Документи УСОРД

УСОРД забезпечує документування таких процесів:

- створення, реорганізації та ліквідації організацій, закладів, підприємств;

- приймання на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення з роботи робітників і службовців, надання їм відпусток, їх заохочення, накладення на них дисциплінарних стягнень;

- контроль за виконанням документів.

В УСОРД входить 21 вид документів, з них 15 – належить до комплексу уніфікованих форм ОРД (подання, наказ, статут, положення, інструкція, правила, акт, допо­відна записка, пояснювальна записка, кадрова анкета, до­повнення до анкети, графік відпусток, заява, структура і штатна кількість, штатний розклад), а 6 документів - в комплекс уніфікованих форм не включено (лист, постанова, протокол, розпорядження, рішення, вказівка).

Методичні рекомендації щодо уніфікації текстів ОРД передбачають уніфікацію складу інформації, засобів і способів її подання, а також структуру тексту.

Уніфіковані форми ОРД, розроблені згідно з державними стандартами, необхідно погодити з Держспоживстандартом України, Державним комітетом архівів України і зареєструвати у Держспоживстандарті України.

Впровадження УСОРД призначене сприяти оператив­ному вирішенню управлінських завдань, зниженню витрат праці і часу на роботу з документами, підвищенню якості Документів, оптимізації документообігу, скороченню його обсягів.

У кожній установі встановлено перелік уніфікованих форм ОРД, які відповідають нормативним актам, чинним класифікаторам уніфікованих документів, рекомендаціям ЕДСД.

ОРД, включені в такі переліки, повинні відповідати змісту і формам діяльності певної установи. Перелік затверджує керівник установи і є обов'язковим нормативним документом.

3.Вимоги до організації тексту службових документів

Символічно, що народження держави супроводжувалося прийняттям Закону «Про мови», входження ж українського поспільства в нове тисячоліття – з’явленням національних стандартів розроблених Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів.України. Передусім – ДСТУ «Уніфікована систем організаційно-розпорядчої документації», що з 01 вересня 2003 року регламентує правила документування організаційно-розпорядчих документів (К.: Держспоживстандарт України, 2003. – 22 с.), та „Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (К.: УНДІАСД, 2004. – 62 с.), а також ДСТУ 2732: 2004 „Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення”. (К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с.).

На разі для ефективного вирішення проблем сьогодення, успішного документування управлінської інформації замало знання правил уніфікованого оформлювання документів та вміння ними послуговуватися у повсякденній трудовій діяльності. Не менш вагомим, на наш погляд, є здатність комунікантів –учасників управлінського процесу організовувати змістовне наповнення документів, власне те, заради чого створюється документована форма вагомих управлінських рішень.

Згадаємо: змістовне наповнення документованої форми вагомих управлінських рішень з метою забезпечення їх схоронності, передання у просторі і часі згідно з ДСТУ 2732: 2004 реалізується текстом службового документа. То ж спробуємо зазирнути до таїни слова, тієї, за твердженням Івана Франка, «живої схованки людського духу», що набуває вияву в тексті службового документа.

Загострена увага до ділового мовлення як вагомого чинника документування управлінської діяльності – це спроба вийти з кризи культури, що назріла в минулому столітті, відійти від її масовості, насильно впроваджуваної у суспільстві. За влучним висловом відомого корифея мовознавства В. Русанівського, “мовна неграмотність, невміння написати елементарний текст, перекласти його з української мови на російську і навпаки перестали сприйматися як плями на службовому мундирі”. Дуже прикро, що окремі відголоси мовного невігластва, як спадок, і донині звучать із високих трибун народовладдя.

Проте психологія натовпу і відповідна їй масова культура уже не влаштовують сучасний бізнес, який вимагає високого рівня розвитку в особистісній і професійній сферах. На разі актуалізується вміння послуговуватися такими невичерпними цінностями як мова, мовлення – живий вияв мови – на всіх її рівнях і, передовсім, у сфері ділового спілкування.

Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. З точки зору лінгвістики інформація сприймається як номінація, зміст, смисл.

Інформація як одержання, набуття нових знань про предмети, явища, відносини, події об’єктивної дійсності, перебуваючи поза межами лінгвістики, покладена в основу вивчення теорії і практики комунікації. В основу досліджень цієї наукової дисципліни покладено також непорозуміння між комунікатором (передавачем) і реципієнтом (сприймачем), породжені неадекватним відтворенням інформації повідомлюваного, її взаємного розуміння між учасниками управлінських відносин.

Залишається осторонь діловодних процесів та їх документування і змістовно-підтекстова інформація, що містить приховану інформацію, відтворювану шляхом породження асоціативних значень.

Змістовно-концептуальна інформація висловлюється модальністю, що передбачає суб’єктивне висловлювання мовця до змісту висловлюваного як вияв реальності / ірреальності висловлювань.

Об’єктивна оцінка рівня реальність/ірреальність, виявляється реченнями, надфразними єдностями (текстовими одиницями вищого рівня). Логічність, аргументованість – типові ознаки управлінської документації – звично не залишають місця для суб’єктивно оцінювальної модальності.

До мовної скарбниці службового слова веде нас окрема наука – стилістика, що походить від грецького stilos – паличка для письма на вощаних дощечках з одного боку із загостреним кінцем (для написання), з іншого – плоским (для стирання). Граматика вчить писати, а стилістика вчить говорити добре і так, щоб не можна було не слухати, – говорив один мудрець.

У сучасному тлумаченні стиль – різновид літературної мови, що обслуговує певну системну сферу суспільно-виробничої діяльності мовців, систему понять та відношень у цій сфері.

Офіційно-діловий стиль, охоплюючи стосунки між членами суспільства, організаціями та установами, між урядовими установами та представниками суспільства, є синтезом стильових особливостей найважливіших документів, в яких відбивається історія народу. Це стиль Конституції, законів, постанов, розпоряджень, програм, наказів, та інших жанрів у документальних потоках управлінської інформації.

Свого часу Петро Перший відправляв державотворців у науку до іноземців, аби запозичили краще з ділового “стилю”. Справжнім надбанням цієї роботи стало з’явлення Генерального регламенту – першого нормативно-правового документа з організації діловодства. Для сьогодення, можна сказати, характерний черговий похід “в науку” до іноземців. Ілюстративним підтвердженням цього є суттєві зміни в стилі написання службових листів. “Кинувши оком” на європейський стиль спілкування, що виключає вживання канцелярсько-бюрократичних фраз типу Про виконання повідомте, негайно інформуйте про..., текстознавці схиляються до більш ввічливого, пошанного тону. Ці нині невід’ємні в діловій кореспонденції атрибути нашаровуються на тон документа, що, обумовлюючись ситуацією ділового спілкування, чуттєво реагує на його зміст, рівень офіційності. Прохання, спрямовані важливим державним діячам, повинні мати більш офіційний та пошанний тон, ніж звичайні ділові листи. За структурно-лінгвістичними вимогами вони містять вступну та заключні форми ввічливості, які, підпорядковуючись меті документа, сприяють йому найкращим чином. Зрозуміло, дотримуючись почуття власної гідності, не варт зловживати доброзичливістю, адже її надмірність часом обертається бумерангом – адресат втрачає інтерес до документа.

