Сортировка записей

Сортировка — упорядочивание информации в списке в соответствии со значением или с типом информации.

Excel предоставляет многочисленные способы сортировки записей списка. Возможна сортировка записей по возрастанию или убыванию, по любому одному или любым нескольким полям любого интервала ячеек, а также задавая пользовательский порядок сортировки. Таким образом, гибкость упорядочения записей - это то, что требуется для удовлетворения различных нужд при работе с данными. Именно это и позволяет делать команда Сортировка.

Следует различать сортировку, производимую по одному столбцу, и сор­тировку по нескольким столбцам.

В первом случае записи сортируются на основании выбранного поля по возрастанию (или убыванию) значений в этом поле независимо от места расположения данного поля.

Рис. 8 Окно формы в ходе задания критерия выборки записей из списка

Рис. 9 Окно формы с записью списка, удовлетворяющей критерию

Во втором случае записи упорядочиваются по более сложному алго­ритму, т.е. сначала строки списка группируются по значениям одного столбца, а внутри каждой группы строки, относящиеся к одному значе­нию, располагаются по значениям второго столбца и т.д.

Для того чтобы выполнить сортировку записей заданного списка, сна­чала необходимо выделить в нем любую ячейку и вызвать команду Сор­тировка из меню команды Данные. Excel автоматически определит размер списка, выделит ячейки и откроет диалоговое окно настройки сортировки (рис. 13.10), в котором следует указать, какие поля будут определять новый порядок записей, а затем указать тип упорядочения для этих полей.

Рис. 10 Окно задания параметров сортировки диапазона

Существует два типа упорядочения:

- по возрастанию -числа располагаются в порядке увеличения от наименьшего к наибольшему; текст сортируется в алфавит­ном порядке; даты - от наиболее ранней даты к самой позд­ней дате;

- по убыванию -числа сортируются от наибольшего к наимень­шему; текст - в порядке, обратном алфавитному; даты - от самой поздней даты к наиболее ранней дате.

Excel дает возможность отсортировать данные списка за один раз не более чем по трем полям, установив порядок по возрастанию или убыванию для каждого поля отдельно.