Работа с документами

Рассортировав ваши папки с бумагами и избавив себя от ненужных бумаг наиболее надежным способом (выбросив их в корзину), вы готовы теперь управлять потоком новых бумаг: различных документов, которые оказываются у вас на столе каждый день.

Один из самых надежных и часто рекомендуемых способов работы с бумагами заключается в том, чтобы брать каждый документ в руки только один раз. Этот способ еще называют идеей, оцененной в миллион фунтов. Менеджеры, которые познакомились и применяют этот метод, сохраняют себе один час в день, или 220 часов в год. Не откладывайте в сторону письмо или памятную записку, на которые нужно ответить, до тех пор, пока вы не подготовите ответ. Часто гораздо проще обдумать ответ сразу после того, как вы прочитали письмо и ваша реакция на него еще не забыта.

Существует противоположная точка зрения, утверждающая, что для правильного восприятия письма его необходимо прочесть несколько раз. Действительно, бывают ситуации, при которых вам необходимо более глубоко обдумать предложения, содержащиеся в письме, чтобы дать на него немедленный ответ. В таком случае отложите решение по проекту, который содержится в письме, особенно если вам нужно предварительно посоветоваться.

Подобные достаточно жесткие методы работы с письмами и сообщениями потребуют от вас постоянной практики и железной воли. Но тем не менее они являются основой работы с документами, и, придерживаясь их, вы вскоре выработаете правильную привычку.

Если письма приходят целыми мешками, не поддавайтесь панике. Сортируйте их каждое утро по отдельным стопам, соблюдая приоритеты:

Таблица 8.2. Горы рассортированных документов

Расположите стопу бумаг высшего приоритета, требующих вашего немедленного ответа, в центре письменного стола и не убирайте остальные бумаги с рабочей поверхности. В данный момент времени вы должны думать только об одном. Вы должны сконцентрировать все свои силы только на одной задаче. Все ваше внимание уделите только одной теме.

Полезно положить некоторые бумаги в выдвижной ящик стола или в папку с файлами, где она и будет находиться в гордом одиночестве до тех пор, пока кто-нибудь не спросит о ней. Я называю его ящиком для вылеживания бумаг. Вылеживание — это время, определяемое вашими привычками, но рассчитанное или обдуманное вылеживание является мощным оружием в вашем арсенале. Используйте его выборочно и не слишком часто. Некоторые проблемы, будучи предоставленными самим себе, решаются без нашего участия. Если кто-то спросит о такой проблеме, вы спокойно можете сказать, что вы пока изучаете вопрос, а затем быстро начнете над ним работать. Конечно, при таком подходе есть некоторая доля риска, но он позволяет вам сберечь часы, потраченные на решение таких задач, которые могут исчезнуть сами, до того как вы потратите на них некоторые, иногда значительные усилия. Заглядывая в ящик стола время от времени и только просматривая лежащие там документы, вы всегда будете в курсе того, что вам следует делать, если возникнет необходимость принять быстрое решение по какому-нибудь документу.

Последнее правило: очистите поверхность стола полностью или, по крайней мере, приведите ее в полный порядок и сделайте это своей привычкой. Не может быть хорошего работника, если у него на верстаке разбросаны тупые инструменты, деревянные стружки и в банках застывший клей к концу рабочего дня. Чистая поверхность вашего письменного стола — это фундамент для вашей завтрашней работы.