Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования

8.1.1 Архив предоставляет пользователям открытые архивные электронные документы, а также поисковые данные архивных электронных документов.

Доступ пользователей к архивным электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

Основными формами использования являются:

– информационное обеспечение пользователей в читальном зале;

– исполнение запросов пользователей, в т.ч. социально-правового характера;

– создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц;

– выдача единиц хранения с архивными электронными документами во временное пользование в структурные подразделения организации и сторонние организации.

Социально-правовыми запросами являются запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствие с законодательством Российской Федерации.

8.1.2 Доступ руководства и сотрудников организации к документам архива при наличии автоматизированной системы осуществляется непосредственно с рабочих мест сотрудников с учетом установленных приказом руководителя организации прав доступа к документам.

В рамках автоматизированной системы НСА осуществляется учет доступа к документам и при необходимости распечатываются отчеты:

– по документам: заголовок, учетный номер документа, фамилии, инициалы и должности сотрудников, дата и время доступа к документу;

– по сотрудникам (пользователям): фамилия, инициалы и должность сотрудника, заголовки, учетные номера документов, дата и время доступа.

При отсутствии единой автоматизированной системы сотрудник архива может предоставлять документы в виде копий файлов по локальной сети. В этом случае ведется журнал выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируется: дата выдачи, Фамилия, инициалы запросившего документ сотрудника, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

Архив может обеспечивать удаленный доступ к электронным документам архива (фонду пользования). Доступ к документам предоставляется исключительно в режиме «только чтение». При организации удаленного доступа через информационные сети общего пользования (Интернет) обеспечивается идентификация пользователей системы, защита от несанкционированного доступа и, при необходимости, шифрование трафика (передаваемых по запросу документов).

Архив, открытый для публичного доступа, может предоставлять доступ к документам архива через веб-сайт организации в сети Интернет.

При обеспечении удаленного доступа к архивным электронным документам в информационной системе архива должны вестись и храниться протоколы аудита действий в системе.

8.1.3 Принятые на хранение единицы хранения с электронными документами из архива выдаются только в крайнем случае. Электронные документы, хранящиеся на сменных носителях (компакт-дисках и т.п.) при выполнении запроса копируются сотрудником архива на жесткий диск компьютера, после чего к документу предоставляется доступ (по локальной сети, пересылается на электронной почте и т.п.).

В исключительных случаях, при отсутствии возможности сделать копию документа, по разрешению руководства организации из архива может выдаваться во временное пользование единицы хранения с электронными документами.

Порядок выдачи электронных документов из архива см. п. 4.6 настоящих рекомендаций.