Система делопроизводства

Система делопроизводства состоит из следующих элементов: а) документирование; б) документооборот; в) организация хранения документов.

Под документированием понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации. Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию и изготовлению документа. Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, государственными стандартами, инструкциями и ведомственными нормативными правовыми документами о делопроизводстве.

Документ – это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей двоякого толкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности. Помимо требования денотативной точности (денотат – предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языку документов предъявляется требование коммуникативной точности – адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте). Как правило, в документах используются клишированные стандартные фразы:

Договор вступает в силу со дня подписания.

Во исполнение приказа №...

Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного документа или известить его телеграммой. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.

Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.

Организация хранения документов предполагает порядок комплектования, хранения, учета, обеспечения сохранности и использования документов архивного фонда.

В результате правильно организованная система делопроизводства дает возможность эффективно осуществлять обмен информацией, вести аналитическую работу, обеспечивать подготовку управленческих решений и контроль за их исполнением.