Технология создания списков

Создание списка начинается с ввода наименований полей списка (см. строку 3 рис. 1). Заполнение записей списка — ввод данных в их поля (см. строки А—23 рис.1) осуществляется двумя способами: вруч­ную, как и при подготовке небольших таблиц, и с использованием спе­циальной встроенной формы данных.

Форма данных - это наиболее удобный способ для просмотра, изме­нения, добавления, удаления записей списка, а также для поиска запи­сей, удовлетворяющих заданным условиям.

Форма данных, используемая при создании списков, а также при их обра­ботке, вызывается следующими командами:

Установить курсор в пределах списка» → Данные → Форма

Если выполнен только ввод наименований полей списка, для вызова формы следует выделить эти поля.

В результате появляется диалоговое окно формы с пользовательскими текстовыми полями для ввода значений полей списка (рис. 2). Имя окна формы соответствует имени листа, на котором создается список.

ü Введите оставшиеся записи списка с помощью формы данных.

Рис. 2 Диалоговое окно формы для работы со списками Excel

Он меняется в зависимости от ситуации обработки записей. Крат­кая информация о кнопках представлена в табл.1.

Таблица 1 Назначение кнопок формы работы со списками

Для быстрого заполнения базы можно использовать команду меню Правка → Заполнить.

Более широкие возможности автозаполнения открываются с использова­нием команд меню. Здесь можно реализовать не только последователь­ности по правилам арифметической прогрессии, но и геометрической, в том числе с указанием граничного значения. Схема автозаполнения в том случае может быть представлена следующим образом:

Выделить ячейку с начальным значением последовательности → Команда Правка → Заполнить → Прогрессия... → Задать расположение последовательности: по строкам или по столбцам → Задать значение шага → Выбрать тип последовательности → Для последовательности Даты выбрать единицы измерения: день, рабочий день, месяц, год → Задать предельное значение последовательности → ОК

Автозаполнение, реализованное с помощью команд меню, целесооб­разно применять, например, при формировании графиков дежурств (работников охраны, специалистов по отделу и т.п.).

Рис. 3 Диалоговое окно задания параметров последовательности

ü Заполните с помощью вышеописанной команды поле «№ личного дела».

Еще одна возможность автоматизации заполнения списков открывается за счет обеспечения ускоренного ввода требуемых данных, введенных в столбце выше, только по их первым символам.

Возможность дости­гается, если в окне Параметры (рис. 4) установлен флажок Автоза­вершение значений ячеек (см.: Команда Сервис → Параметры... → Вкладка Правка).

Рис. 4 Диалоговое окно задания параметров правки данных

При работе со списками можно задать условия, позволяющие осу­ществлять проверку данных, вводимых в ячейки, с целью недопущения ошибок.

Условия для определенного диапазона ячеек, или критерий правиль­ности ввода, реализуются следующей схемой:

Выделить ячейки → Команда Данные → Проверка → Вкладка Параметры → Выбрать из списка тип данных → Задать интервал значений → Вкладка Сообщение для ввода → Задать параметры подсказки → Вкладка Сообщение об ошибке → Выбрать вид действия при попытке ввода неверных данных → Ввести текст сообщения об ошибке → ОК.

Рис. 5 Диалоговое окно задания параметров проверки вводимых значений

в ячейки таблицы

Критерий правильности ввода обязательно следует задавать для столбцов с критически важными значениями, для которых данные не должны выходить за установленные пределы.

ü ЗАДАНИЕ. Задайте проверку вводимых значений для оклада сотрудников предприятия от 10000 до 50000.

Примечание. Следует отметить, что если поле списка содержит фор­мулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При изменении записи, содержащей формулу, результат фор­мулы не будет вычислен до нажатия клавиши [Enter] или кнопки За­крыть.

Рис. 6 Диалоговое окно формирования подсказки, предваряющей ввод данных в ячейку

Рис. 7 Диалоговое окно формирования сообщения об ошибке при введении данных в ячейку таблицы