Формирование личного дела сотрудника предприятия

Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

Требования к оформлению личных дел работников фирмы

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах:

- в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;

- лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;

- каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;

- одно дело не должно превышать по толщине 4 см;

- приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника.

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

· заполненная анкета компании;

· копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);

· копия ИНН;

· копия СНИЛС;

· копия военного билета (для мужчин);

· диплом или иные документы об образовании;

· фотография (цветная или черно-белая);

· характеристика с прошлого места работы;

· заявление работника о приёме на работу;

· копия приказа о приёме сотрудника на работу;

· копия трудового договора и должностной инструкции;

· опись документов в личном деле;

· иные документы;

· копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).