании учета количественных и качественных показателей, соблюдения требований основополагающих официальных документов, правил трудовой дисциплины, морально-этических норм поведения.

6. Для выполнения своих функций секретарь-машинистка (делопроизводитель) обязан:

6.1. ежедневно обеспечивать рабочее место главного врача всем необходимым (приготовить бумагу для заметок, отметить дату на календаре, проверить средства внутренней связи, проветрить помещение);

6.2. представлять главному врачу в установленные часы всю входящую корреспонденцию, после ее предварительной, регистрации, а также подготовленные документы и материалы на подпись;

6.3. передавать документы в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение и контролировать срок выполнения;

6.4. вести специальные отдельные журналы для входящей, исходящей корреспонденции, телефонограмм, документов;

6.5. вести книгу приказов по поликлинике, предварительно прошнуровав ее, пронумеровав листы и скрепив печатью и подписью главного врача, приказы вписывать в книгу от руки, при наличии в них порученческих пунктов отдельным сотрудникам или объявления о взыскании, знакомить упомянутых сотрудников с данным приказом, где они должны расписаться и проставить дату;

6.6. обеспечивать главному врачу прием посетителей и сотрудников, выяснить причины их обращения, в случае необходимости направлять их к должностным лицам, решающим эти вопросы;

6.7. выяснять у лиц, вызывающих главного врача по телефону, их фамилию, организацию и причины обращения: если интересующий вопрос является служебной компетенцией заместителя главного врача, заведующего отделением, регистратуры и др., разъяснить это обратившемуся и дать номер телефона, куда ему надлежит позвонить;

6.8. записывать в отсутствие главного врача фамилии и телефоны лиц, звонивших ему, с последующим докладом руководителю;

6.9. принимать и передавать телефонограммы, четко записывая их в журнале, с указанием даты, часа приема и фамилии передавшего;

6.10. обеспечивать подготовку совещаний у главного врача (сбор необходимого материала, оповещение участников);

6.11. подшивать дела, законченные делопроизводством;

6.12. отправлять исходящую корреспонденцию по почте или через курьера;

6.13. печатать необходимые материалы и текущую корреспонденцию для руководителя;

6.14. давать устные справки о документах, находящихся на исполнении;

6.15. обеспечивать свое рабочее место необходимой информацией о времени работы кабинетов и служб, номерами внутренних телефонов поликлиники, а также телефонов районных лечебно-профилактических организаций, административно-хозяйственных и аварийных служб;

6.16. владеть основными навыками работы на ПЭВМ, факсимильном аппарате и др. оргтехнике.

7. Секретарь-машинистка (делопроизводитель) имеет право:

7.1. передавать устные распоряжения главного врача работникам;

7.2. не принимать документы и материалы для главного врача, составленные не по установленной форме;

7.3. передавать заместителю главного врача или лицу, его замещающему, экстренные телефонограммы для принятия решения в случае отсутствия главного врача в поликлинике и невозможности срочно связаться с ним;

7.4. в случае служебной необходимости вызывать к главному врачу сотрудников, находящихся на приеме.

8. Секретарь-машинистка (делопроизводитель) несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, трудовой и исполнительской дисциплины, правил внутреннего распорядка, несоблюдение медицинской этики и деонтологии.

ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