Просмотр, загрузка шаблонов Excel

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №2. Работа с шаблонами пользователя в среде интегрированного офисного пакета

Содержание и цели работы

Содержание работы: использование стандартных шаблонов MS Excel. Формирование и использование пользовательских шаблонов.

Цели работы:

· закрепление навыков в создании и форматировании электронных таблиц, построения графиков и диаграмм;

· приобретение навыков сохранения электронной таблицы как шаблона и навыков использования созданного шаблона.

Основные положения

Шаблоны Microsoft Excel

Однообразное заполнение документов в организации способствует формированию фирменного стиля работы. Сложившийся стиль работы с документами снижает вероятность ошибок при их оформлении.

Основой для создания типового документа является шаблон. Типовые шаблоны характерных для фирмы документов избавляют сотрудников офиса от рутинной требующей внимания работы.

В Excel имеются два стандартных шаблона, используемые по умолчанию:

· при запуске Microsoft Excel или при открытии новой пустой книги,

· при создании нового пустого листа.

Стандартный шаблон книги - называется Книга.xlt (Book.xlt). Этот шаблон определяет форматирование или содержимое новых книг, открывающихся при запуске Microsoft Excel. Книги на основе стандартного шаблона создаются при нажатии на кнопку Создать или командой основного меню Файл - Создать…;

Стандартный шаблон листа - Лист.xlt (Sheet.xlt), определяет форматирование и содержимое стандартных листов, вставленных с помощью команды основного меню Вставить - Лист.

Кроме стандартных, пользователь Excel может создавать дополнительные пользовательские шаблоны, предназначенные для определенных задач и проектов. Пользовательский шаблон Excel может включать в себя:

· параметры форматирования,

· стили[1],

· стандартный текст (например, заголовки страниц и подписи строк и столбцов),

· формулы,

· макросы Visual Basic[2] для приложений,

· пользовательские панели инструментов[3].

Поместив пользовательский шаблон в общую папку в сети, его можно сделать доступным всем пользователям рабочей группы, занимающейся определенным проектом.

Просмотр, загрузка шаблонов Excel

Для просмотра стандартных и пользовательских шаблонов Excel, а также их загрузки для использования предназначено диалоговое окно Доступные шаблоны, которое открывается с помощью команды Файл - Создать (рисунок 10).

Рисунок 10 - Окно Excel с отображением области Доступные шаблоны

Excel предоставляет пользователю возможность:

· создать шаблон из ранее сформированного (существующего) документа,

· открыть ранее созданный собственный шаблон (Мои шаблоны),

· открыть шаблоны из сети Интернет (Шаблоны Office.com),

· открыть стандартный шаблон из Образцов шаблонов (рисунок 11).

Рисунок 11 – Выбор шаблона Выписка по счету из Образцов шаблонов