Порядок оформления результатов экспертизы ценности электронных документов.

2.4.1 По результатам экспертизы ценности электронных документов в организации составляются описи единиц учета электронных документов (подлинных электронных документов и экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах) постоянного хранения и описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе описи единиц учета электронных документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению (приложение 11-16, 22).

2.4.2 ЭПК архивного учреждения утверждает описи единиц учета электронных документов постоянного хранения и согласовывает описи единиц учета электронных документов по личному составу.

Указанные в п. 2.4.1 описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно. Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описей единиц учета электронных документов постоянного хранения. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей единиц учета электронных документов постоянного хранения.

2.4.3 Электронные документы включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, электронные документы с трехлетним сроком хранения, исполненные (законченные) в 2003 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 г.

Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению, составляется на электронные документы всей организации. Если в акте указаны электронные документы нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой названий документов этого подразделения. Наименования однородных электронных документов, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим наименованием группы документов с указанием количества единиц хранения, единиц учета, файлов и объема документов в мегабайтах.

2.4.4 Архивные учреждения проверяют правильность отбора электронных документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право требовать включить в опись единиц учета электронных документов постоянного хранения электронные документы, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Уничтожение электронных документов, подлежащих уничтожению, производится под контролем работника, ответственного за обеспечение сохранности документов в структурном подразделении или архиве электронных документов организации, и оформляется актом, в котором указываются дата уничтожения и количество единиц учета и единиц хранения электронных документов.