Экономичность

Требования, предъявляемые к управленческой информации

Достоверность

Объективность

Безусловная необходимость

своевременность поступления (оперативность)

Системность сведений

целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих)

Регулярность и ритмичность

экономичность

2. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Функции документа:

· Информационная. Документ фиксирует и содержит информацию.

· Коммуникационная. Обеспечивает движение информации между объектом или субъектом.

· Нормативно – правовая. Документ может быть источником норм и правил.

· Управленческая. Документ является основным инструментом управления.

· Учетная. Документ может содержать статистические сведения.

· Социальная. Документ отражает общественные отношения времени и места его создания.

· Культурная. Всякий документ отражает материальную и духовную культуру общества ео создавшего.

· Функция исторического источника. Документ непосредственно отражает исторический процесс и запечатляет отдельные факты, и свершившиеся события.

3. Юр. сила док-та - св-во официального док-та, сообщаемое ему действующим законодат., компетенцией изд. органа или должностного лица и установленное порядком оформления.

А) Док-ты личного характера

Б) Официальные док-ты

Официальные док-ты – док-т, созданный юр. или физ. лицом, оформленный и удостоверенный в уст. порядке.

· Подлинник офиц. док-та – первый или единичный экземпляр официального док-та.

· Дубликат – повторный экземпляр подлинника док-та, имеющий юр. силу.

· Копия – док-т, полностью воспроизводящий информ. подлинника и его внешние признаки или часть их, но не имеющий юр.силы.

4. Способы документирования:

Материальный носитель - материальный объект, использующийся для закрепления и хранения на нем информации, в том числе и в преобразованном виде.

А) Изобразительный документ – документ содержащий информацию, выраженный изображением, какого либо объекта.

Б) Фонодокумент – док-т, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

В) Аудиовизуальный документ – док-т, содержащий изобразительную и звуковую информацию.

Г) Кинодокумент – изобразительный или аудиовиз. док-т, созданный кинематографическим способом.

Д) Текстовый документ – док-т, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Е) Документ на машинном носителе (электронный) – док-т, созданный с помощью носителей и способов записи, обеспечивающих обработку инф. компьютером.

5. Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными док-тами.

ДОУ (делопроизводство) – вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

7. Законодательная база делопроизводства — это совокупность законов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности, а также деятельность службы делопроизводства, её структуру, функции, штат, техническое обеспечение и другие аспекты.

Законодательное регулирование организации делопроизводства осуществляется путем издания федеральных законодательных актов, включающих в себя комплекс правовых положений, требований и методов, в совокупности устанавливающих нормы создания, обработки и хранения документов. К ним относят:

1. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ.

2. Законодательные акты Российской Федерации.

8. Унификация - э то установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих однотипные управленческие функции. Для этого введена унифицированная система документации. Цель унификации – сокращение количества применяемых документов. Типизация их форм. Повышения качества документов и снижение трудоемкости их обработки.

Стандартизация документов – высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Результатом работы по унификации и стандартизации документов являются стандарты на отдельные виды документов, системы документов или отдельные виды продукции. Установлены следующие категории стандартов: 1. государственный стандарт (ГОСТ). 2. отраслевой стандарт (ОСТ). 3. республиканский стандарт (РСТ). 4. стандарты предприятий и организаций (СТП).