Облік грошових коштів

Ведення касових операцій проводиться на підставі «Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637.

Крім того, ведення касових операцій регламентовано внутрішніми документами – «Положенням про ведення касових операцій в підрозділах Національного оператора поштового зв’язку", затвердженого наказом Міністерства транспорту та зв’язку України від 24.04.2007 № 346 і Методичними рекомендаціями щодо обліку грошових коштів та інших цінностей у виробничих підрозділах, затверджених наказом УДППЗ «Укрпошта» від 23.07.2008 року.

Комори, де зберігається готівка, зброя та інші цінності обладнані сигналізацією з виведенням на пульт централізованої сигналізації охорони Міністерства внутрішніх справ.

У структурі дирекції для забезпечення обміну готівкою передбачено структурний підрозділ – Головна каса. Чисельність штату Головної каси складає 14 одиниць, з них: 1 посада начальника головної каси і 13 одиниць операторів поштового зв’язку І класу. З працівниками головної каси укладено договір про колективну (бригадну) відповідальність. Відповідними наказами дирекції затверджено перелік осіб, які мають право отримувати готівку, виписки про рух безготівкових коштів, покладено обов’язки з отримання готівки у банківських установах. Робота працівників Головної каси має змінний характер. Передача готівки при зміні операторів поштового зв’язку головної каси відображається у касовій книзі ф. КО-5. Усі надходження і видачі готівки дирекція враховуює у касовій книзі на кожну валюту окремо. Касова книга – це книга встановленої форми (ф. КО-4), в якій відображаються операції з готівкою. Записи в касовій книзі ведуться у двох примірниках. Щоденно, в кінці робочого дня, касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий аркуш з прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.

Наприкінці кожного місяця у “Вкладних аркушах Касової книги” зазначається загальна кількість аркушів за місяць і засвідчується підписами директора і головного бухгалтера. Касова книга прошнурована і опечатана. Кількість аркушів касової книги засвідчено підписами першого заступника генерального директора та головного бухгалтера УДППЗ “Укрпошта”.

Контроль за правилами ведення касової книги покладено на головного бухгалтера дирекції.

Касова книга є реєстром аналітичного обліку грошей у касі.

Облік готівкових розрахунків в дирекції ведеться на відповідних субрахунках бухгалтерського обліку:

- 301.1 «Каси виробничих підрозділів в національній валюті»,

- 301.2 «Каса в національній валюті»,

- 302.2 «Каса в доларах США»,

- 302.3 «Каса в Євро»,

- 302.5.2 «Каси виробничих підрозділів в доларах США»,

- 302.5.3 «Каси виробничих підрозділів в Євро».

У дирекції готівкові розрахунки проводяться у 169 операційних касах об’єктів поштового зв’язку.

Відповідно до наказів щомісячно проводиться інвентаризація грошових коштів і інших цінностей. Також проводиться інвентаризація при зміні матеріально-відповідальної особи. Відділом внутрішнього контролю щомісячно проводиться раптова ревізія головної каси.

Готівку із розрахункових рахунків отримується на підставі чеків. Отримана готівка з банківських установ та від виробничих підрозділів оприбутковується своєчасно.

Надходження готівки в касі оформлюється прибутковими касовими ордерами, видаток – видатковими касовими ордерами, форми яких затверджено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 № 637.

Прибуткові та видаткові касові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів ф. КО-3 у день фактичного отримання (видачі) готівки з Головної каси.

Відповідно до наказу ліміт готівки в касі складає 223710, 00 грн.

Для забезпечення виробничих підрозділів готівкою для надання послуг, пов’язаних з виплатою поштовою переказів, пенсій, соціальної допомоги та здійснення інших виплат згідно з договорами цивільно-правового характеру, з Головної каси висилаються підкріплення. Висилка підкріплень оформляється розпорядженням ф. 45.

Відповідно до вимог п. 2.1 «Порядку організації роботи з готівковими коштами в об’єктах потового зв’язку УДППЗ «Укрпошта» затвердженого наказом УДППЗ «Укрпошта» 23.07.2008 № 475 висилання готівкових коштів до відділень поштового зв’язку відбувається на підставі заявок виробничих підрозділів.

Відповідним наказом по дирекції обов’язки по збору кодованих замовлень із об’єктів поштового зв’язку на висилку підкріплень грошових сум, їх розкодуванню та складання розпоряджень ф. 45, складання довідок про вислані з виробничих підрозділів понадлімітні залишки за ф. 44 покладено на диспетчерів диспетчерського пункту.

На підставі розпорядження у Головній касі на кожну із сумок з підкріпленням складається супровідний лист у двох примірниках, який підписується працівниками, які брали участь у підрахунку готівки і пакуванні сумки.

