По дисциплине 2 страница

Состав и структура учредительных документов юридических лиц предусмотрены ст.52 Гражданского Кодекса РФ (часть I).

В соответствии с нормами Гражданского Кодекса РФ юридические лица могут действовать на основании следующих учредительных документов:

Устав.

Устав и учредительный договор (договор об учреждении для ООО).

Учредительный договор.

Положение об учреждении (организации).

В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.

Учредительные документы в обязательном порядке проходят процедуру государственной регистрации. Государственная регистрация учредительных документов юридических лиц и физических лиц, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, осуществляется в органах государственных налоговых служб (ИФНС — Инспекциях Федеральной налоговой службы) в соответствии с нормами Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129–ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Государственная регистрация учредительных документов регистрирующим органом (налоговыми службами) осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов.

При этом важно помнить, что учредительные документы юридического лица должны быть представлены его законным представителем в регистрирующий орган в сроки не позднее десяти дней с момента их утверждения. Нарушение сроков регистрации учредительных документов при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание административного штрафа

При государственной регистрации создаваемого юридического лица в регистрирующий орган представляются следующие документы:

– заявление о государственной регистрации, подписанное заявителем, по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

– решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;

– учредительные документы юридического лица (подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии);

– выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица – учредителя;

– документ об уплате государственной пошлины (квитанция).

В ходе деятельности в учредительные документы юридического лица могут быть внесены изменения. Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а, в случаях, установленных законом - с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Таким образом, изменения, вносимые в учредительные документы, должны быть зарегистрированы в налоговых органах в те же сроки, которые предусмотрены для регистрации учредительных документов (в течение десяти дней с момента их утверждения).

За государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также за государственную регистрацию ликвидации юридического лица, за исключением случаев, когда ликвидация юридического лица производится в порядке применения процедуры банкротства взимается государственная пошлина в размере двадцати процентов размера государственной пошлины, установленного для государственной регистрации. В процессе государственной регистрации учредительных документов все сведения о юридическом лице заносятся в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), информация которого не представляет ни коммерческой, ни иной тайны, что делает его открытым для всеобщего ознакомления (за исключением сведений о паспортных и других персональных данных физических лиц, которые могут быть предоставлены исключительно органам государственной власти, органам государственных внебюджетных фондов в порядке и в случаях, которые установлены Правительством РФ). Данное ограничение не применяется при предоставлении содержащих указанные сведения копий учредительных документов юридических лиц, а также сведений о месте жительства индивидуальных предпринимателей.

Государственные реестры (Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП)) являются федеральными информационными ресурсами. Ведение государственных реестров на электронных носителях осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими совместимость и взаимодействие государственных реестров с иными федеральными информационными системами и сетями.

Внесение сведений о создаваемом юридическом лице в ЕГРЮЛ в процессе регистрации сопровождается присвоением ему уникального номера - основного государственного регистрационного номера (ОГРН), который присваивается один раз и никогда не меняется вплоть до ликвидации или реорганизации данного юридического лица. Записи о последующих изменениях в учредительных документах вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации этих изменений. Каждой записи присваивается свой государственный регистрационный номер (ГРН), и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный реестр.

Присвоение ОГРН фиксируется в специальном штампе, проставляемом на обороте учредительного документа, и содержит 13 цифр этого номера. В штампе, кроме этого, указывается номер налоговой инспекции, в которой произведена регистрация, дата, а также фамилия, имя, отчество государственного налогового инспектора, осуществившего регистрацию.

Вместе с экземпляром проштампованного таким образом учредительного документа выдаются два специальных свидетельства на установленных бланках:

Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом лице, в котором отражается полное наименование предприятия (организации), включающее организационно-правовую форму, местонахождение, дату регистрации, номер налоговой инспекции и обязательно ОГРН в специальной табличной форме.

Свидетельство - о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по местонахождению на территории РФ, в котором, помимо ОГРН, указываются присвоенные юридическому лицу индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки (ИНН/КПП).

ИНН присваивается одновременно с регистрацией юридического лица (для этого и произошло слияние регистрирующих функций действующих ранее регистрационных палат и налоговых органов). Оба свидетельства имеют подписи руководителей налогового органа и печати.