Саме стилістика дає відчуття цієї тонкої грані, оперуючи поняттями не правильно-неправильно, а краще-гірше, доречніше, доцільніше. Мовленнєва культура особистості великою мірою залежить від її зорієнтованості на основні риси бездоганного, зразкового мовлення. Щоб бути зразковим ділове мовлення має характеризуватися такими найважливішими чинниками:

Документу інформацію за способом організації тексту вміщують у:

– розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності, так як вони відбуваються в дійсності (використовується в автобіографіях, протоколах, звітах та ін.), найчастіше дотримуючись зовнішнього, хронологічного принципу, а не внутрішньому, причинно-наслідкового;

- опис (у звітах, актах, наказах, постановах) характеризує явища через перелік ознак, властивостей; його частини - елементи опису - розкривають ті чи інші риси предмета чи аспекти питання, виключаючи загальну характеристику явища, обґрунтовують і конкретизують їх;

– міркування (для документів з низьким рівнем стандартизації) передбачаєлогічно послідовний ряд визначень, суджень і висновків через розкриття внутрішнього зв’язку явищ і, як правило, аргументуючи певне судження через причинно-наслідкові зв’язки, доказовістю вдається до зіставлення, порівняння, змісту цих зв’язків.

У деяких видах документів способи викладу поєднуються, взаємодіють, доповнюючи один одного.

Послідовність викладу визначається побудовою конкретних доказів: дедуктивного (від загального до часткового) або індуктивного (від фактів до узагальнень). Шлях доведення від загального до конкретного або, навпаки, від фактів до узагальнень становить основу побудови тексту службового документа. Якщо на початку документа викладаються обставини, які викликали його появу, або вказуються причини саме такої постановки питання, а наприкінці викладається мета документа, то такий порядок викладу прийнято називати прямим. Якщо ж спочатку викладається мета документа, а вже потім даються пояснення, наводяться факти, розрахунки – зворотним.

Найзагальніша вимога, яка ставиться стильової організації до викладу матеріалу в службовому документі полягає в плануванні загальної системи викладу, дотримання чітких законів логіки як під час переходу від однієї частини тексту до іншої, так і в окремих формулюваннях. Переконливий і несуперечливий виклад мети документа – його головної складової частини – є тим стрижнем, на який нанизуються в логічному порядку думки, покликані обґрунтувати, довести, роз’яснити й доповнити цю мету. Так, незаперечна істина: добре пише той, хто добре думає.

Аргументованість викладу фактичного матеріалу, використаного в службовому документі, підтвердження думки лише перевіреними фактами, точними даними, надають юридичної значимості документові. Неуважність, небажання або невміння тих, хто відповідає за документ, знижує його якість, зважте, на знімаючи відповідальності за припущені помилки.

Зміст, а отже і текст організаційно–розпорядчих документів, покладених в основу управління, переважним чином мало формалізований, йому властива вільна літературна форма викладу. Значимим при його організації є актуальність повідомлюваних фактів – ступінь їх вагомості саме в цей момент, у цій конкретній ситуації.

„Будь-який текст може бути розглянутий як з точки зору організації його змістовної сторони, так і з точки зору організації плану вираження, хоча обидві ці сторони – і зміст, і форма, зауважує А.П.Коваль, – реально невіддільні”.

План

1. Поняття про класифікацію. Класифікація як інструмент управління.

2. Класифікація за інформаційною складовою документа.

3. Класифікація документів.

1. Поняття про класифікацію. Класифікація як

інструмент управління.

Розробка загальної класифікації документів представляє собою одну з ведучих, та не досить розроблених теоретичних направлень діловодства.

Класифікація є одним із методів пізнання. Без неї неможливо вивчити існуючі види документів, систематизувати їх, встановити різницю між видами документів, що виділяються по різним ознакам.

Класифікація документів – одна з найбільш давніх і до цих пір не вирішених проблем. Початкові етапи її поєднані з організацією та систематизацією зборів, утворенням списків одиниць, зберігання, тобто з роботою перших бібліотек та архівів, в тому числі староєгипетських та асірійських.

Історично першим практичним способом розподілу документів в логічну послідовність – класи підкласи і ще менші частини – є класифікації, які базуються на ознаках змісту документа, особливо його тематиці. Тематична ознака, покладена в основу бібліотечно-бібліографічних класифікацій, в результаті призвела до розробки Десятичної класифікації М. Дьюі і її модефікацій, що використовуються більшістю бібліотек світу.

