Требования к оформлению пояснительной записки

Дипломная работа в оформленном виде должна быть представлена поясни­тельной запиской и графической частью.

Текст дипломной работы, как всякий текст, должен делиться на крупные и мелкие части. Такое, деление, или рубрикация текста, проявляется в наличии структурных подразделов – глав, пунктов и подпунктов.

Состав пояснительной записки определяется выпускающей кафедрой в зависимости от темы дипломной работы и обычно включает:

- титульный лист (прил. 3);

- задание на дипломную работу (прил. 4);

- аннотация (прил. 5);

- оглавление (прил. 6);

- введение (прил. 7);

- основной текст пояснительной записки;

- заключение (общие выводы);

- библиографический список (прил. 8);

- приложения.

В зависимости от темы дипломной работы в состав пояснительной записки могут быть включены дополнительные разделы или опущены ненужные по со­гласованию с заведующим кафедрой и руководителем дипломной работы.

Объем пояснительной записки не должен превышать 80 стра­ниц машинописного текста или 30 страниц рукописного текста на листах фор­мата А4 (210 х 297мм).

Рамка на листах пояснительной записки должна выпол­няться размером 85 х 287мм, т.е. слева отступ 20 мм, сверху, снизу, и справа по 5мм. При выполнении пояснительной записки на компьютере допускается рамку выполнять размером 185 х 267мм, т.е. слева отступ 20мм, сверху – 10мм, снизу – 20мм, справа – 5мм. Это обусловлено возможностями принтеров и операци­онной системы.

Основная надпись (штамп) в пояснительной записке выполняется двух видов: на листе с аннотацией и на остальных листах.

- Основная надпись (штамп) выполняется по ГОСТ 2.104 – 68. В графы основной надписи записываются:

- в графу (1) – тему дипломной работы. Если тема состоит из нескольких слов, то на первом месте помещают имя существительное, например: Бизнес-план ООО «Поднебесная»;

- в графу (2) – вносится обозначение документа по ГОСТ 2.201–80. Докумен­там дипломных работ присваивается обозначение следующей структуры:

080502 06 118 00 ПЗ

1 2 3 4 5,

где 1 – шифр специальности (080502 – «Экономика и управление на предприятии (туризм и гостиничное хозяйство)»);

2 – последние две цифры года разработки (например, 2006 г.);

3 – последние три цифры номера студенческого удостоверения;

4 – номер сборочной единицы или схемы (для экономических специально­стей принимается 00):

5 – код: ПЗ – в пояснительной записке: ДР – на плакатах.

Текст пояснительной записки должен выполняться на одной стороне листа белой бумаги формата А4. Текст пояснительной записки помеша­ется в рамке. Текст выполняется в редакторе Word для Windows шрифтом Times New Roman Cyr, прямым (не курсивом). Размер основных символов – 14 пт (не менее 2, 3 мм), размер индексов – 10 пт (1, 8 мм). Печать текста может выполняться на компьютере или рукописным способом. В любом случае отступ текста от рамки должен составлять:

- слева (красная строка) – 15 мм, остальной текст – 5 мм;

- справа – 5мм;

- сверху – 10мм;

- снизу – 10мм от верхней линии штампа (основной надписи).

Текст пояснительной записки должен излагаться кратко, экономически и стилистически грамотно. Не допускается дословное воспроизведение текста из литературных источников, не рекомендуется обширное описание общеизвестных материалов.

Пробел никогда не отбивается перед знаками препинания, а только после них (точка, запятая, вопросительный, восклицательный знак, многоточие и т.д.).

При использовании в тексте кавычек или скобок знак препинания в конце ставится только один раз. Если скобки (кавычки) стоят в середине предложения, то знаки препинания ставятся вне скобок (кавычек). Если скобка (кавычка) за­канчивает предложение, то точка ставится сразу за ней.

Дефис, имеющийся на клавиатуре, используется только в сложных словах типа все-таки, Южно-Уральский и не отбивается пробелами.