Отказ в государственной регистрации (налоговыми службами) допускается в случаях:

– непредставления определенных Законом о государственной регистрации необходимых документов;

– представления документов в ненадлежащий регистрирующий орган;

– недопустимости регистрации изменений, вносимых в учредительные документы ликвидируемого юридического лица, а также государственной регистрации юридических лиц, учредителем которых выступает указанное юридическое лицо, или государственной регистрации юридических лиц, которые возникают в результате его реорганизации.

Решение об отказе в государственной регистрации должно содержать основания отказа с обязательной ссылкой на нарушения. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.

За необоснованный (не соответствующий основаниям, указанным в Законе) отказ в государственной регистрации, неосуществление государственной регистрации в установленные сроки, или иное нарушение порядка государственной регистрации, установленного Законом, а также за незаконный отказ в предоставлении или за несвоевременное предоставление содержащихся в государственных реестрах сведений и документов, должностные лица регистрирующих органов несут ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме этого, регистрирующий орган в случае указанных нарушений возмещает ущерб, причиненный отказом в государственной регистрации, уклонением от государственной регистрации или нарушением порядка государственной регистрации, допущенным по его вине.

В соответствии с ст.52 Гражданского Кодекса РФ учредительными документами юридического лица могут быть:

Устав.

Устав и учредительный договор (договор об учреждении для ООО).

Учредительный договор.

Положение об учреждении (организации).

1.Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой и общественной деятельности. Оформляются уставы на стандартных листах бумаги. Обязательно содержит:

1.полное или сокращенное наименование организации;

2.наименование вида документа;

3.дату(день утверждения);

4.номер;

5.место издания (город);

6.заголовок к тексту;

7.гриф утверждения;

8.текст;

9.подпись.

Устав утверждает, как правило, вышестоящий орган (министерство, ведомства, администрации, владельцы фирм, коллективы). Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

2.Положение – нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии).

Титульный лист Положения оформляется на бланке организации, на котором указываются:

1.полное официальное наименование организации;

2.наименование вида документа;

3. дата;

4.номер;

5.место составления;

6.заголовок к тексту “Положение об аттестации…”;

7.гриф утверждения;

8.текст;

9.подпись разработчика;

10.печать (при необходимости);

11.виды согласования.

Инструкция по виду деятельности – нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организации.

Инструкции могут издаваться органами государственного управления, отраслевым органом управления, муниципальным органом управления, руководством организации. Инструкции бывают двух видов: типовые, которые разрабатываются для однотипных организаций, структурных подразделений, и индивидуальные, которые разрабатываются конкретной организацией или структурным подразделением.

Должны содержать:

1. Наименование организации;

2. Наименование вида документа;

3. Дату;

4. Номер;

5. Место составления;

6. Заголовок к тексту;

7. Гриф утверждения;

8. Текст;

9. Подписи составителей;

10.Печать (при необходимости);

11.Визы.

ТЕМА: 2.4. Справочно-информационные материалы.

Любое управленческое решение - это, прежде всего, сбор и обработка объективной и достоверной информации. Эту информацию мы извлекаем из различных источников, одним из которых являются справочно-информационные материалы. Справочно-информационные материалы в составе организационно-распорядительной документации играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять эти поручения (в отличие от распорядительных документов), а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть имитируют управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого решения. Особенность справочно-информационных материалов заключается в том, что они идут снизу вверх по системе управления (от работников к руководителям подразделений; от руководителей структурных подразделений - руководителю организации; от подведомственной организации - в вышестоящую организацию).

В состав справочно-информационных материалов включают следующие виды документов:

Справки.

Докладные записки.

Объяснительные записки.

Служебные записки.

Акты.

Протокол.

Заключения, отзывы, сводки, списки, перечни, представления, предложения и др.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают следующих видов:

– справки с информацией о фактах и событиях служебного характера;

– справки, выдаваемые сотрудникам, заинтересованным гражданам и учреждениям с целью удостоверения того или иного юридического факта. Данный вид справок составляет наиболее многочисленную группу, они выдаются достаточно часто. К ним относят: справки о заработной плате; справки о занимаемой должности; справки о составе семьи; справки о наличии иждивенцев и т.д.

