Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Основные формы деловой документации
|
|
Отличительные признаки официально-делового стиля – стандартность, точность, лаконизм и строгость изложения информации – проявляются здесь в наибольшей степени. Соблюдение речевых клише, установленных для деловых бумаг, принципиально важно.
В связи с тем, что в деловых отношениях, особенно в области права и финансовой деятельности, все регламентировано и осуществляется по определенным стандартам, для официально-делового стиля характерен речевой стандарт, шаблон (клише, определенной формы). В деловой речи много устойчивых сочетаний, существуют стандартные формы разного рода документов. В них обязательны общепринятые формы изложения и определенные расположение частей текста.
Существуют три типа стандартизации:
1. Первый тип – образец-матрица. Он характеризуется фиксированностью трех параметров текста: набор реквизитов, их последовательность, их пространственное расположение. Паспорт, бюллетень для голосования, налоговая декларация — это матрица.
2. Второй тип – образец-модель. Он обладает большим уровнем гибкости по сравнению с образцом-матрицей. Формулировка может быть более свободной, пространственное расположение реквизитов- нестрогим. Заявление, доверенность, резюме пишется по модели.
3. Третий тип – образец-схема. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуемый только одним параметром фиксированности набора реквизитов (элементов содержания). Объяснительная записка строится по схеме.
Существенной чертой официально-делового стиля является особая официальность выражения, безэмоциональность (сухость).
Этому стилю свойственна так называемая безличность выражения. Это означает, что документы составляются не от имени конкретного лица. Документы носят обобщенный характер (от имени государства, учреждения и т.д.). Исключение составляют лишь некоторые жанры: заявления, доверенности, автобиографии и т.п.
Деловой человек должен быть знаком с «моделями» разных речевых жанров официально-делового стиля общения, например с правилами составления делового письма. Деловое письмо может быть написано как от первого лица («предлагаем», «просим»), так и от третьего («фирма предлагает»).
Цель письма – информировать и убедить адресата. Как правило, письмо составляется по одному конкретному вопросу.
Структура текста делового письма и речевые конструкции могут выглядеть следующим образом:
| Структура текста | Речевые конструкции |
| Как правило, типизированное клише уже отпечатаны типографическим способом на бланке. Дата оформляется арабскими цифрами и состоит, как правило, из восьми знаков – шести цифр и двух разграничительных точек (например, 03.08.04). Слово «год» не проставляется. Год можно написать и полностью (23.11.2004) Печатается в правом верхнем углу бланка. Каждая составная часть адресата – наименование организации, структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы должностного лица, адрес – должна печататься с новой строки через полтора межстрочных интервала, наименование организации указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже. Знаки препинания между составными частями, кроме почтового адреса не ставятся. |
| Называется должность адресата, фамилия, имя, отчество. Допустимо использование прилагательных: Уважаемый … (должность) Дорогой … (к знакомому адресату) … Господа! |
| Рады сообщить Вам … Информируем Вас о том … Просим рассмотреть вопрос… (подтвердить заказ, сообщить о решении…) К сожалению, мы не можем принять …. Со своей стороны, хотели бы попросить Вас …. |
| Надеемся получить ответ в ближайшее время … Ожидаем вашего согласия … Заранее благодарны… С уважением … |
Далее более подробно рассмотрим основные виды деловых бумаг и правила их составления.
Доверенность и заявление – этоличные деловые бумаги. Так, доверенность имеет вид:
Доверенность
Я, Алексеева Анна Ивановна, проживающая по адресу: г. Чебоксары, ул. Костюкова, д. 48, кв. 127, паспорт 14 04 165839, выданный ОВД города Чебоксары 12 января 2003г., доверяю Хитровой Ольге Александровне, проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, д. 65, кв. 98, паспорт 15 06 184524, выданный ОВД Приморского района Санкт-Петербурга 26 января 2003г., заключение договора с издательством «Юность» от моего имени.
20.09.2015 Алексеева А.И.
Как писать заявление? Этот вид документов состоит из следующих реквизитов:
- Наименование адресата.
- Наименование адресанта (заявителя).
- Наименование документа.
- Формулировка просьбы (жалобы, предложения) с краткой, но исчерпывающей аргументацией (если нужно).
- Дата.
- Подпись.
Схема расположения реквизитов заявления:
| 1___________ 2___________ ___________ ____3____ __________4_________________________ ____________________________________ ____5_________________6_____________ |
Пример
| Начальнику отдела кадров Т. М. Николаевой от Костяевой Татьяны Владимировны Заявление Прошу принять меня на должность начальника бюро корреспонденции. В 1979 году я окончила Московский государственный историко-архивный институт. До октября 1991 г. работала в Научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (НИИДАД) инспектором по учету и регистрации корреспонденции. Приложение: 1) личный листок по учету кадров; 2) трудовая книжка; 3) копия диплома; 4) две фотографии. 27.09.2014 (Подпись) |
Наиболее часто при написании заявления можно услышать вопросы: слово заявление пишется с прописной или со строчной буквы? ставится ли точка после слова заявление? Как правильно: заявление Иванова или заявление от Иванова?
Слово заявление – это заголовок документа. По общим правилам:
- Весь заголовок может быть написан прописными буквами (обыкновенно, если текст заявления набран на компьютере или написан на заготовленном бланке: ПРИКАЗ; ЗАЯВЛЕНИЕ) – после заголовка в этом случае точка не ставится.
| Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу от жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановича ЗАЯВЛЕНИЕ |
- Только первая буква заголовка прописная (обыкновенно в рукописных заявлениях: Приказ; Заявление) – точка в этом случае также не нужна.
| Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу от жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановича Заявление |
· Допускается, но считается устаревающим такой способ оформления (с точкой в конце, слово «заявление» со строчной буквы).
| Председателю домового комитета Иванову Петру Сидоровичу от жильца квартиры № 5 Петрова Сидора Ивановича заявление. |
При таком оформлении «шапка» заявления представляет собой синтаксическое единство – предложение: такому-то (от) такого-то заявление (и точка в конце предложения, соответственно, нужна).
Предлог «от» в шапке заявления можно пропустить.
Итак, допустимы варианты:
- тому-то от такого-то... Заявление
- тому-то от такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
- тому-то от такого-то... заявление.
- тому-то такого-то... Заявление
- тому-то такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
- тому-то такого-то... заявление.
|
|