Тире (Ctrl+«серый минус» или Меню – Вставка – Символ – Специальные знаки – короткое ти­ре) используется при указании границ диапазона, например: 15–20. в этом случае тире пробелами не отбивается. Тире используется в маркированных списках, а также в качестве знака «минус» в арифметических выражениях и других случаях, например: «Прибыль – это...», в этом случае тире отбивается пробелами с двух сторон. Необходимо учитывать, что тире не должно начинать строку, исключе­ние составляет только маркированный список.

Разделы и подразделы, пункты и подпункты пояснительной записки следует нумеровать арабскими цифрами с точкой (например, 1., 2., 3. и т.д.). Пункты должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого раздела или подраздела. Номер пункта включает номер раздела и порядковый номер подраз­дела или пункта, разделенные точкой, например, 1.1., 1.2., 1.3. или 1.1.1., 1.1.2., 1.1.3. и т.д. Номер подпункта включает номер раздела, подраздела, пункта и по­рядковый номер подпункта, разделенные точкой, например, 1.1.1.1., 1.1.1.2., 1.1.1.3. и т.д. Названия всех разделов пояснительной записки печатаются прописными буквами (например, 2. УЧЕБНЫЙ ПЛАН ДЕСЯТОГО СЕМЕСТРА) и помещаются посередине строки. Название подраздела печатается строчными буквами (кроме первой прописной) и помещается посередине строки
(например, 2.1. Преддипломная практи­ка).

Названия разделов, подразделов, пунктов и подпунктов пояснительной записки не подчеркиваются и не выделяются другим цветом. Названия разделов и подразделов должны быть краткими и соответствовать содержанию. Переносы слов в названиях разделов, подразделов не допускаются, предлоги и союзы в многострочном заголовке нельзя оставлять на предыдущей строке. Точку в конце названия разделов и подразделов не ставят. Если название раздела или подраздела состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Не допускается разделение длинных заголовков на разные страницы, а также отделение заголовка от основного текста. После заголовка на странице должно раз­мещаться не меньше трех строк текста. Названия пунктов и подпунктов печатаются разреженным шрифтом, строчными буквами (кроме первой прописной) и помещается с красной строки. Межстрочное расстояние между названием раздела и последующим текстом должно быть равно двум компьютерным интервалам (15мм). Расстояние между названиями раздела и подраздела – полтора компьютерного межстрочного интервала (8мм). Расстояние между последней строкой текста и последующим на­званием раздела (подраздела) рекомендуется равным двум компьютерным межстрочным интервалам (15мм).

Термины и определения должны быть едиными во всей поясни­тельной записке.

Условные обозначения экономических показателей, математиче­ских, физических и других величин, а также сокращения слов в тексте должны соответствовать государственному стандарту. Если в пояснительной записке принята особая система сокращения слов или наименований, то должен быть приведен перечень принятых условных обозначений и сокращений, помещаемый в конце пояснительной записки перед списком литературы.

Для обозначения интервала значений ставятся:

- многоточие;

- тире;

- предлог от перед первым числом и до – перед вторым.

Например: на расстоянии 15…25 мм; температура –5…+10 °С; длиной 5–10 м.

Числовые значения с допуском или с предельными отклонениями при сочетании с обозначением единицы физической величины требуется заключить
в скобки либо обозначение единицы поставить и после числового значения, и после допуска или предельного отклонения: (10±0, 1) мм; 10 мм ± 0, 1 мм.

При интервале и перечне числовых значений одной физической величины обозначение единицы физической величины ставят только после завершающей цифры: от 50 до 100 м; 50–100 м; доски длиной 5, 10, 15 м.

Для обозначения дат и интервалов страниц используется только тире:
в 1981–1985 гг.; с. 134–142 и т.д.

Правила наращения падежного окончания. Падежное окончание в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должно быть:

- однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук. Например: 5-й, 5-я, 5-е, 5-м, 5-х;

- двухбуквенным, если последней букве числительного предшествует согласный. Например: 5-го, 5-му, 5-ми.

Исключение: 10%-ный; 15%-ного; 32%-ному и т.д.