Одержане у виробничому підрозділі підкріплення в присутності начальника виробничого підрозділу (заступника), підраховується працівником, який брав участь у розкритті сумки, та звіряється із сумою, зазначеній у супровідному листі. Підкріплення оприбутковується за касовим звітом виробничого підрозділу.

Виробничий підрозділ за наявності понадлімітних залишків надсилає їх до Головної каси. Понадлімітні залишки, відправлені виробничим підрозділом до Головної каси на підставі супровідного листа та накладної обліковуються у касовому звіті виробничого підрозділу. Для кожного виду валют ведеться окремий касовий звіт. Заповнений аркуш касового звіту підписується начальником виробничого підрозділу (заступником), на нього наноситься відбиток календарного штемпеля.

Не пізніше наступного робочого дня виробничий підрозділ касовий звіт за операційний день разом з документами направляється до відокремленого підрозділу за підпорядкуванням.

У бухгалтерії облік касових операцій по кредиту відповідних субрахунків рахунку № 301 «Каса» відображається щомісячно у журналах-ордерах № 1/1.

У журнал-ордер № 1/1 вносяться відомості про видачу готівки із каси із віднесенням цих операцій на відповідні субрахунки бухгалтерського обліку.

Облік касових операцій по дебету відповідних субрахунків № 301 «Каса» в дирекції відображається у відомостях № 2.

Дані із журналів-ордерів № 1/1 і відомостей № 2 щомісячно вносяться до Головної книги.

Більш детально облік грошових коштів представлено у вигляді рисунку 2.1.

Інвентаризація каси працівниками бухгалтерії проводиться кожного місяця. Приклади проводок по інвентаризації каси: 1. Оприбутковано надлишки коштів у касі підприємства Д-т 30; К-т 719.

2. Оприбутковано надлишки грошових документів Д-т 331; К-т 719. 3. Виявлену нестачу готівкової гривні віднесено на винних осіб Д-т 375; К-т 716.

Крім того, один раз на місяць проводиться інвентаризація готівки в касі працівниками відділу внутрішнього контролю, які складають акт. Акт складається у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою. Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий — залишається у матеріально відповідальної особи. Порядок відкриття банками рахунків клієнтів, використання коштів за ними і порядок їх закриття визначаються Інструкцією про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах від 12.11.2003, № 492. Для відкриття поточного рахунка в установі банку підприємство подає такі документи: - заяву на відкриття рахунка встановленого зразка, підписану керівником та головним бухгалтером власника рахунка; - копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі виконавчої влади, засвідчену нотаріально чи органом, який видав свідоцтво про державну реєстрацію; - копію зареєстрованого статуту або положення, засвідчених нотаріально; - копію документа, що підтверджує взяття підприємства на податковий облік; - копію документа про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України, засвідчену нотаріально; - картку зі зразками підписів осіб, які розпоряджаються рахунками та мають право підпису розрахункових документів, і відбитком печатки встановленого зразка. У разі реорганізації юридичної особи поточний рахунок може бути закритий юридичною особою-правонаступником за умови подання нею таких документів: - заяви про закриття поточного рахунка; - копії рішення органу, на який законом покладено функції щодо реорганізації юридичної особи, або рішення суду про проведення реорганізації юридичної особи - власника рахунка та визначення її правонаступника, засвідченої нотаріально; - картки із зразками підписів і відбитка печатки юридичної особи – правонаступника, засвідченої нотаріально. Київською міською дирекцією відкрито 16 рахунків в трьох установах банків. Так, у ТВБВ 10026/0104 філії ГУ по м. Києву та Київській області АТ «Ощадбанк» відкрито 11 рахунків, з них три мультивалютних, один податковий, два пенсійних, соціальний, два соціально-страхових, централізований, переказний. В ПАТ «Райффайзен банк Аваль» – три мультивалютних Вестерн – Юніон, виплата по вкладам пенсії Аваль. В ПАТ КБ «Фінансова ініціатива» лише один тип рахунку – мультивалютний. Таблиця 2.1- Облік операцій розрахункового рахунку

При здійсненні розрахункових операцій використовуються платіжні інструменти у формі: платіжного доручення; платіжної вимоги-доручення; платіжної вимоги; розрахункового чека.

Платіжне доручення — це письмове розпорядження клієнта банку, який його обслуговує, на перерахування відповідної суми грошових коштів зі свого рахунка.

