Форми в БД

БД може вводитися із клавіатури, як звичайна таблиця, так і за допомогою форм. Форма викликається командами меню Дані, Форма і являє собою бланк, за допомогою якого можна редагувати й доповнювати записи, виконувати пошук записів у БД за заданим критерієм (рис. 6.2).

		Номер першого запису Додавання запису Вилучення запису   Повернення до запису Вперед до запису Пошук запису за критеріем Вихід з форми.

Сортування записів у БД за критеріями

Записи в БД можна сортувати за значеннями комірок одного або декількох полів за зростанням або спаданням.

Порядок сортування:

1. Помістити курсор у будь-якій комірці БД і виконати команди меню Дані, Сортування. З'являється вікно Сортування діапазону.

2. Обрати необхідне поле для сортування.

3. Обрати перемикач - за зростанням або спаданням.

4. Клацнути кнопку ОК.

Примітка. Сортування по декількох полях виконується з використанням додаткових пунктів вікна Сортування діапазона.

6.2. Застосування команди Автофільтр

Команда Автофільтр виконує відбір записів за критеріями одного поля.

Порядок фільтрації:

1. Помістити курсор миші в будь-яку комірку БД.

2. Виконати в меню команду Дані, обрати Фільтр і клацнути Автофільтр. Після цього в кожному стовпці БД з'являються кнопки для розкриття списків з ознаками відбору.

3. Обрати поле для критерію фільтрації (наприклад, поле Рік народження) і клацнути кнопку розкриття. Розкривається список, у якому обрати критерій (наприклад, 1980). На екрані залишаться всі записи із критерієм 1980.

4. Для повернення до вихідної таблиці (у режимі фільтрації) виконати команди: Дані, Фільтр, Відобразити все.

5. Вихід з режиму Автофільтр – виконати повторно команди Дані, Фільтр, Автофільтр.

Додаткові пункти списку, що розкривається, команди Автофільтр: Всі, Перші 10, …: (мал. 6.3)

1. Пункт В се – дозволяє скасувати фільтрацію по даному стовпцю.

2. Пункт Перші 10 – викликає діалогове вікно, за допомогою якого можна вивести задану кількість записів з найбільшим (або найменшим) значенням критерію по даному полю.

3. Пункт Умови – викликаємо діалогове вікно, в якому можемо встановити вибірку записів з використанням логічних функцій И, а також ИЛИ.

6.3. Застосування команди Розширений фільтр

Команда Розширений фільтр дозволяє виконати відбір записів за критеріями декількох стовпців. Запишемо загальні положення застосування команди Розширений фільтр:

1. Перед БД створити таблицю умов відбору, що складається зі скопійованого заголовка БД і необхідної кількості рядків, у яких записати умови відбору. В умови відбору може входити кілька умов, що накладаються на стовпці. Помістити курсор миші в будь-яку комірку БД.

2. Виконати команди Дані, Фільтр, Розширений фільтр. Використовувати діалогове вікно Розширений фільтр для вказування вихідного діапазону БД, діапазону умов і куди виводити результати відбору.

3. Вихід з режиму Розширений фільтр – команди Дані, Фільтр, Відобразити все.

Приклад. Нижче представлена підготовлена частина БД із діапазоном умов:

РОЗДІЛ 7. Основи технології MICROSOFT ACCESS