Правила сокращений слов и словосочетаний устанавливаются
ГОСТ 7.12–93. Во всех видах изданий, кроме литературно-художественных, допускается употребление следующих общепринятых графических сокращений:

- Самостоятельно употребляемые сокращения: и др., и пр., и т. п., и т. д., т. е.

- Слова, сокращаемые только при именах, фамилиях, названиях: г-жа, г-н,
им. (имени), т. (товарищ).

- Слова, сокращаемые только при географических названиях: г., д., обл., с.

- Сокращения при внутритекстовых ссылках и сопоставлениях: гл., п., подп., разд., рис., с. (страница), см., ср., табл., ч.

- Слова, сокращаемые только при датах в цифровой форме: в., вв., г., гг.,
до н. э., н. э., ок.

- Слова, сокращаемые при числах в цифровой форме: руб., коп. (р. и к. – в узкоспециализированных изданиях), млн, млрд, тыс., экз.

Эпиграф заверстывается после заголовка главы (раздела и т.п.) перед текстом без кавычек. После текста эпиграфа необходимый знак препинания ставится. После ссылки на источник точка не нужна. Например,

Образование – это то, что остаётся после того,

как забывается всё выученное в школе.

Альберт Эйнштейн

Формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы должна быть оставлена одна свободная строка.

Ссылки в тексте на формулы даются также в скобках, например, «...используется формула (1.3)...».

Формулы набираются с помощью встроенных средств Word – Редактора формул.

Обозначения физических и математических скалярных величин буквами латинского алфавита набираются курсивным шрифтом, а буквами греческого и русского алфавитов – прямым шрифтом. В том случае, если индекс состоит из сокращений двух и более слов, после каждого сокращения, кроме последнего, ставится точка и пробел. Цифры и обозначения химических элементов набирают прямым шрифтом, векторные и матричные величины – жирным прямым.

Единицы измерения (например, км, с, мин, ч, кВт, Ом и т.д.) набираются прямым шрифтом. Обозначения математических и тригонометрических функций (например, sin, cos, tg, log, const, max, min и др.) в формулах и в тексте набираются также прямым шрифтом. Знаки препинания в тексте формулы ставятся в соответствии с правилами пунктуации.

Обозначения, встречающиеся в формулах, на рисунках и в основном тексте должны быть идентичны по начертанию и размеру.

Если формула не умещается на одной строке, перенос делается либо после знака арифметической операции (лучше сложения–вычитания, так как умножение требует явного обозначения в виде знака ×, а деление записывается как двоеточие), либо на знаке равенства. При переносе формулы на другую строку знак операции или равенства повторяется на новой строке.

Формулы, на которые делаются ссылки в тексте, нумеруются арабскими цифрами, как правило, в пределах раздела (реже главы). При этом номер формулы состоит из порядкового номера раздела и порядкового номера формулы в разделе, записанных через точку. Допускается сквозная нумерация формул в пределах всего пособия (при небольшом числе формул). Номер формулы заключается в круглые скобки и располагается у правой границы текстового поля на нижней строке многострочной формулы. Например:

Если формула представляет собой систему уравнений, то номер помещается против середины группы формул, например:

(10)

Расшифровка условных обозначений, ранее не встречавшихся в тексте, приводится непосредственно после формулы в той последовательности, в которой они встречаются в самой формуле. Для этого после формулы ставится запятая
или точка, а первая строка пояснения начинается соответственно со слова «где» или «Здесь» без отступа от левого края. Расшифровка каждого символа располагается в подбор (непрерывным текстом) с точкой запятой между ними, последнее пояснение заканчивается точкой, например:

,

где I – сила тока, А; U – напряжение, В; R – сопротивление, Ом.

Основным знаком умножения является точка на средней линии. Она ставится:

а) перед числовым сомножителем: ;

б) для выделения какого-либо множителя: ;

в) для записи скалярного произведения векторов: ;

г) между аргументом тригонометрической функции и буквенным обозначением: ;

д) между знаком радикала и сомножителем: .

Точка как знак умножения не ставится:

а) перед буквенными символами: ;

б) перед скобками и после них: ;

в) перед дробными выражениями и после них: ;

г) перед знаками интеграла, радикала, логарифма: ;

д) перед аргументом тригонометрической функции: .

