Правила подготовки деловой беседы

Прежде чем преступить к проведению деловой беседы, необходимо ответить для себя на ряд вопросов, которые позволят в дальнейшем оценить, достигли Вы цели, которую ставили перед собой, или нет.

§ Четко ли Вы представляете цели беседы (Видите ли Вы конкретный результат)?

§ Как можно будет оценить этот результат?

§ Какими могут быть цели и мотивы Вашего собеседника?

§ Какие средства Вы имеете для достижения поставленных целей?

§ Какая позиция по отношению к партнеру оптимальна для достижения цели?

§ Как, какими средствами Вы донесете до собеседника свою позицию?

§ Как и с помощью каких средств Вы узнаете его установки, позицию и убеждения?

§ С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?

§ Как подстраховать себя и снизить вероятность появления этих барьеров?

§ Если в ходе беседы возникнут противоречия, как Вы их будете снимать?

§ Если собеседник Вам неприятен, как Вы настроите себя на терпимость к нему?

§ Какие способы воздействия на партнера Вы будете применять?

§ Какую аргументацию при этом предложите собеседнику?

§ Как будете себя вести, если возникнет конфронтация или манипуляция и будут использованы нечестные приемы со стороны партнера?

§ Как обеспечите согласование мнений с партнером?

§ Насколько (в какой степени) будете раскрывать свои позиции?

§ Как Вы будете управлять атмосферой разговора?

§ Как управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?

§ Каковы интересы Вашего партнера и как их понять?

§ Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе?

Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Это и необязательно. Все же постарайтесь ответить хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст Вам некоторое психологическое преимущество.

Правила подготовки и проведения деловой беседы представляют собой основные действия, предпринимаемые в определенной последова-тельности и взаимосвязи, направленные на достижение цели беседы:

1. Определение цели беседы.

2. Составление плана беседы на основе установления основных задач беседы.

3. Поиск подходящих путей для решения поставленных задач.

4. Анализ внешних и внутренних возможностей осуществления плана беседы.

5. Сбор необходимой информации.

6. Определение последовательности и содержания аргументации.

7. Выбор подходящей стратегии и тактики общения.

8. Формирование состава участников.

9. Выбор времени и места проведения беседы с учетом элементов невербальной обратной связи.

1. Установление истины, принятие решения на основе логики умозаключений.

2. Склонение другой стороны к собственной точке зрения.

3. Достижение результата любой ценой, даже путем манипулирования понятиями и мнением сторон.

4. Информирование собеседника о происходящих событиях.

5. Принятие компромиссного варианта решения, устраивающего какую-либо из заинтересованных сторон.

6. Стремление одного собеседника оказать определенное влияние на другого, вызвать у другого человека или группы желание действовать с целью изменения существующей деловой ситуации или деловых отношений.

7. Выдача задания и контроль его исполнения.

8. Анализ руководителем мнений и высказываний сотрудников для выработки соответствующих решений.

9. Разрешение спорного вопроса.

10. Подписание договора, соглашения.

Составление плана беседы и написание тезисов позволит:

§ отточить формулировки и найти ключевые слова;

§ выстроить очередность аргументов в более убедительную после-

довательность;

§ продумать аргументы и привести их в систему;

§ подобрать необходимые документы, материалы и т.д.

Сбор необходимой информации предполагает заблаговременный поиск и систематизацию необходимых документов, исходных данных, соответствующих ходу беседы. Желательно заранее отработать формулировки тех понятий и основных суждений, которые затрагивают предмет разговора. Информационная подготовка позволяет обеспечить четкое, бесперебойное проведение беседы, придерживаться общего плана, создает дополнительные элементы в обосновании суждений и в содержании аргументации по поводу собственной позиции. Постарайтесь получить наиболее полную информацию о состоянии дел, о собеседнике, его отношении к вам и даже о взаимоотношениях его с окружающими. Все это полезно знать для эффективного ведения беседы.

Формирование состава участников имеет существенное значение для хода беседы, как в позитивном, так и в негативном плане. Привлечение к участию в беседе дополнительных лиц может вызвать неоднозначную реакцию у противоположной стороны. Этика деловой беседы предполагает участие в ней лиц, состав которых оговорен заранее. Необходимо иметь в виду, что участие лиц, не предусмотренных заранее, может привести к отклонению беседы от намеченного плана. Безусловно, легче всего вести беседу с глазу на глаз, вдвоем, без посторонних слушателей. Увеличение количества активных участников беседы создает «эффект театра». В этом случае мы говорим, имея в виду не только того, к кому обращаемся, но и других слушателей, мнение которых нам небезразлично. С другой стороны, это небезразлично и нашему собеседнику, поэтому его восприятие и реакция в присутствии посторонних будут менее предсказуемы. Отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что не соответствующая ситуации обстановка и неудачное взаиморасположение участников сведут на нет успешность мероприятия. Чтобы избежать этого, следует воспользоваться следующими рекомендациями.

Время и место проведения беседы должны быть удобны обеим сто-ронам. Если обстоятельства не позволяют вовремя начать беседу, необ-ходимо (по возможности заблаговременно) известить об этом приглашен-ного, извиниться и предложить другое время встречи. Еще лучше – спро-сить, какое время будет удобно ему. Время и место следует подбирать таким образом, чтобы исключить внешние факторы (посторонние люди, телефон и т.д.), отвлекающие участников и мешающие нормальному ходу беседы. При выборе места проведения беседы руководствуйтесь следующими правилами:

§ инициатор разговора чувствует себя увереннее в своем кабинете;

§ в кабинете собеседника легче решать вопросы тому, кто занимает

объективную позицию;

§ при необходимости выработки совместного решения или про-

граммы действий имеет смысл назначать встречу на «нейтральной территории», где ни одна из сторон не будет иметь преимуществ.