Справки могут быть внешними и внутренними. Внешние справки, как правило, представляют в вышестоящие организации, предприятия и учреждения. Внутренние — направляют руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние оформляют на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов документа.

Текстовая часть справки должна быть оформлена заголовком к тексту. Обычно он отвечает на вопрос: «О чем?» (о доходах работника; о выполнении плана производства и др.). Текст справки, как правило, состоит из двух частей: вводной (в ней излагают факты, которые служат основанием для составления справки) и констатирующей (в ней приводят конкретные сведения, отражающие существо вопроса). Текст справки может состоять только из одной части. Справка может быть оформлена в виде таблицы.

Справка должна быть подписана составителем и иными должностными лицами, подписи которых должны присутствовать в документе. Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель, внутренние - руководитель структурного подразделения и составитель. Финансовые справки подписывает руководитель и главный бухгалтер, их заверяют круглой или гербовой печатью организации.

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка информирует руководство об имевших место фактах, событиях, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия управленческого решения. Данный документ готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение.

Докладные записки бывают внешние и внутренние. Внешние - адресуют руководителю вышестоящей организации. Внутренние - адресуют руководителю структурного подразделения или руководителю организации. Они составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя. Внешние докладные записки оформляют на общем бланке организации. Внутренние - на стандартном листе бумаги установленного формата.

Обязательными реквизитами докладных записок являются:

– наименование организации;

– наименование вида документа;

– дата и номер документа;

– место составления;

– адресат;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– подпись.

Текст докладных записок, как правило, состоит из двух или трех частей. В первой излагают причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части анализируют сложившуюся ситуацию и приводят возможные варианты решения. В третьей части излагают выводы и предложения. Вторя часть текста докладной записки может отсутствовать. Тексту докладных записок обязательно предшествует заголовок к тексту, начинающийся с предлога «о» («об»).

Внутренние докладные записки подписывает составитель и руководитель структурного подразделения; внешние - руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Как правило, текст докладной записки начинается со слов: «Довожу до Вашего сведения….».

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события или поступка. Они делятся на две группы. К первой группе относят объяснительные записки, которые составляют с целью сопровождения основного документа и пояснения содержания его основных положений. Ко второй группе относят объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников.

Текст объяснительной записки должен быть убедительным, содержащим неопровержимые доказательства. Внешние объяснительные записки оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель организации; внутренние - оформляют на стандартных листах бумаги с воспроизведением всех обязательных реквизитов, они подписываются составителем.

Служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем одного подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного и хозяйственного обеспечения и др.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование вида документа, дата, заголовок к тексту, текст документа, адресат, подпись. Текст служебной записки состоит из обоснования – изложения причин составления – и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается непосредственно сотрудником или руководителем подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Акты - это документы, составляемые несколькими лицами и подтверждающие установленные факты, события, действия. Как правило, акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами (например, приказом) руководителя организации. В отдельных случаях акты могут быть составлены одним или несколькими должностными лицами. Разновидностей актов достаточно много. Например: акт приема-передачи (оформляют при смене материально-ответственных лиц); акт инвентаризации (кассы); акт дегустации (вин); акт на списание материальных ценностей; акт о приеме основных средств в эксплуатацию и т.д.

В акте должны быть отражены только те факты, которые точно установлены комиссией или иными должностными лицами, подписывающими документ. Первоначально ведут черновые записи, фиксирующие количественные данные, позже, на основании собранной информации, текст акта оформляют полностью.

Порядок составления акта состоит из нескольких этапов.

Первый этап. Комиссия изучает существо вопроса, подлежащего рассмотрению и изложению в акте.

Второй этап. Изучают законодательную базу и нормативную базу документации, регулирующей данный вопрос.

Третий этап. Составляют проект документа (акта).

Четвертый этап. Составляют оригинал документа в нескольких экземплярах с обязательным проставлением подписей лиц, предусмотренных в составе комиссии.

Главное условие при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт оформляют на общем бланке с нанесением всех обязательных реквизитов документа. Обязательными реквизитами акта являются:

– наименование организации;

– наименование вида документа (акт);

– дата и регистрационный номер документа;

– место составления документа;

– заголовок к тексту;

– подписи;

– гриф утверждения (в необходимых случаях).

