Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Стилистика текста делового письма
|
|
Чтобы составить убедительное аргументированное деловое письмо, нужно уметь правильно использовать некоторые лингвистические приемы. В частности, необходимо обращать внимание на употребление залога, смысловую функцию порядка слов, правила построения предложения и соединение предложений в единый текст.
1. Выбор залога
Действительный залог употребляется тогда, когда следует выделить субъект действия. При употреблении действительного залога фраза, как правило, начинается с подлежащего. Например: «Юридическая часть Министерства образования РФ разъясняет…», «Старший технолог Дмитриева Н.Н. грубо нарушает правила техники безопасности».
Если субъект действия не указывается, а подразумевается, то подлежащее отсутствует. Например: «Высылаю Вам наложенным платежом…».
Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лиц, свершивших действие. Например: «Оплата гарантируется. Письмо отправлено. Сроки выполнения работ срываются. Ваше предложение одобрено».
Составителям деловых писем нужно помнить, что с помощью залога выражается этическая оценка предпринимаемых действий[1]. Например:
| Действительный залог | Страдательный залог |
| Вы не выполняете моего указания по производству текущего ремонта в сети наружного освещения. Цель высказывания – невыполнение указания вменяется в вину конкретному человеку. | Мои указания по производству текущего ремонта в сети наружного освещения не выполняются. Цель высказывания – внимание концентрируется лишь на факте невыполнения указаний, а конкретный виновник прямо не называется. |
2. Роль порядка слов в передаче информации
Составление деловых писем требует учета информационной роли порядка слов в предложении. В письменной речи она возрастает к концу предложения, поэтому сначала до сказуемого идет вспомогательная информация, а затем – основная.
Смысл фразы меняется в зависимости от того, где расположена информация: в начале или в конце предложения.
Например:
По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года. Цель выказывания – указать срок погашения задолженности.
Задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года по решению арбитражного суда. Цель высказывания – указать на организацию, которая вынесла решение.
3. Правила построения предложений
Выделим лишь некоторые из них.
1. При построении сложных предложений не следует соединять в одно предложение несколько самостоятельных законченных простых предложений.
Например:
Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся, все время что-то меняется, нужны профессионалы для работы в новых условиях. – Вариант редакции – Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся и поэтому подвержены постоянным изменениям. Нужны профессионалы для работы в новых условиях.
2. При построении сложноподчиненных предложений с союзом «который» следует помнить, что слово «который» формально соотносится со словом, стоящим в главном предложении перед придаточным. Нужно стараться исключить наличие в главном предложении двух или более слов, соотносящихся со словом «который», чтобы исключить возможность двоякого прочтения предложения.
Например:
Проект возвращен на доработку автору, в котором было много спорных вопросов. – Предложение составлено неправильно, т.к. неясно, в ком (или в чем) было много спорных вопросов (в проекте или в авторе?). Правильный вариант – Проект, в котором было много спорных вопросов, возвращен на доработку автору.
3. Составление предложений с параллельными синтаксическими конструкциями, позволяющими представить в виде одного распространенного предложения значительный объем информации.
Например:
Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ: готовит экспресс-информацию по тематике отрасли; комплектует фонд новейшими материалами в соответствии с отраслевым рубрикатором; проводит комплекс мероприятий.
4. Соединение предложений в единый текст
Смысл предложения во многом определяется контекстом. Несет информацию и характер соединения предложений в единый текст.
Между предложениями, входящими в один абзац, может устанавливаться цепная связь: плавное, последовательное развитие мысли от «известного» к «новому».
Например:
На всероссийской вставке, проходившей с 20 по 27 марта 2006 года в Москве, к сожалению, не были представлены Ваши предложения. Но при посредничестве третьих лиц удалось узнать о них много хорошего. Отзывы о Вашем стремлении к освоению новых рынков сбыта вселяют оптимизм.
«Новое» предыдущего предложения становится «известным» в последующем, способствуя появлению новой информации. При этом один из членов предшествующего предложения употребляется в последующем предложении. Цепная связь между предложениями осуществляется повторением одного и того же слова, заменой слова на местоимение, введением синонимов, использованием связок однако, вместе с тем, несмотря на это.
Другой тип связи между предложениями в тексте – параллельная связь. Она предполагает однотипность грамматического построения предложений, самостоятельных по содержанию.
Например:
Сроки публикации рекламы мы обсудили с Вами при первой встрече. Ваше электронное письмо свидетельствует о желании Вашего руководства поставить рекламу книги. Ваш ответ о месте получения книги для фотографирования говорит о признании сроков публикации.
