Понятие списка и базы данных в Excel

Для анализа и обработки данных в MicrosoftExcel имеется специаль­ный инструментарий, позволяющий структурировать и хранить данные в связанном виде, а также составлять и получать различные отчеты. При этом таблицы данных должны быть представлены в виде списка или базы данных.

Списком называются таблицы, содержащие уникальные записи (имена полей) в первой строке.

В терминологии Excel понятия «список» и «база данных» являются сино­нимами.

Строки таблицы называются записями базы данных, а столбцы — полями.

ü Начните создавать список, аналогичный представленному на рис.1, заполнив только первые 3 записи, № личного дела не заполняйте.

Рис. 1 Окно Excel со списком - сведениями о сотрудниках предприятия

Список содержит информацию о каждом сотруднике: номер личного дела, ФИО, должность, пол, год рождения и т.д. - это поля списка. Так, в строке 5 показана запись на сотрудника с личным номером 1265, а в строке 8 - на сотрудника с личным номером 1269.

При создании списков следует придерживаться следующих правил:

- на одном рабочем листе следует размещать только один спи­сок;

- список отделяется от других данных по крайней мере одной пустой строкой и одним пустым столбцом;

- каждый столбец списка должен содержать однородную инфор­мацию;

- первая строка таблицы должна содержать имена полей списка, описывающих назначение соответствующего столбца;

- необходимо избегать пустых строк и столбцов внутри списка.

Над созданными списками Excel можно выполнять следующие опера­ции:

- осуществлять поиск данных по заданным критериям;

- выполнять сортировку записей;

- фильтровать список;

- подводить промежуточные итоги;

- создавать итоговые таблицы данных.