Составление эффективных докладов

Первый шаг заключается в том, чтобы определить, должен ли доклад быть самостоятельным документом или играть вспомогательную роль по отношению к любого рода устной коммуникации — беседе, лекции или брифингу. В последнем случае он может представлять собой предварительный документ или презентацию, которые представляются небольшому комитету, а за тем выносятся на общее собрание. При этом функции доклада в большей степени напоминают функции памятной записки. Если ситуация позволяет, нужно выбирал, именно это сочетание письменного документа и устной коммуникации — особенно если главным результатом должно стать действие.

Ваш доклад должен начинаться со вступления, которое сообщает о целях и задачах документа. Цели и задачи также должны быть отражены в названии доклада. Формат доклада должен включать в себя — как у книги в миниатюре — имя автора и дату составления. Основная часть, содержащая информацию, факты доказательства и рассуждения, должна быть сжатой, ясной и организованной в строгом порядке, с разбиением на главы, с заголовками сбоку текста и пронумерованными параграфами. Заключение не должно оставлять у читателя сомнений в выводах и рекомендациях автора.

Ваши ключевые положения должны быть помещены в наиболее подходящие места, а трудные или специальные термины всегда сопровождаться пояснениями. Иллюстрации, которые должны отвечать всем требованиям, предъявляемым к наглядным пособиям, помогут сэкономить время и место, однако сложные вспомогательные данные следует приводить в виде приложений в конце документа. Минимальные требования к стилю не отличаются от тех, которые предъявляются к письмам и другим видам деловой документации. Помимо всего прочего, доклад должен выполнять поставленную задачу при помощи минимального количества слов, и особенно в тех случаях, когда слово письменное используется в сочетании с устным.

Разумеется, чтобы удовлетворить требования Черчилля к краткости, требуется упорная работа и соответствующий навык. Длинные и усложненные доклады составлять гораздо проще. Простота чтения усложняет написание. Более того, ложная маркетинговая доктрина способна убедить нас, что толстая пачка бумаги, пышные фразы и непонятные диаграммы могут каким-то образом подчеркнуть важность обсуждаемого предмета и значение сделанных выводов.

Требования к письменному языку и принятые условности в нем действительно отличаются от соответствующих норм устной речи. Но вы должны стараться разговаривать с читателем так, как будто он сидит напротив вас. Попытайтесь прочесть вслух то, что вы написали, и оцените, как это звучит. Помните, что ваша цель не должна состоять в том, чтобы писать на литературном языке (во всяком случае, в нашем контексте), а также не обращайтесь к университетской аудитории.

Вы пишете для того, чтобы вас поняли, и составляете документ именно вы, а не кто-то другой. «Используйте тот язык, который вам подходит, — писал Р. В. Эмерсон, американский эссеист, поэт и философ, — все равно вы не сможете выразить ничего, кроме самого себя».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ: БУДЕТ ЛИ ВАШ ДОКЛАД ЭФФЕКТИВНЫМ?