Подібно класифікаціям друкованих творів, рукописів та інших документів, на основі предметизації базувались і перші класифікаціїописів винаходів. Перші класифікації будувались з урахуванням інформаційної складової документа.

Комплексний підхід до класифікації документів, враховуючий особливості смісту і форми, бере свій початок в ХХ ст. одночасно з введенням в наукову термінологію поняття «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації була здійснена П.Отле в його «Трактате о документации»(1934р), де закладені основи класифікації, враховуючи не лише деякі ознаки текста, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія.

Активно проблема класифікації документів починає розробляться лише в кінці 1960-х початок 1970-х років в рамках інформатики, книго- і архівоведення, а в кінці 1980-х бібліотеко - бібліографоведами. Більшість підходів було зумовлено специфікою диференціації документів, прийнятій в тій чи іншій науці або області діяльності. Лише в останні часи завдяки праці А.В. Соколова, Ю.Н.Столярова вдалося зробити класифікацію, яка базується на урахуванні інформаційної та матеріальної складової документа.

2.Класифікація за інформаційною складовою документа.

Основні ознаки класифікації за інформаційною складовою документа- зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, які використовуються для запису інформації; призначення для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, що використовується для запису змісту; ступінь поширення інформації; спосіб запису інформації.

Класифікація документів за змістом.

Класифікації, в основу яких покладено ознака змісту документа, називають семантичними. В них здійснюється розподіл на види і підвиди в залежності від ознаки зміста документа по темах, предметах, проблемах.

Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикатів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.д. Тематика, предмет, а також основні змістовні аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів), котрі також можуть служити основою для будівнитства класифікації документів.

Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документно-комунікаційній сфері і тому виявляються найбільш розробленими. До них відносяться п ять варіантів Бібліотечно- бібліографічної класифікації, Універсальна десятична класифікація (УДК), Десятична класифікація Дьюі, Єдина класифікація літератури для книговидання і інш. Існують змістовні класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. На ціх класифікаціях базується організація більшості інформаційно-пошукових систем і документних масивів.

Поки ще не існує єдиної семантичної схеми класифікації документів,

об єднаної для всіх країн світу. За кордоном в основному використовується УДК – міжнародна класифікація, яка охоплює всі розділи знань, побудована по десятичному принципу і використовується для індексації та пошуку документів в фондах, картотеках і т. д. Вона є інтелектуальною власністю Міжнародної Федерації по документації. Частина країн використовує Десятичну класифікацію М.Дьюті, або свої національні класифікації. Наприклад, національною для США признана «Класифікація бібліотеки конгреса США» - названа система бібліотечно- бібліографічної класифікації розроблена в 1901-1941 роках. Вона використовується для організації каталогів бібліотеки конгреса та централізованій каталогізації. В країнах СНГ, в т.ч і в Україні, крім УДК, використовується Біблііотечно –бібліографічна класифікація (ББК) –ієрархічна комбінаційна система бібліотечно –бібліографічна класифікація, розроблена в 1957-1968 роках

об єднаними зусиллями бібліотек і інших установ бувшого СРСР.

Серед класифікаційних характеристик змісту виділяють також структуру організації матеріала, стиль його викладу, жанр твору.

Класифікація документів по рівню узагальнення інформації.

По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинні та вторинні.

У первинному документі є інформація, яка являється описом результатів вчень, розробок, дослідів і оригінальна за своїм характером Такий документ відображає собою результат наукової, виробничої, управлінської, творчої діяльності. Його задача складається в забезпеченні суспільства первинної інформації.

Вторинний документ являється результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів.Вторинний документ (або інформаційний) включає в себе інформацію про первинний документ, отриманий шляхом інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення – забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Класифікація документів за характером знакових

способів фіксації інформації.

Відрізняючою особливістю документа є те, що інформація, яку він несе, передається тими чи іншими знаками.

Знаковість – обов’язкова властивість документа, так як лише в знаковій формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта.