Косой крест в качестве знака умножения ставится:

а) при указании размеров: ;

б) при записи векторного произведения векторов: ;

в) при переносе формулы на знаке умножения:

При наличии расчетов в пояснительной записке они должны содержать:

- методику расчета;

- исходные данные для расчета;

- расчет:

- условия расчета;

- заключение.

Иллюстрации (схемы, диаграммы, чертежи и т.п.) готовятся либо средствами Word, либо с помощью другого приложения, совместимого с Word.

Все иллюстрации именуются рисунками и нумеруются последовательно арабскими цифрами в пределах раздела (реже главы) или всей работы. Номер состоит из порядкового номера раздела и порядкового номера рисунка в разделе (главе), разделенных точкой. Допускается сквозная нумерация рисунков в пределах всего пособия (при небольшом числе рисунков). В номер рисунка включается также слово «Рис.». Каждый рисунок снабжается подрисуночной подписью (названием рисунка), которую можно выполнять шрифтом, отличающимся от шрифта основного текста (например, Times New Roman 13 пт). Номер рисунка от его названия отделяется точкой. Подрисуночная подпись не должна выходить за рамки самого рисунка. На все иллюстрации в тексте пособия должны быть ссылки (первая ссылка делается в виде (рис. 5.3), а все последующие – в виде (см. рис. 5.3)).

Иллюстрации должны размещаться в тексте не ранее той страницы, на которой содержится первая ссылка на нее, но не далее следующей страницы. Не следует заверстывать иллюстрации в начале или конце раздела, т.е. сразу после заголовка или непосредственно перед ним. Рисунки разрешается поворачивать относительно основного положения в тексте на 90° против часовой стрелки. Допускается включать в пособие иллюстрации формата А3, но они должны располагаться на разворотах или вкладках. В последнем случае вкладка считается за одну страницу текста. Если иллюстрация единственная в работе, то она не нумеруется, а ссылка на нее в тексте дается по типу «см. рисунок». В подрисуночной подписи слово «рисунок» опускается.

При оформлении графиков в прямоугольной системе координат независимую переменную, как правило, следует откладывать на горизонтальной оси (оси абсцисс), положительные значения величин откладываются на осях вправо и вверх от точки начала отсчета.

В диаграмме без шкал оси координат следует заканчивать стрелками, указывающими направления возрастания величин. Допускается применять такие стрелки также в диаграммах со шкалами – за пределами шкал, или самостоятельные стрелки после обозначения величины – параллельно оси координат. Числа у шкал следует размещать вне поля диаграммы и располагать горизонтально. Еди­ницы измерения следует наносить в конце шкалы между последним и предпо­следним числами шкалы, или вместе с наименованием переменной величины по­сле запятой, или в конце шкалы после последнего числа вместе с обозначением переменной величины в виде дроби, в числителе которой наносят обозначение переменной величины, а в знаменателе – обозначение единицы измерения. Диаграмма может иметь поясняющую часть (текстовую, графическую), разъясняющую примененные в диаграмме обозначения, которая размещается по­сле наименования диаграммы (через двоеточие) или на свободном месте поля диаграммы.

Таблицы целесообразно оформлять средствами Word или другого приложения, совместимого с ним. Каждая таблица должна быть пронумерована. Нумерационный заголовок состоит из слова «Таблица» и порядкового номера таблицы. Нумерация таблиц производится по такой же схеме, что и рисунков (в пределах раздела, главы либо всего пособия). Нумерационный заголовок помещается
над правым верхним углом ее на уровне правого края поля таблицы. Тематический заголовок таблицы, если он есть, помещается ниже номера посередине поля таблицы. Заголовки таблицы желательно выполнять шрифтом, отличающимся от шрифта основного текста (например, Times New Roman 13 пт). Головка (фонарик) таблицы набирается чуть меньшим шрифтом, чем ее содержание (например, Times New Roman 13 пт).