Платіжна вимога-доручення - це комбінований розрахунковий документ, який складається з двох частин: верхня — вимога постачальника безпосередньо до покупця оплатити вартість відвантаженої йому продукції (виконаних робіт, наданих послуг); нижня — доручення покупця своєму банку перерахувати з його рахунка відповідну суму на користь постачальника. Платіжна вимога — це розрахунковий документ, що містить стягування або у випадку договірного списання отримувача до банку, що обслуговує платника, здійснює без погодження з платником переказ визначеної суми коштів з рахунка платника на рахунок отримувача. Розрахунковий чек — це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунка (чекодавця) банківській установі (банку-емітенту), що обслуговує його рахунок, оплатити чекотримачу суму грошових коштів, вказану в чеку. Відповідно до умов договорів, банки надають дирекції виписки із розрахункового рахунка, як в електронному так і в паперовому вигляді. Виписка банку є реєстром аналітичного обліку і підставою для бухгалтерських записів. Дирекція відповідно до пп.168.1.2 п.168.1 ст.168 Податкового кодексу: податок з доходів фізичних осіб сплачує до бюджету під час виплати оподатковуваного доходу єдиним платіжним документом. Банк приймає платіжні документи на виплату доходу лише за умови одночасного подання розрахункового документа на перерахування цього податку до бюджету.

Також, відповідно до п.4.3.7 «Про затвердження Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» №21-5 від 27.09.2010 року дирекція під час кожної виплати заробітної плати, на суми якої нараховується єдиний внесок, одночасно з перерахуванням заробітної плати на карткові рахунки, сплачує нарахований на заробітну плату єдиний соціальний внесок у розмірі, встановленому для дирекції. Самостійно обчислену суму земельного податку щороку за станом на 1 січня і до 1 лютого поточного року дирекція подає в державну фіскальну службу за місцезнаходженням земельної ділянки податкову декларацію на поточний рік за формою, встановленою центральним податковим органом, з розбивкою річної суми рівними частками за місяцями.

Податкове зобов’язання по земельному податку, визначене у податковій декларації на поточний рік, сплачується дирекцією рівними частками за місцезнаходженням земельної ділянки за базовий податковий (звітний) період, який дорівнює календарному місяцю, щомісячно протягом 30 календарних днів, наступних за останнім календарним днем звітного (податкового) місяця.

Оплата за товари і послуги постачальникам відбувається на підставі договорів відповідно до умов укладених договорів: як попередня оплата так і післяплата.

Перерахування коштів відбувається на підставі розпорядчих написів на первинних документах директора дирекції чи заступників за напрямками.

Замовники послуг поштового зв’язку відповідно до п. 1.9 Порядку пересилання поштових відправлень, затвердженого наказом УДППЗ «Укрпошта» № 211, здійснюють передплату послуг відповідно до умов укладених договорів із зарахуванням коштів на розрахунковий рахунок дирекції.

Відображення господарських операцій з руху коштів у банку в бухгалтерії дирекції ведеться у відповідних журналах – ордерах і відомостях. Так у журналі – ордері відображається господарські операції із списання коштів з рахунку в дебет відповідних рахунків. У відомості відображається надходження коштів на рахунок з кредиту відповідних рахунків. Дані з журналів – ордерів і відомостей щомісячно вносяться до Головної книги.

Відповідно до умов договорів із банками у дирекції функціонує програмне забезпечення «Клієнт-банк», яка дає можливість отримувати виписки по банківських рахунках, здійснювати платежі в національній валюті, здійснювати платежі в іноземній валюті між власними рахунками, здійснювати міжнародні валютні платежі, відправляти заявки на покупку/продаж валюти, відправляти платіжні відомості по зарплаті, отримувати курси валют НБУ і іншу довідкову інформацію, автоматичну передачу платіжних документів із власної облікової системи, автоматичне приймання інформації про рух по рахунках у власну облікову систему.

Банки через уповноважену дирекцією особу надають виписки з поточних рахунків додаючи копії документів, на підставі яких банк здійснював операції за рахунком. Після одержання з банку виписки з поточного рахунка головний бухгалтер перевіряє відповідність записів у ній документах та записах бухгалтерії дирекції. Виявивши помилку, бухгалтерія дирекції негайно у письмовій формі повідомляє про це відповідні установи банку.

Для підприємства поточний рахунок є активним, а для установи банку - пасивним. Тому надходження коштів банк відображає у виписці за кредитом рахунка, а їх списання - за дебетом. В дирекції ці операції проводять навпаки, тобто надходження коштів - за дебетом, а їх списання - за кредитом.

При бухгалтерській обробці виписки з поточного рахунка на її полях проставляють кореспондуючі рахунки за кожною господарською операцією поряд із відповідною сумою. Сальдо поточного рахунка повинно бути тотожним як в обліку банку, так і підприємства. Виписка банку замінює собою реєстр аналітичного обліку, а тому обов'язково повинна мати дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів за дебетом і кредитом, а також залишок коштів на початок і кінець звітного періоду (дня). За дебетом у виписці банку буде показана сума коштів, яка списана з поточного рахунка, а за кредитом - зарахована на нього; відповідно сальдо у виписці буде за кредитом рахунка.