Класифікації, враховуючі особливості знакових методів фіксації, передачі людиною інформації, відносяться до ряду формальних класифікацій.

В них розділяють текстові та нетекстові документи.

В текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) звичайної мови

(книжка, журнал, стандарт …). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує в письмовому вигляді – слова (мова) закріпдені на матеріальному носії умовними знаками письма. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найбільш точна передача змісту. Назва «текстовий документ» може означати не лише письмовий документ, але і фонодокумент.

Одним із основних видів текстового документа, в якому інформація передається любим способом письма, являється письмовий докумунт – частіше за все літературний документ, зміст якого передано словесно в письмово зафіксованій формі. Тобто, синонімами терміна «текстовий документ» можуть виступать «письмовий» або «літературний документ».

До письмових документів можуть відноситись рукописні, машинописні, друковані документи, поскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії – це їх видові відмінності.

Нетекстовий документ оформляється у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних та других немовленевих знаків. До них можна віднести: ідеографічний, звуковий, матричний, іконічний документ. Їх часто називають невербальними (немовленевими).

Іконічний документ – це той, в якому знак подобний відбиваємому об єкту (картина, кінофільм, відеодиск). Різновидом цього класу документів є ізографічний документ, в якому зображення передається системою художніх методів живопису, графіки, фотографії.

Ідеографічний документ – той, в якому знак відображає умовне значення, не виражаючи реальних предметів чи явищ (карта, нота, креслення). До цього класу документів відносяться картографічні і нотні документи: картографічні показують зображення особливих об єктів - поверхня землі або інших небесних тіл – виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ – це запис музичного твору графічними знаками, що представляє собою особливу систему – нотний запис.

Звуковий документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (платівки, музичний компакт-диск).

Матричний документ –виконаний за допомогою «матричної мови», тобто складається з кодових ячеєк-матриць, за допомогою яких ведеться кодування інформації в формі, доступній для «читання» машиною (перфокарти, перфоленти, магнітні та оптичні диски, дискети для ЕОМ). Звукові та матричні документи відносяться до складу технічно-закодованих, що мають запис, доступний для відтворення лише за допомогою технічних засобів, проекційної апаратури та комп ютера.

Комплексний документ об єднує два чи більше знакових методів фіксації інформації (журнал «Кругозор» з музичним додатком; курс іноземної мови з підручником і касети із звуковим записом).

Класифікація документів по мірі запису інформації.

Особливістю носія інформації є така ознака, як міра запису інформації. Нею визначається місце, що займає документ (його матеріальна основа) в просторі.

По цій ознаці розрізняють одно-, дво-, трьохмірні (об’ємні) документи. В одномірному середовищі запис інформації виконується азбукою Морзе (двоічний код) «в строчку» або в лінійній послідовності.

Однак, абсолютна більшість документів – двомірні, мають розмір (формат) і об єм (кількість сторінок). Запис інформації на цьому носії представляє собою два виміри. Це букви, цифри, ноти, графічне і художнє зображення, штрихове кодування, звукові бороздки магнінної плівки. В трьохмірному середовищі записують голограми і частково «растровий» друк (календарики з мигаючим зображенням).

Класифікація документів за призначенням для сприйняття

інформації.

Інформаія, що зафіксована в документі за допомогою визначених знакових засобів, може сприйматися людиною, як безпосередньо

По суб’єкту сприйняття семантичного змісту усі документи поділяють на людиночитаючі – вони «читаємі» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів – та машиночитаючих - призначених для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дісплея.

До людиночичих документів відносяться усі види видань (книжка, журнал, газета).Машиночитаючі документи – це мікрофільм, діафільм, магнітна плівка, платівка, перфокарта, диск, дискета, компакт-диск на машиночитаючих носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни будови носія. За їх зовнішнім виглядом людиною не можливо встановити зміст таких документів, тому, що вони виконані одним з технічних способів(наприклад, зміненням глибини звукової доріжки в грам платівці).

