Описание предметной области

Этап 1. Описание предметной области.

Этап 2. Создание функциональной модели.

Этап 3. Создание информационной модели.

Этап 4. Выделение бизнес-процессов.

Этап 5. Реинжиниринг бизнес-процессов.

Этап 6. Определение целей, задач и функций ИС.

Этап 7. Создание концептуальной модели базы данных.

Этап 1. описание предметной области

При создании ИС должны быть выполнены действия по изучению деятельности предприятия. Вначале производится сбор информации о предприятии, его целях и задачах, структуре и финансово-хозяйственной деятельности. Также изучаются внешние процессы, взаимодействующие с предприятием, и среда, в которой предприятие осуществляет свою деятельность. В целом, до момента непосредственного проектирования ИС, должно быть получено комплексное описание предприятия и его бизнеса.

На первом этапе необходимо полностью описать предметную область, в которой функционирует предприятие, определить его бизнес-правила, а также создать организационную схему предприятия, которая должна содержать:

– уровень руководства (верхний уровень схемы);

– уровень подразделений предприятия (средний уровень);

– нижний уровень, на котором детализируется структура подразделений предприятия (перечень должностей в подразделении, численный состав сотрудников каждой должности).

Подразделения и должности на схеме изображаются в виде прямоугольников с названием подразделения (должности) внутри. Связи между подразделениями должны отражать отношения административной подчиненности подразделений. Описание перечня обязанностей каждой должности приводится на естественном языке.

Пример. Книжный магазин занимается продажей художественной литературы. В торговом зале книги располагаются на стеллажах, каждый из которых имеет свой номер и тематику. Любой клиент может обратиться к продавцу-консультанту, получить подробную информацию о книгах, имеющихся в магазине, их цене и заказать интересующие его книги, которых нет в наличии. В торговом зале имеется касса, где осуществляется непосредственная продажа книг. Книги, которые не выставляются в торговый зал, хранятся на складе. Заместитель директора работает с книжными издательствами по поставкам партий книг, которые водитель доставляет на склад, а также занимается координацией действий между торговым залом и складом. Отдел бухгалтерии осуществляет бухгалтерский и кадровый учет. За чистотой на складе и в торговом зале следит уборщик. Директор руководит всей работой в магазине (рис. 1.1).

Рис. 1.1 — Организационная схема книжного магазина

Этап 2. создание функциональной модели

На данном этапе необходимо создать функциональную схему предприятия, которая должна отражать:

– взаимодействие предприятия с внешней средой (партнеры, клиенты, поставщики сырья и материалов, налоговые органы и т. д.);

– превращение полученных извне ресурсов в продукцию предприятия;

– взаимодействие отделов предприятия в ходе производственной деятельности.

Блоками на схеме выделяются организации, отделы и сотрудники. Функциональные связи и товарно-денежные потоки между блоками отображаются стрелками. Видом и толщиной стрелок можно выделять различные типы и интенсивность связи. Стрелка должна содержать пояснение на схеме или в условных обозначениях схемы. Схему должно сопровождать ее полное описание на естественном языке.

Пример. Клиент делает заявку на приобретение книги. Данная книга, при ее непосредственном наличии в торговом зале, продается клиенту. Если книга, которую хочет приобрести клиент, в данный момент отсутствует в магазине, то оформляется на нее заказ. В конце рабочего дня кассиром в бухгалтерию сдается кассовый отчет, который является основанием на списание с магазина проданных книг. Заместитель директора, анализируя текущее состояние склада и заказы клиентов, составляет общий заказ издательству-поставщику на приобретение партии книг, которые поступают на склад. Заведующий складом оприходует очередную партию, после чего один экземпляр отдается в торговый зал, а остальные хранятся на складе до тех пор, пока не будет продан экземпляр в торговом зале. Бухгалтерия формирует налоговую и статистическую отчетность согласно действующему законодательству (рис. 2.1).

Рис. 2.1 — Функциональная модель книжного магазина

Этап 3. создание информационной модели

Для построения информационной схемы необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Кроме информации на бумажных носителях, может использоваться информация, хранимая в электронном виде, и информация, передаваемая между сотрудниками устно. На схему заносится информация, непосредственно относящаяся к производственным процессам.

На схеме должен отображаться информационный обмен между предприятием и внешней средой, между отделами предприятия. Схема должна иллюстрировать — откуда возникает информация, как и куда передается, где хранится и как используется.

Информационные потоки между блоками отображаются стрелками. Вид стрелок должен говорить о способе передачи информации (устно, на бумаге, электронным способом). Если информация передается в составе документа, должно быть указано его название. Толщиной стрелок можно выделять различные типы и интенсивность информационного обмена. Схему должно сопровождать ее полное описание на естественном языке.

