Business Correspondence

Business transactions usually start with inquiries. As a rule, the prospective Buyer gets the name and address of the prospective Seller either at an exhibition, from an advertisement, on a television or radio commercial. All these channels of information and advertising are very important. Inquiries can be sent by mail, by telex or by fax. Sometimes inquires can be made orally, by phone.

In the inquiry the prospective Buyer states in what goods exactly he is interested and asks for the details of the price and terms of sale.

When a Buyer wants to know at what price and on what terms he could buy the goods required by him, he usually sends out inquires to firms, companies and organisations manufacturing such goods or dealing with them. Often the Buyer asks the Seller to enclose with the offer illustrated catalogues, price-lists or other publications and, if it is possible, samples or patterns of the goods he is interested in. When asking the Seller to send him a quotation or to make him an offer, the Buyer gives a detailed description of the goods required by him.

After considering the inquiry for some time the prospective Seller sends an offer in reply. The offer expresses the wish of the Seller to sell the goods. But it's not a legal document and the Seller may for this or that reason decide not to sell. The offer is only the first step in a contract. The offer usually quotes the price and stipulates terms of delivery and some other necessary details.

The Sellers may offer their goods to their regular customers or to those who may be interested in them without waiting for an inquiry. These are voluntary or free offers. They were formally called " without obligation (or engagement)". This kind of offer does not bind the Seller and therefore may be made to several potential Buyers.

Then there are firm offers (binding or with obligation or engagement). A firm offer is made by the Seller to the potential Buyer only and usually indicates the time during which it will remain open for acceptance. If the Buyer accepts the offer in full within the stipulated time, he is obliged to buy the goods at the price and on the terms stated in the offer. The Sellers have the rights to withdraw a firm offer at any time before it has been accepted.

There are also some other types of business letters (claims for instance, etc.).

2. Делопроизводство

Хозяйственные операции обычно начинаются с запросами. Как правило, потенциальный покупатель получает имя и адрес предполагаемого продавца либо на выставке, из рекламы, на экране телевизора или радио-рекламу. Все эти каналы информации и рекламы очень важны. Запросы могут быть отправлены по почте, по телексу или по факсу. Иногда запросы могут быть сделаны устно, по телефону.

В справке потенциальных государств-покупателей в том, что товары именно он заинтересован и просит информацию о ценах и условиях продажи.

Когда покупатель хочет знать, по какой цене и на каких условиях он может купить товары, необходимые им, он обычно посылает запросы в фирмы, компании и организации производства таких товаров или их решения. Часто покупатель просит продавца вложить с предложением иллюстрированные каталоги, прайс-листы или других публикациях и, если это возможно, образцы или образцы товаров он заинтересован дюйма Когда попросив продавца отправить ему предложение или сделать ему предложение, Покупатель дает подробное описание товаров, необходимых им.

После рассмотрения запроса в течение некоторого времени перспективных Продавец отправляет предложение в ответ. Предложение выражает желание продавца продать товар. Но это не является юридическим документом и Продавец может по причине того или иного решили не продавать. Предложение действительно только первый шаг в договоре. Предложение обычно цитирует цене и определяет условия поставки и другие необходимые детали.

Продавцы могут предлагать свои товары своим постоянным клиентам или тем, кто может быть заинтересован в них, не дожидаясь запроса. Это добровольное или бесплатные предложения. Они были официально называется " без обязательств (или участия)". Такое предложение не обязывает продавца и, следовательно, могут быть сделаны несколькими потенциальными покупателями.

Тогда есть фирма предлагает (или связывание с обязательством или участия). Фирма делает предложение продавца потенциальному покупателю только и обычно указывает на время, в течение которого он будет оставаться открытым для принятия. Если покупатель принимает предложение полностью в течение оговоренного срока, он обязан купить товар по цене и на условиях, указанных в оферте. Продавец имеет право отозвать твердое предложение в любое время до ее принятия.

Есть также некоторые другие типы деловых писем (например, претензии и т.д.).