Создание оглавления и указателя терминов

Оглавления и указатели терминов облегчают поиск информации в объемных документах, но их создание отличается высокой трудоемкостью. Word позволяет автоматизировать формирование этих разделов.

Оглавление создается по окончании редактирования документа и представляет собой список заголовков документа, если заголовки документа предварительно структурированы и имеют стили заголовков (Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д.). Чтобы сформировать оглавление из нестандартных заголовков, нужно предварительно создать соответствующий стиль и присвоить ему один из девяти уровней стандартных заголовков. Из заголовков, имеющих уровень обычного текста, автоматически создать оглавление невозможно.

Для создания оглавления нужно выбрать курсором место его расположения в документе и подать команду Оглавление и указатели из меню Вставка. В диалоговом окне Оглавление и указатели (рис. 26) нужно выбрать вкладку Оглавление, в которой следует установить флажки Показать номера страниц и Номера страниц по правому краю, задать число уровней заголовков для оглавления, их вид, заполнитель между заголовками и номерами. Оглавление будет вставлено в документ после щелчка мышью по кнопке ОК.

Сформированное оглавление позволяет перейти к любому разделу, указанному в нем, щелкнув по соответствующему разделу левой клавишей мыши удерживая одновременно клавишу Ctrl клавиатуры.

Осуществлять быстрый переход между заголовками документа позволяет также функция Схема документа, вызываемая из меню Вид или соответствующей клавишей пиктографического меню . При этом в левой части окна открывается дополнительная панель со списком заголовков. Переход между заголовками осуществляется щелчком левой клавиши мыши.

Документ, содержащий большое количество специальных терминов, как правило, в конце текста содержит алфавитный указатель. Word позволяет автоматизировать процесс создания такого указателя. Указатель терминов создается в два этапа. На первом этапе выполняют пометку слов для указателя, на втором — вставляют указатель в выбранное место документа.

Чтобы пометить слова, включаемые в указатель нужно подать команду Оглавление и указатели из меню Вставка и щелкнуть мышью по кнопке Пометить в появившемся диалоговом окне. После чего на экран выводится диалоговое окно Определение элемента указателя, которое должно присутствовать на экране в процессе пометки слов. Выделенное слово помечают щелчком мыши по кнопке Пометить в этом окне. После пометки всех слов для указателя терминов окно Определение элемента указателя закрывают, щелчком мыши выбирают место расположения списка указателей, вводят его заголовок и вновь подают команду Оглавление и указатели из меню Вставка. Во вкладке Указатели задают тип, вид и число колонок указателя терминов, а затем его вставляют в документ щелчком мыши по кнопке ОК.

В случае если после создания указателя терминов в тексте документа произошли какие—либо изменения, для его автоматического обновления нужно щелкнув правой клавишей мыши на тексте оглавления, в открывшемся контекстном меню выбрать функцию Обновить поле.