Класифікація документів по каналу сприйняття інформації.

Інформація, що знаходиться в документі, може сприйматися за допомогою органів відчуттів (зір, слух, дотик).

По каналу сприйняття знаків, що використовуються для запису змісту, відрізняють візуальний, тактильний, аудиальний та аудиовізуальний документи.

Візуальний – це документ, зміст якого людина (реципіент) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, фотографії, репродукції і т.п. на любому носії, включаючи екран діапроектора, телевізора або ЕВМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (книжка для сліпих).

Аудиальний – це звуковий або чуючий документ, зміст якого може сприйматись лише слухом (грамплатівки, музичний компакт-диск).

Аудіовізуальний документ – це той, що одночасно сприймається зором і слухом (звуковий кінофільм, відеодиск, відеофільм).

По підрахункам спеціалістів до 75% всієї інформації людина отримує через орган зору. Аудиальна інформація складає 13% від всієї поступаючої інформації через органи відчуття людини.

Класифікація документів за ступенем їх розповсюдження.

За ступенем розповсюдження відрізняють опубліковані, неопубліковані та непублікуємі документи.

Документ, призначений для широкого і багаторазового використання, маючий тираж (незалежно від способа тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ має інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженій кількості машинописних екземплярів (дисертація, інформаційна карта).

До непублікованих документів відносять документи одноразового використання, необхідні для прийняття конкретних управлінських рішень (адміністративно – господарські, планово-економічні, фінансово-бухгалтерські, комерційна документація).

Класифікація документів за способом документування.

За способом документивання виділяють рукописні, друковані, механічні, магнітні, фотографічні, оптичні, лазерні, електронні документи.

Рукописні – це письмовий документ, при утворенні якого знаки письма наносяться від руки. Рукописом або рукописним документом можна назвати не лише словесний текст, записаний «від руки», але і твір художнього мистецтва, а також креслення або карту. До рукописних відносять також документи, оформлені за допомогою машинопису (за допомогою друкарської машинки або ЕОМ). До рукописних відносять дисертацію.

Друкований – це документ, виготовлений поліграфічним або другим методом (наборним, копіювально- розмножувальною технікою). Такі документи випускаються видавнитствами або типографіями. На друкованому документі запис інформації проходить в основному, методом нанесення фарби на його поверхню. Але може використовуватись і інший спосіб: видавлювання знаків шрифта Л. Брайля в в книжках для сліпих. В теперішній час друкований документ – самий розповсюджений клас документів: книжки, газети, журнали, карти. Такі документи часто називають творами друку або видавництвом.

Механічний – це документ, запис інформації на якому відтворюється механічним способом: шляхом вирізання на поверхні рухаючогося (грамплатівки, фотографічні валіки) або шляхом здійснення отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфоленти)

Магнітний – це документ, запис інформації на якому виконується шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітних документів відносяться магнітні стрічки, диски та дискети, відеодиски.

Фотографічні – це документ, створений фотографічним способом, основаним на зміні оптичної густоти участків фотоматеріала (фото-, кіноплі-

вка, фотопапір) під дією світового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюється відповідно до записуючого сигнала (фотографії, діапозитиви, кінофільми, мікрофільми.

Оптичні- це документ запис інформації на якому здійснюється зфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, постійно запам’ятовуючий пристрій).

Лазерний – це документ, запис і читання інформації на якому здійснюється безпосередньо лазерним променем (оптичний диск, CD-ROM, галограма).

Формується ще один самостійний клас документів – електронний документ. Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа. Його опрацювання відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

3.Класифікація документів

Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документ - це матеріальний об'єкт з інформа­цією, закріпленою створеним людиною способом для передачі її у часі і просторі.

Переважну частину управлінської інформації фіксують. Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність - управлінською докумен­тацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.