Пример. Клиент устно делает заявку на приобретение книги. Продавец-консультант, при необходимости, дает клиенту консультацию. Если книга, которую хочет приобрести клиент, в данный момент отсутствует в магазине, то оформляется на нее заказ (неунифицированный документ). В конце рабочего дня кассиром в бухгалтерию сдается кассовый отчет, который является документом по продажам книг. В заказ издательству-поставщику на приобретение партии книг входит общий договор и приложение к нему в виде списка названий, количества экземпляров, цены и сроков поставки. Если издательство не укладывается в эти сроки, то по электронной почте оно информирует о новой дате поставки. Заведующий складом устно информирует заместителя директора о всех изменениях (выдача книг в торговый зал, приход новой партии книг и т. д.), которые происходят на складе. Бухгалтерия формирует налоговую и статистическую отчетность согласно действующему законодательству (рис. 3.1).

Рис. 3.1 — Информационная модель книжного магазина

Этап 4. выделение бизнес-процессов

Под бизнес-процессом будем понимать совокупность взаимосвязанных операций по изготовлению готовой продукции или выполнению услуг на основе потребления ресурсов [1]. Управление бизнес-процессами нацелено на выполнение качественного обслуживания клиентов. При этом в ходе управления бизнес-процессами все материальные, финансовые и информационные потоки рассматриваются во взаимодействии.

Бизнес-процессы делят на основные (в них входы/выходы используются для взаимодействия с внешними организациями) и вспомогательные (входы/выходы используются другими подразделениями организации). Например, при рассмотрении работы магазина можно выделить такие основные бизнес-процессы, как: организация поставки товара, доставка товара в магазин, непосредственно продажа товара клиентам; вспомогательные — работа склада, работа бухгалтерии и т. д.

Элементарным составляющим звеном в бизнес-процессе является технологическая операция.

Для выявления бизнес-процессов необходимо составить перечень технологических операций и выделить из этого списка группы операций, выполняющих одну задачу. Бизнес-процессы могут иметь в своем составе другие бизнес-процессы. На данном этапе необходимо выявить бизнес-процессы без учета внедрения проектируемой информационной системы.

Синтаксис отображения бизнес-процессов — диаграммы потоков данных [2]. Основными компонентами диаграмм потоков данных являются: внешние сущности; процессы; накопители данных; потоки данных.

Внешняя сущность в бизнес-процессе — это материальный предмет или физическое лицо, представляющее собой источник или приемник информации, например заказчики, поставщики, клиенты. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой ИС. В процессе анализа некоторые внешние сущности могут быть перенесены внутрь диаграммы анализируемой ИС, если это необходимо, или, наоборот, часть процессов ИС может быть вынесена за пределы диаграммы и представлена как внешняя сущность.

Внешняя сущность обозначается квадратом (рис. 4.1), расположенным как бы «над» диаграммой и бросающим на нее тень, для того чтобы можно было выделить этот символ среди других обозначений.

Рис. 4.1 — Внешняя сущность

Технологическую операцию будем отображать в виде процесса. Процесс представляет собой преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом. Физически процесс может быть реализован различными способами: это может быть подразделение организации, выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов; программа; аппаратно реализованное логическое устройство и т. д. Процесс на диаграмме потоков данных изображается, как показано на рис. 4.2.

Рис. 4.2 — Процесс

Номер процесса служит для его идентификации. В поле имени вводится наименование процесса в виде предложения с активным недвусмысленным глаголом в неопределенной форме (вычислить, рассчитать, проверить, определить, создать, получить), за которым следуют существительные в винительном падеже, например: «Ввести сведения о клиентах»; «Выдать информацию о текущих расходах»; «Проверить кредитоспособность клиента».

Информация в поле физической реализации показывает, какое подразделение организации, программа или аппаратное устройство выполняет данный процесс.

Накопитель данных представляет собой абстрактное устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь, причем способы помещения и извлечения могут быть любыми.

Накопитель данных может быть реализован физически в виде ящика в картотеке, таблицы в оперативной памяти, файла на магнитном носителе и т. д. Накопитель данных на диаграмме потоков данных изображается, как показано на рис. 4.3.

Рис. 4.3 — Накопитель

данных

Накопитель данных идентифицируется буквой «D» и произвольным числом. Имя накопителя выбирается из соображения наибольшей информативности для проектировщика. Накопитель данных в общем случае является прообразом будущей базы данных и описание хранящихся в нем данных должно быть увязано с информационной моделью третьего этапа.

Поток данных определяет информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику. Реальный поток данных может быть информацией, передаваемой по кабелю между двумя устройствами, пересылаемыми по почте письмами, магнитными лентами или дискетами, переносимыми с одного компьютера на другой, и т. д.

Поток данных на диаграмме изображается линией, оканчивающейся стрелкой, которая показывает направление потока (рис. 4.4). Каждый поток данных имеет имя, отражающее его содержание.

