Учет обстоятельств, аудитории и места

Когда речь идет о презентации, первым делом вы должны прояснить для себя, в каких мероприятиях вы участвуете, а в каких нет. Так, например, я в большинстве случаев отклоняю предложения выступить на банкете, поскольку я не занимаюсь индустрией развлечений. Не принимаю я и приглашений выступить на совещаниях по продажам, потому что мотивация — не моя специальность. Только гений может играть любую роль в любой пьесе. Вы должны знать границы своего бизнеса, а внутри этих границ представлять себе область своих профессиональных возможностей.

Если конкретный случай — действительный или намечающийся — точно соответствует сфере вашей компетенции, то у вас, скорее всего, уже имеется опыт подобных выступлений. Тогда вы в общих чертах представляете себе аудиторию и, возможно, даже выступали в этом зале. Однако профессионализм требует от вас проверить все эти три фактора: обстоятельства, аудиторию и место.

Авиакомпания «Нимфо Эйрлайн» испытывала финансовые затруднения и поэтому брала на работу тех пилотов, которых уже давно отвергли другие авиакомпании. Среди них был и капитан Нимрод. В первый же день работы он уселся в кабине единственного реактивного лайнера компании и поставил фляжку бренди на автопилот. «Поехали, — сказал он экипажу. — Я знаю эти реактивные самолеты как свои пять пальцев. Я опытный пилот. Мы летим в Тунис, так? Я бывал там много раз. Нет, не морочьте мне голову маршрутом и прогнозом погоды — мы и так всегда туда попадали. Просто нужно повернуть влево после Марселя. Давайте не тратьте время на проверку уровня топлива — техники на земле уже сделали это. Включайте двигатели. Что у нас сегодня на обед?»

Чтобы избежать катастроф, поджидающих капитана Нимрода и подобных ему людей, я предлагаю вам ответить на приведенные ниже контрольные вопросы. Их цель — сфокусировать ваше внимание на объекте, чтобы вы могли выбрать для него подходящую презентацию. Я разделил все контрольные вопросы на три категории, однако вы не должны забывать, что нужно рассматривать презентацию как единое целое. Я помню, как одну успешную во всех других отношениях конференцию постигла неудача из-за медленного обслуживания и очень плохого качества пищи в отеле (заказывал его не я).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ: УЧЕТ ОБСТОЯТЕЛЬСТВ, АУДИТОРИИ И МЕСТА

Иногда у вас есть возможность встретиться со своей аудиторией заранее, если ваша презентация является лишь одной из многих, как это бывает на конференции. При этом вы можете почувствовать аудиторию и ее реакцию. Полезно представлять себе аудиторию не просто как собрание отдельных личностей — хотя это так и есть, — но как единое целое, которое больше суммы составляющих его частей, — другими словами, как социальный организм со своей жизнью и своими особенностями.

Разумеется, это предполагает, что аудитория уже просуществовала в течение некоторого времени. Если это действительно так, то вы получите преимущество, понаблюдав за ней в действии, когда она реагирует на другого оратора или другую презентацию. По крайней мере, вы увидите, чего делать нельзя!

Если аудитория собралась лишь для того, чтобы выслушать вас и ваших коллег, помните, что эти люди могут быть не знакомы друг с другом (даже если они работают в одной организации). В этом случае вы должны продемонстрировать свое понимание того, что они, как и вы сами, находятся в новой и, возможно, непривычной ситуации. Если время и размеры аудитории позволяют, есть смысл попросить присутствующих представиться и кратко обрисовать свои ожидания.

По возможности следует посетить место выступления заранее. Очень легко сделать ложные предположения относительно места презентации. Помещение, которое одним людям представляется большим, для других окажется мало. Недавно меня пригласили провести семинар в президентских апартаментах в международном отеле, расположенном в одной из африканских стран. Я представлял себе вереницу комнат, напоминающих дворец. На самом же деле двенадцать участников семинара теснились вокруг президентского обеденного стола в комнате, где даже не было места для проектора с экраном. Никогда не забывайте о достойной уважения военной поговорке: «Время, потраченное на рекогносцировку, редко бывает потрачено зря». Идите и смотрите.

Планирование и составление презентации

На этом этапе вам понадобится ручка, бумага и/или персональный компьютер. Теперь вы точно представляете себе намеченное событие, что от вас ожидают, состав и численность аудитории, а также помещение, где вам предстоит выступать. После переговоров с организаторами вы будете знать, сколько времени вам выделено на общение со слушателями. После этого начинается реальная работа.