4.2.2. Выполните тест
| Задания | Варианты ответов |
| 1. Какой документ вам необходимо будет представить в деканат, если вы не пришли на экзамен? | а) объяснительную записку б) расписку в) служебную записку |
| 2. Какой документ вы должны будете составить при поиске работы? | а) заявление б) характеристику в) автобиографию г) резюме |
| 3. Основной особенностью языка деловых документов является … | а) использование слов с эмоционально-экспрессивной окраской б) использование причастных и деепричастных оборотов в) использование готовых языковых формул-клише |
| 4. Ходатайство – это документ, который содержит … | а) просьбу какого-либо лица б) просьбу в оказании содействия при решении каких-либо сложных или спорных вопросов в) письменное изложение каких-либо фактов г) объяснение какого-либо факта |
| Задания | Варианты ответов |
| 5. Текст какого документа состоит из двух частей: констатации сложившейся сложной ситуации в каком-либо учреждении и предложений по изменению этой ситуации? | а) ходатайства б) отчета в) служебной записки г) объяснительной записки |
| 6. Определите тип приведенного ниже делового письма. В ответ на Ваш запрос сообщаем, что ООО «Кольмекс» осуществляет поставки в Россию концентрата циркониевого порошкообразного. Поставки осуществляются в г. Ростове автомобильным транспортом. | а) письмо-извещение б) письмо-ответ в) письмо-подтверждение г) письмо-напоминание |
| 7. Документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц или физического лица с юридическим лицом, - это … | а) заявление б) резюме в) заявка г) договор |
| 8. В каком документе указываются следующие сведения: представление сторон, обязательства сторон, условия и порядок расчетов, ответственность сторон, юридические адреса сторон. | а) в заявке б) в служебной записке в) в гарантийном письме г) в договоре |
| 9. Приведенные ниже формулировки, используемые в деловых письмах; в связи с неполучением счета фактуры; ввиду несоответствия ваших действий ранее принятым договоренностям; вследствие изменения цен на энергоносители указывают … | а) на цель обращения б) на причину обращения в) на мотивы создания документа |
| Задания | Варианты ответов |
| 10. Фразы «надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество», «примите наши поздравления», «мы будем благодарны, если вы сможете», являются … | а) этикетными фразами б) канцеляризмами в) общеупотребительными фразами |
| 11. Коммерческий документ, содержащий претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков представляет собой … | а) информационное письмо б) письмо-напоминание в) письмо-рекламацию г) сопроводительное письмо |
| 12.При составлении деловых писем в современной деловой корреспонденции не используются формы обращения … | а) уважаемые коллеги б) товарищи в) уважаемый господин Иванов г) гражданин Смирнов |
| 13. Заканчивается деловое письмо формулой вежливости: «С уважением», если начинается … | а) с личного обращения б) с коллективного обращения |
| 14. В каком случае вы употребите в деловом письме стандартную конcтрукцию «В соответствии с …»? | а) если хотите выразить претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства б) если те или иные мероприятия вытекают из ранее предпринимаемых действий |
| 15. Назовите вид письма, в котором употребляются следующие фразы: «К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что мы не удовлетворены качеством изделий, выпускаемых вашим предприятием»; «Акт экспертизы показывает, что качество втулок не соответствует ГОСТу». | а) сопроводительное письмо б) информационное письмо в) письмо-рекламация |
| 16. Приведенные профессиональные идиомы «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в соответствии с достигнутой договоренностью» используются … | а) в личных документах б) в деловой переписке в) в распорядительных документах |
| Задания | Варианты ответов |
| 17. Разнообразие содержания деловых писем обусловлено тем, что … | а) деловые письма являются особым типом документов б) с помощью деловых писем регулируются экономические и социальные отношения между корреспондентами в) с помощью писем решаются многочисленные разнообразные вопросы, возникающие в управленческой деятельности |
| 18. Составление современной деловой корреспонденции связано с соблюдением требований … | Укажите не менее двух вариантов ответа а) к структуре письма б) к использованию стандартных языковых клише в) к оформлению текста с использованием слов с эмоционально-экспрессивной окраской г) к использованию терминов |
| 19. Последовательное расположение составных частей документа – это … | а) содержание документа б) структура документа в) реквизиты документа |
4.2.3. Проверьте правильность ответов
1-а; 2-г; 3-в; 4-б; 5-в; 6-б; 7-г; 8-г; 9-б; 10-а; 11-в; 12-б, г; 13-а; 14-б; 15-в; 16-б; 17-в; 18-а, б; 19-б.
|
|