Ключевые положения

• Ясность письма начинается в голове. Гёте писал: «Если человек желает писать ясным стилем, то пусть сначала добьется ясности в мыслях».
• Можно выделить три основных элемента письменного документа: структура и план, содержание, стиль.
• Эти элементы могут быть искусственно выделены и проанализированы, но работать они должны вместе, как единое целое. Составлению структуры и плана можно без труда научиться. Критический фактор содержания — это истинность того, что вы излагаете. Правда — лучший коммуникатор. Однако совершенствование стиля требует определенных размышлений и усилий.
• Полезно воспринимать письменную речь — письма, меморандумы, доклады — как изложение на бумаге своего обращения к собеседнику. Тогда вы получаете возможность применить сформулированные для устной речи принципы ясности, планирования и подготовки, простоты, яркости, естественности и краткости.
• Как и всякая другая коммуникация, составление писем и докладов предполагает пропорциональное увеличение планирования. Перечислите в порядке уменьшения важности основные положения своего сообщения. Сделайте черновой набросок, а затем работайте с ним, пока не доведете до нужного состояния.
• При разговоре тон вашего голоса может подчеркнуть смысл или важность того, что вы говорите. Тон в равной степени присутствует и в письменной речи, хотя добиться его правильности гораздо сложнее. Ваше внутреннее состояние передается при помощи высоты и вибраций голоса. Убедитесь — при необходимости читая написанное вслух, — что слова вашего письма отражают музыку ваших мыслей.
• Сжатость, или краткость, особенно важна в деловых документах. Выражение «я думаю» гораздо лучше, чем фраза «по моему мнению, вполне правомерно было бы предположить». Джордж Бернард Шоу сказал замечательные слова, передавая письмо приятелю: «Прошу прощения, что письмо такое длинное, но у меня не было времени сделать его короче».
• Если все это звучит слишком просто, напоминайте себе, что писать ясно, просто и понятно — это сложная задача. Требуется немало потрудиться, чтобы в совершенстве овладеть искусством письменной коммуникации, но разве оно не стоит затраченных усилий? Кроме того, это приносит удовольствие.

Люди думают, что я могу научить их стилю. Это не так. Нужно иметь, что сказать, и выразить это как можно яснее. Вот в чем единственный секрет стиля.
Мэтью Арнольд

ГЛАВА 6. ИСКУССТВО ЧТЕНИЯ

«Хорошей книгу делает хороший читатель», — говорил Р. В. Эмерсон. Но что такое хороший читатель? Чтение — это четвертое из основных навыков коммуникации. Возможно, о нем забывают или его игнорируют даже больше, чем умение слушать. Только в нескольких книгах по коммуникации отведено место этому навыку.

Одна из трудностей английского языка состоит в том, что в нем для письменной речи нет слов, эквивалентных понятиям «слышать» и «слушать» для речи устной, и поэтому в обоих случаях используется глагол «читать». Чтение может быть всего лишь восприятием того, что изображено на экране или на бумаге. Однако хорошее чтение подобно слушанию — оно предполагает активность, когда вы уделяете время и внимание тому, что читаете, и остаетесь открытыми для всех открывающихся возможностей.

Проблемы, возникающие перед читателем, который жаждет удобоваримой пищи для ума, в большинстве своем вызваны недостатками «кулинарных» навыков писателя. К таким недостаткам относятся:

• плохая структура;
• непривлекательный внешний вид и формат;
• напыщенные фразы и повторения;
• излишняя длина ноты;
• отсутствие примеров или иллюстраций;
• непонятные диаграммы;
• неповоротливость или туманность мышления;
• слишком много информации;
• слишком мало информации;
• неприятный тон.

Хороший читатель, как и хороший слушатель, не будет всецело сосредоточиваться на внешних недостатках, особенно если он чувствует, что золото скрыто глубже.

Подобно золотоискателю, вы можете обнаружить немного золотого песка или даже самородок, хотя при последующем рассмотрении может выясниться, что это пирит.