Рис. 4.4 — Поток данных

Пример. В работе книжного магазина выделим бизнес-процесс «Выполнить заказ клиента» с первым условным номером. Клиент делает заказ на приобретение книги, которая в данный момент отсутствует в магазине. Продавец-консультант предлагает клиенту оформить данный заказ документально, путем ручного заполнения бланка. Оформленный заказ попадает заместителю директора, который по прошествии некоторого времени формирует общий заказ издательству на основе имеющихся заказов клиентов и текущего состояния продаж книг. Издательство-поставщик выполняет поставку партии книг, согласно общему заказу, которая доставляется и регистрируется на складе. После прихода заказанной книги в магазин продавец-консультант информирует клиента по телефону о выполнении заказа. Клиент приходит в магазин и выкупает заказанную книгу (рис. 4.5).

После выявления всех бизнес-процессов необходимо провести их оценку относительно критических факторов успеха (КФУ) предприятия. КФУ — это факторы, необходимые для существования предприятия как единого целого, т. е. необходимые для выполнения миссии предприятия. Список КФУ должен отражать ключевые составляющие предприятия и его связи с внешней средой. В качестве примера можно привести следующие критические факторы успеха: удобство обслуживания клиентов, скорость обработки информации и т. д.

Для оценки степени удовлетворения критическим факторам успеха предприятия необходимо составить таблицу, где в строках расположить названия бизнес-процессов, а в столбцах — КФУ. В ячейках таблицы необходимо проставить оценку выполнения данного бизнес-процесса относительно текущего КФУ. Минимальный балл оценки — единица. Максимальный балл определяется из условия, что все оценки должны быть целыми числами.

Рис. 4.5 — Бизнес-процесс № 1 «Выполнить заказ клиента»

Например, выбирается пятибалльная шкала оценок. По этой шкале пять баллов означают, что данный бизнес-процесс относительно выбранного КФУ выполняется без замечаний. Оценка в четыре балла — выполняется с небольшими замечаниями. Оценка в три балла — выполняется с большим количеством замечаний. Оценка в два балла — бизнес-процесс не реагирует на КФУ. Оценка в один балл — выполнение бизнес-процесса отрицательно сказывается на КФУ.

Все схемы бизнес-процессов должны сопровождаться их полными описаниями на естественном языке. Также необходимы подробные комментарии относительно выбора КФУ и выставленных оценок бизнес-процессов.

Этап 5. реинжиниринг бизнес-процессов

Реинжиниринг бизнес-процессов определяется как фундаментальное переосмысление и перепроектирование бизнес-процессов для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия. Целью реинжиниринга бизнес-процессов является системная реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышения качества их обслуживания [1].

После выявления бизнес-процессов и их оценок необходимо провести анализ каждого бизнес-процесса с целью выявления у них сильных и слабых сторон. Низкий средний балл говорит о том, что для данного бизнес-процесса необходимо провести реинжиниринг с учетом внедрения проектируемой информационной системы.

После реинжиниринга бизнес-процессы переоцениваются, сравниваются с бизнес-процессами до реинжиниринга и делается вывод о том, нужно ли внедрять информационную систему или нет.

Пример. Выделим изменения, произошедшие после реинжиниринга бизнес-процесса «Выполнить заказ клиента». В момент оформления заказа клиента продавец-консультант вносит данные о клиенте и заказе в информационную систему, после чего распечатывает оформленный заказ, где клиенту достаточно поставить свою подпись. Информационная система формирует общий заказ автоматически, а заместитель директора его исправляет, по необходимости, и утверждает. После прихода заказанной книги в магазин информационная система информирует об этом факте продавца-консультанта, который ставит в известность клиента. Факт продажи заказанной книги регистрируется в ИС (рис. 5.1).

Рис. 5.1 — Бизнес-процесс № 1 «Выполнить заказ клиента» после реинжиниринга

Этап 6. определение целей, задач и функций ИС

После положительного решения на пятом этапе о создании и внедрении ИС на данном предприятии необходимо сформулировать цели и задачи ИС. Описание функционального состава ИС осуществляется по синтаксису методологии SADT.

Методология SADT представляет собой совокупность методов, правил и процедур, предназначенных для построения функциональной модели объекта какой-либо предметной области. Функциональная модель SADT отображает функциональную структуру объекта, т. е. производимые им действия и связи между этими действиями [2].

После определения всех подсистем, функций и подфункций составляется список пользователей и список внешних информационных систем, с которыми будет взаимодействовать проектируемая ИС.

Этап 7. создание концептуальной модели базы данных

На данном этапе необходимо создать концептуальную модель базы данных информационной системы. Для этого требуется провести анализ информационной модели, бизнес-процессов, функционального состава ИС на предмет выявления информации и данных, которые будут храниться в базе данных. Синтаксис отображения концептуальной модели базы данных — IDEF1X. Диаграмму концептуальной модели следует дополнить глоссарием.