Таблица, как и рисунок, должна размещаться в тексте после первой ссылки на нее на той странице, где содержится эта ссылка, но не далее следующей страницы. Если таблица не помещается на оставшемся месте страницы, то она размещается на следующей странице. Первая ссылка в тексте на таблицу имеет вид (табл. 2.1), последующие ссылки делаются в виде (см. табл. 2.1). Таблицу допускается поворачивать относительно основного текста на 90° против часовой стрелки. Если таблица размещается на нескольких страницах, то на последующих страницах вместо названия таблицы набирают «Продолжение табл. 2.1», а на последней странице – «Окончание табл. 2.1». Все продолжения и окончание таблицы начинаются с повторения головки (фонарика или шапки) таблицы. Обозначения колонок таблицы номерами используются в том случае, если в тексте есть ссылки на эти номера. Если таблица единственная в пособии, то она не нумеруется, а ссылка на нее в тексте дается по типу «см. таблицу».

Числа в таблицах, имеющие больше четырех знаков, должны записываться группами по три цифры в каждой с интервалом между группами в один
неразрывный пробел. Четырехзначные числа записываются группами цифр в том случае, если они находятся в столбцах вместе с многозначными (более 4 знаков) числами. Примечания и сноски, касающиеся содержания таблиц, необходимо размещать непосредственно под таблицей.

В одноярусной головке таблицы все заголовки пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусных головках заголовки верхнего яруса пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и т. д. ярусов – с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку верхнего яруса, и со строчной, если они грамматически подчинены стоящему над ними заголовку, например:

Таблица 2.1

Повторяющийся в графе таблицы текст допускается заменять словами «то же», которые далее заменяются кавычками. Не допускается заменять кавычками в таблице повторяющиеся цифры, математические и другие символы и т.п.

Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, их указывают в подзаголовке каждой графы. Если параметры, размещенные в таблице, выражены в одной и той же единице (например, в рублях), то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа (на сле­дующей строке после названия таблицы), а при делении таблицы на части – над каждой ее частью.

Когда в таблице помещены графы с параметрами, выраженными в одних единицах измерения, но есть показатели с параметрами, выраженными в других единицах величин, над таблицей справа помещают надпись о преобладающей единице измерения, а сведения о других единицах дают в заголовках соответствующих граф.

Числовые значения величин в одной графе должны иметь, как правило, одинаковое количество десятичных знаков.

Нумерация листов пояснительной записки должна быть сквозной для текста и приложений, начиная с титульного листа, но проставляет­ся нумерация с третьего листа – аннотации (титульный лист и задание на ди­пломную работу не нумеруются, причем все листы задания считаются за один). Номер листа проставляется в основной надписи (штампе) справа внизу.

Титульный лист является первым листом пояснительной записки. Пример выполнения титульного листа приведен в прил. 3.

Аннотация помещается на третьем листе пояснительной записки, имеющем основную надпись по форме 2 ГОСТ 2.104 – 68. Аннотация представ­ляет краткую характеристику дипломной работы с точки зрения содержания, на­значения, цели работы. Она включает основную тему проблемы, цели работы. В аннотации указывается, что нового несет в себе данная работа. Вводная часть аннотации выполняется с отступом в два абзаца для каждой строки. Она состоит из фамилии, инициалов автора (авторов) работы, названия работы, через точку и тире указывается город, аббревиатура учебного заведения, факультета, год разработки дипломной работы, общее количество страниц, количество иллюстра­ций, количество источников литературы и количество листов плакатов или раздаточного материала. После вводной части пропускается свободная строка и оформляется основная часть аннотации по правилам, касающимся оформления основного текста пояснительной записки. Пример выполнения аннотации приведен в прил. 5.

Оглавление помещается после аннотации. В содержание вносятся но­мера и наименования разделов и подразделов с указанием соответствующих страниц, список литературы и перечень приложений (включая графическую часть дипломной работы). При оформлении оглавления необходимо помнить, что номер страницы у заголовка не ставится, если на одной и той же странице последовательно расположено несколько заголовков разного уровня, между которыми нет текста. В этом случае номер проставляется только напротив заголовка, после которого следует текст. Пример выполнения оглавления приведен в прил. 6.