Дата акта должна соответствовать дате события, подлежащего отражению в акте.

В тексте акта должны присутствовать три части:

Введение. В этой части акта отражают основание для составления акта (как правило, делают ссылку на реквизиты распорядительного документа (приказа), перечисляют состав комиссии).

Констатирующая. Это часть акта является основной. В ней излагают сущность, характер и методы, сроки проделанной работы, установленные факты, заключения.

Выводы и предложения. В этой части акта отражают выводы и предложения, сформулированные комиссией (в необходимых случаях).

В нижней части текста акта необходимо указать количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Акт может содержать отметку о наличии приложений к документу.

Юридическую силу акт приобретает в том случае, когда его подписали все члены комиссии или все лица, участвовавшие в его составлении. Лицо не согласное, с содержанием текста акта, обязано подписать его с «оговоркой» о своем несогласии.

В необходимых случаях (если этого требует нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия по составлению акта.

Заключение - это документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты), проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено. Текст заключения состоит из двух частей: в первой части кратко изложено существо вопроса, проанализированы основные положения или предложения и дается общая оценка; во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами. При отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом …согласны» или «По проекту… замечаний нет».

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов–составителей. Подписи заверяются печатью. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. Порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.

Перечень - это документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список - это документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Телеграмма - это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. Она должна быть своевременно передана и получена, так как от этого зависят своевременность и правильность принятия управленческих решений. Для обеспечения срочности получения информации содержание телефонограммы передаю по телеграфу.

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Фототелеграммы - это копии документов, передаваемые по каналам факсимильной связи (копи документов, схемы, чертежи и др.).

Электронные сообщения - это документы, переданные электронной почтой по системе компьютерной связи, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). В настоящее время электронная почта используется повсеместно как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями (предприятиями, учреждениями).

Раздел 3. «Кадровое делопроизводство»

ТЕМА: 3.1. Документация по личному составу Организационная деятельность фирмы, предприятия, учреждения, организации предполагает подбор и оформление кадрового состава работников. Квалифицированные кадры — одна из наиболее важных составных частей эффективной работы организации. В процессе хозяйственной деятельности неизбежно возникают ситуации по вопросам подбора и расстановки кадров, перевода работников на другую работу, обеспечения им социальных условий труда (предоставление отпусков, различных поощрительных и стимулирующих выплат) и увольнения работников. Для фиксации сведений о трудовой деятельности работников предназначена особая система документации - документы по личному составу (или кадровые документы).

Документация по личному составу - это совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документация по личному составу (кадровая) документация играет важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж, необходимый для исчисления пенсии. Ведение кадровой документации является обязательным условием трудовых правоотношений между работодателями и работниками. Порядок и формы трудовых правоотношений регламентируются общегосударственными законодательными и нормативными актами, прежде всего, нормами Трудового Кодекса Российской Федерации.

Трудовой Кодекс РФ определяет трудовые отношения — как отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями и трудовым договором. Сторонами трудовых правоотношений являются работник и работодатель.

Работником является физическое лицо, достигшее трудоспособного возраста и вступившее в трудовые отношения с работодателем.

Работодатель- это физическое, либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения. Контроль в сфере трудовых отношений осуществляет Федеральная инспекция труда (ФИТ).

ТЕМА: 3.2. Роль и назначение документов по личному составу во исполнение норм трудового законодательства.

Трудовой Кодекс РФ является основным сборником законодательных актов, содержащих нормы трудового права. Кодекс содержит много форм и положений, разработанных с учетом общепризнанных принципов и норм международного права, действующей Конституции РФ и федерального законодательства.

К документированию трудовых правоотношений следует подходить ответственно и строго. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Документация по личному составу ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации. Нарушение правил ведения, хранения и использования кадровой документации влечет за собой административные санкции, применяемые к работодателю, предусмотренные Кодексом об административных правонарушениях в РФ (КоАП РФ). Отсутствие обязательных кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.

Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). То же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

При работе с кадровыми документами следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан законодательством относятся к конфиденциальной информации. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере до 200 000 (Двухсот тысяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, – штрафом в размере от 100 000 (Ста тысяч) до 300 000(Трехсот тысяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.