Документи використовують в різних галузях суспільної діяльності. Вони є об'єктом дослідження різних наукових дисциплін. Тому термін " документ" багатозначний і за­лежить від галузі використання. Латинською мовою слово досшпепішп означає взірець, посвідчення, доказ. Сучасні енциклопедичні словники трактують слово " документ" у таких значеннях: 1) письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що мають юридичні наслідки; 2) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, посвідчення); 3) достовірне історичне письмове джерело; 4) матеріальний об'єкт, в якому міститься та чи інша інформація.

Згідно з ДСТУ 2732-94 " Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення" документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

В офіційно-діловій сфері документ тлумачать як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою.

Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. У документі поєднано багато функцій: інформаційну, правову, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, облікову, історичного джерела. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів, їх використовують як джерела і як носія інформації.

Залежно від використаного матеріалу розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, оптичному диску, голограми. В управлінській діяльності використовують здебільшого письмові (текстові) документи, н яких інформацію зафіксовано будь-яким способом письма -рукописним, машинописним, друкарським, електронним.

Найважливіші ознаки, які покладено в основу класифі­кації офіційно-ділових документів, полягають в сутності їх (формаційного та матеріального складників, а також в умовах існування ділових документів.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само справляє вплив і документ. Документ має бути достовірним, переконливим, відредагованим і бездоганно оформленим за встановленою формою.

Склавши документ, з ним потрібно ще багато працювати (зареєструвати, для того, щоб в разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо).

Для кращої роботи з документами, підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців службові документи прийнято поділяти (класифікувати) за окремими ознаками однорідності, отже

Класифікація – це поділ документів на класи за найбільш загальними ознаками подібності та відмінності

Документи класифікуються з метою підвищення оперативності роботи апарату управління, швидкого їх пошуку, підвищення оперативності роботи з ними. Відповідно до цього розрізняють види документів за кваліфікаційними ознаками

Кожен вид документа має свої особливості, але за функціональним

призначенням їх можна розділити на такі групи:

І. За змістом:

Із загальних та адміністративних питань (пов’язані із загальними питаннями управління: накази, інструкції, протоколи, службові листи і т.д.) Це організаційно-розпорядча документація (ОРД).

Фінансово-розрахункові документи (платіжні доручення, відомості виплати зарплати, бухгалтерські звіти).

Постачально-збутові, комерційні документи (накладні, звіти про реалізацію продукції і т.д.)

II. За призначенням:

Організаційні (положення, інструкції, статути і ін.).

Розпорядчі (постанови, накази, розпорядження, вказівки).

Інформаційно-довідкові (довідки, акти, пояснювальні записки, листи і ін.).

Документи колегіальних органів (протоколи).

Документи з особового складу (кадрові документи).

III.За складністю:

Прості (охоплює одне питання).

Складні (охоплює кілька питань).

IV. За місцем складання:

Внутрішні.

Зовнішні.

V. За напрямом руху:

Вхідні.

Вихідні.

VI. За походженням:

Службові, що виконуються в установленому порядку

Особовий документ (нова назва)– це документ, що посвідчує особу власника, його права, обов»язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і інші відомості про нього (внутрішні та закордонні паспорти громадян, службові посвідчення і перепустки, учнівські, студентські, воєнні квитки тощо)

Документом особового походження (нова назва ) вважається документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або той, що міститься в її приватному зібранні (………………………..)

Потрібно звернути увагу, що терміни не дозволені для вживання (наприклад, «особистий документ» замість «особовий документ» чи документ особового походження

VII. За терміном виконання:

1. Звичайні, безстрокові

2.Термінові (виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою “Терміново” – 7 днів).

Дуже термінові

VIII.За формою:

Індивідуальні (листи, доповідні і пояснювальні записки), створюються у кожному окремому випадку для розв»язання конкретної управлінської ситуації

Типові – відображають однорідні питання, складаються за зразками, розробленими вищими органами для підвідомчих організацій (інструкції, контракти, договори).

Трафаретні – заздалегідь заготовлені бланки документів з постійною інформацією і залишеними місцями для змінної

1Х. За ступенем гласнісності:

Звичайні (не таємні).