Список литературы дается с заголовком «Библиографический список» (без кавычек) и в пособии может быть рекомендательным, регистрирующим (все издания по нужному вопросу) и, что чаще всего встречается, используемой в работе литературы. Оформление библиографического списка производится либо в виде сносок (для используемой литературы), принятой в политической и экономической литературе, либо в виде списка в конце работы. Библиографический список составляется либо в алфавитном порядке, либо в порядке использования источников (первой ссылки на них). Оформление библиографии производится согласно ГОСТ 7.1–2003 по следующим основным правилам.

1. Фамилия и через запятую инициалы первого автора. После названия книги и расшифровки вида издания через косую черту – слеш (/) – имена всех авторов, но инициалы каждого автора должны быть впереди его фамилии. Если авторов более четырех, указываются первые три автора, а далее вместо остальных пишется «и др.».

2. Название источника приводится без кавычек. Сокращений не допускается. Если есть подзаголовок (расшифровка издания), он пишется с маленькой буквы после основного и отделяется двоеточием. После названия ставятся точка и тире. Если имеется редактор, указываются его инициалы и фамилия после косой черты (слеша) в виде: / под ред. < инициалы и фамилия редактора>. Аналогично редактор указывается в библиографическом списке, если источник переводной: / пер. с англ. < инициалы и фамилия переводчика>; под ред. < инициалы и фамилия редактора>. Библиографическое описание отдельных книг, создаваемых коллективом авторов, могут начинаться с названия, а не с фамилий. В этом случае фамилии авторов указываются после названия через / < инициалы и фамилии авторов>.

3. Место издания (город, перед которым ставятся точка и тире) пишется с большой буквы полностью, после названия города ставится двоеточие. Допускаются только сокращения М., Л., СПб., Ростов н/Д.

4. Название издательства пишется с большой буквы без кавычек. Если в название издательства входит слово «Издательство», его пишут сокращённо
«Изд-во» без кавычек, а само название может быть в кавычках (как в оригинале). После издательства ставится запятая.

5. Год издания. Слово «год» не пишется. После указания года выпуска в виде четырехзначного числа ставятся точка и тире.

6. Следующий элемент – после тире указывается объём источника (книги) в виде числа с буквой «с.» (страниц).

7. При ссылке на статьи и журналы указываются: фамилия и инициалы автора. Название статьи // Название журнала. – Год выпуска. – Номер журнала. – Номера страниц, занимаемых статьей (например, С. 40–45).

Примеры оформления библиографических записей приведены в приложении 6.

Библиографические ссылки. На все литературные источники, приведенные в библиографическом списке, в тексте издания должны быть сделаны ссылки. Ссылки делаются либо в виде сносок, либо указывается порядковый номер его в библиографическом списке, заключенный в квадратные скобки. Если в одной ссылке необходимо указать несколько источников, то их номера указываются в одних скобках в порядке возрастания через запятую или тире (например, [2, 6, 11] или [3–5]). Если в ссылке необходимо указать дополнительные сведения, то она оформляется следующим образом: [3, c. 16] или [2, c. 76; 5, c. 145–147]
или [8, прил. 2].

Приложения располагаются в порядке появления на них ссылок в тек­сте. Каждое приложение должно начинаться с новой страницы и иметь содержательный заголовок, напечатанный прописными буквами (например, ОСНОВНЫЕ НАДПИСИ). В правом верхнем углу над заголовком прописными буквами должно быть напечатано слово «Приложение». Если приложений в записке более одного, их следует нумеровать арабскими цифрами порядковой нумерацией (на­пример, «ПРИЛОЖЕНИЕ 1», «ПРИЛОЖЕНИЕ 2»). Если приложение состоит из нескольких листов, то на втором и последующих листах приложения указывает­ся «ПРОДОЛЖЕНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 1», а на последнем – «ОКОНЧАНИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ 1». Иллюстрации допускается давать в виде приложений к пояснительной записке. При этом их нумеруют в пределах каждого приложения (например: Рис. П1.1, Таблица П1.1). В тексте пояснительной записки на все приложения должны быть ссылки, а в содержании пояснительной записки следует перечислять все приложения с указанием их номеров.