Правила проведения деловой беседы

Процесс подготовки к беседе предусматривает возможность модели-рования ее хода. Особенностью построения модели беседы является от-работка формулировок понятий и суждений, определение последова-тельности и содержания аргументации, формирование состава участников беседы, проведение анализа возможной ответной реакции собеседника. Процесс проведения деловой беседы включает три этапа: начальный, основной и этап выхода из беседы (рис. 5).

Рис. 5. Схема процесса проведения деловой беседы

Начальный этап деловой беседы. Практика убедительно доказывает, что серьезные деловые вопросы решаются легче и быстрее после установления контакта с собеседником, создания атмосферы доброжелательности и доверительности, пробуждения интереса к разговору. Для того, чтобы собеседник захотел с Вами говорить, делиться информацией, необходимо:

§ заинтересовать его;

§ объяснить, что отвечать на Ваши вопросы в его же интересах;

§ разъяснить, почему Вас интересует тот или иной факт, ответ, и

как Вы собираетесь использовать полученную от него информацию;

§ подчеркнуть, что он может внести положительный вклад в предстоящее решение проблемы;

§ подчеркнуть положительные последствия успешного решения

проблемы для дела и для него лично.

Все это позволит активизировать собеседника, снять его сопротивление, даст возможность проявить себя.

Деловые партнеры или собеседники могут быть в разной степени заинтересованы предстоящим разговором. В том случае, если другая сторона не очень мотивирована, не очень заинтересована в беседе, необходимо использовать методы или техники привлечения внимания, пробуждения интереса. К эффективным приемам установления контакта с собеседником можно отнести:

Метод снятия напряженности. Использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более теплого контакта с собеседником.

Метод «зацепки». Использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа.

Метод стимулирования воображения. Пробуждение интереса к проблеме, постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы.

Метод «прямого подхода». Непосредственный переход к делу без какого бы то ни было вступления – краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу. Подходит для кратковременных и не слишком важных деловых контактов.

Для установления контакта с собеседником важно знать не только то, что этому способствует, но и то, что препятствует, мешает. Специалисты в области делового общения предостерегают от наиболее распространенных ошибок, которые допускают собеседники в начале беседы:

§ неуверенность, обилие извинений («Извините, если я некстати»;

«Пожалуйста, если у Вас есть время меня выслушать…»; «Я не специалист»; «Я конечно, не оратор» и т.п.);

§ неуважение, пренебрежение к собеседнику, принижение его

(«Давайте быстренько обсудим с Вами…»; «Я как раз проходил мимо и заскочил к Вам…»; «А у меня на этот счет другое мнение»);

§ фразы нападения, вынуждающие собеседника занять оборони-

тельную позицию и создающие коммуникативный барьер («Это абсолютно неверно…»; «Вы заблуждаетесь…»; «Что за безобразие творится?...»);

§ ваша собственная закрытость, нежелание говорить о себе, о своих

мыслях, чувствах;

§ критика собеседника: его идей, высказываний, интересов, мотивов

т.д.

Основной этап проведения деловой беседы.Фаза контакта является сквозной: установление контакта на первой фазе не значит, что о нем можно забыть в дальнейшем. Для поддержания контакта с собеседником можно использовать средства невербального общения, дающие информацию о том, в каком состоянии собеседник: слушает ли он нас или нет, возможно, он устал и ему требуется перерыв. Для поддержания контакта также помогают приемы эффективного слушания.

Этап выхода из беседы. Заключительный этап деловой беседы, так же как и начальный, не должен быть длительным. Он должен способствовать сохранению делового настроя всех участников и указывать в корректной форме на то, что все возможные результаты беседы достигнуты и лимит ее времени исчерпан.

Не следует забывать о том, что итоги беседы должны быть резюмированы. Для этого (в присутствии собеседника) можно сделать записи о сути решения в рабочий блокнот или составить официальный протокол решения. Желательно договориться с собеседником о конкретных сроках, способах информирования друг друга о результатах намеченных действий. Обязательно поблагодарите собеседника, поздравьте его с достигнутым решением. Завершите встречу речевым прощанием «До встречи», «Всего доброго», «Успеха» и т.д.