Конфіденційні та секретні (містять державну таємницю, на них проставляється гриф «Таємно»), з такими документами може бути ознайомлено тільки обмежене коло осіб. За розголошення такої інформації, а також за їх зникнення винуваті притягаються до відповідальності згідно із Законом України «Про державну таємницю»

Для службового користування (ДСК) інформація таких документів не повинна виходити за межі ПУО.

X За призначенням створення:

1. Оригінали (перші або єдині примірники офіційних документів).Має підпис відповідальної особи і в разі потреби оформляється штампом, печаткою (мокрою)

2. Копії (документи в яких точно відтворено інформацію оригіналів) з відповідними реквізитами, які надають копії сили оригіналу. Аналогічно засвідчуються і ксерокопії.

2.1. Відпуск (повна копія вихідного документа)через копірку

2.2. Витяг (копія, що відтворює певну частину офіційного документа).Наприклад виписка із наказу, рішення колегії, тощо

2.3. Дублікат (повторний примірник документа).Має юридичну силу оригіналу. Видається в разі втрати оригіналу. В правому верхньому куті ставиться відмітка – «Дублікат»

У юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.

XI За терміном зберігання:

Документи постійного зберігання(75 років і постійно)

Документи тривалого зберігання (понад 10 років).

Документи тимчасового зберігання (до 10 років).

ХІІ За юридичною силою:

1. Справжні (істині), які можуть бути чинні і не чинні, та підроблені (фальшиві)

ХІІІ За технікою відтворення

1. Рукописні

2. Відтворені механічним способом

ХІV За способом фіксації інформації

1. Письмові, до яких належать усі рукописні й маши-нописні документи, виготовлені за допомогою друкарсь-кої та розмножувальної техніки;

2. Графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

3. Фото- і кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

4. Фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію;

ЛЕКЦІЯ №19

РОЗДІЛ 4. Правила оформлення документів

Тема: Вимоги до оформлення документів

Мета: З’ясувати вимоги до оформлення реквізитів; розкрити поняття формуляра-зразка; охарактеризувати склад реквізитів

План

1. Загальні вимоги до оформлення документів

2. Перелік реквізитів

Самостійне вивчення

Поняття про формуляр-зразок

1. Загальні вимоги до оформлення документів

Вимоги до оформлення організаційно-розпорядчих документів ре­гламентовано ДСТУ 4163-2003. У стандарті викладено правила оформлення всіх реквізитів документа, і кожному з них визначено певне місце на аркуші паперу з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

Під реквізитом документа розуміється інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили.

Стандарт встановлює 32 реквізити документа. Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: «гриф затвердження документа» і «адресат»; «назва виду документа» і «довідкові дані про установу» (до­відкові дані про установу зазначають виключно в листах, однак при цьо­му на бланку листа не пишуть назву виду документа).

Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його ці­льового призначення, змісту, способу документування, етапів його під­готовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому доку­менті будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов'язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.

Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.

2. Перелік реквізитів

Обов'язковим є вивчення назви реквізиту та його порядкового номера. Це дає змогу систематизувати матеріал при оформленні конкретного виду документа, досягти чіткої логічної системи по­будови документа.

Графічне відтворення складу реквізитів ОРД, їх просторове розміщення зображено на схемах розташованості реквізитів доку­ментів.

Новий стандарт установляє такий склад реквізитів:

01 - зображення Державного герба України;

02 - зображення емблеми організації чи підприємства або товарного знака;

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію (індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку);

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складання або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція документа;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатка;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця та номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надійдення документа до організації від адресанта

32 – запис про державну реєстрацію

У службових документах реквізити слід розташовувати відповідно до формуляра-зразка з дотриманням полів, встановлених ДСТУ 4163-2003.

Для того щоб було простіше зорієнтуватися, пропонуємо дві схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4:

Кутовий бланк

Поздовжній бланк