Структура делового письма

Письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире. Без переписки вести деловые отношения почти невозможно. Деловое письмо является визитной карточкой компании; по нему часто создается первое впечатление о компании. Постоянное развитие коммуникационных технологий привело к тому, что во многих случаях деловые письма заменяются факсовыми сообщениями и электронной почтой; внутри организаций используются служебные записки, или e-mail для скорости. Однако, какой бы способ ни был выбран для передачи сообщения, необходимо обеспечить высокий уровень оформления письма, соответствующий стандартам, принятым в мире. Прежде чем писать письмо, следует определить его цель и способы ее достижения. В деловом письме не должно быть личных отклонений. Не пишите общие фразы, каждая фраза должна работать на достижение поставленной цели, поэтому она должна быть короткой и легко читаться. Новую мысль, которую вы хотите выделить, начинайте с нового абзаца, располагая абзацы в логическом порядке. Деловые письма пишутся по установленной форме на фирменных бланках и состоит из следующих частей:

1. заголовок письма;

2. ссылка;

3. дата письма;

4. внутренний адрес (имя, должность, компания, полный адрес, почтовый индекс);

5. приветствие;

6. заглавие (в котором излагается основная идея письма);

7. основная часть письма (интервал шириной в одну строку между абзацами);

8. заключительная формула вежливости;

9. имя отправителя, должность отправителя;

10. указание на приложения (если имеется).

Заголовок письма содержит наименование и адрес организации или фирмы, отправляющей письмо, номера телефонов. Под названием организации часто указывается род ее деятельности. В заголовках писем английских акционерных компаний иногда проставляются фамилии директоров компании.

Ссылка содержит инициалы составителя письма (прописными буквами) и того, кто печатал письмо (прописными или строчными буквами). Могут быть включены ссылки на номер дела или сокращенное обозначение дела. Дата отправления письма обычно пишется в правом углу под заголовком. Дата обозначается одним из следующих способов:

1. 15 ^th September, 2006

2. 15 September, 2006

3. September 15 th, 2006

4. September 15, 2006

В Англии наиболее распространен первый способ обозначения даты (число, месяц). В США чаще всего применяется четвертый способ (месяц, число). Перед числительными, обозначающими год, обычно ставится запятая. Точка в конце даты не обязательна. Названия месяцев, кроме March, May, June, July часто сокращаются: January – Jan. September – Sept. February – Feb. October - Oct. April – Apr. November – Nov. August – Aug. December – Dec.

Внутренний адрес. Наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, проставляется на левой стороне бланка письма у линии поля немного ниже строки с датой. Название организации или фамилия лица обычно пишутся на отдельной строке. При адресации писем какой-либо фирме или другой организации следует приводить название организации полностью в таком же виде, в каком оно дано в заголовках писем, исходящих от этой организации, не допуская каких-либо сокращений или изменений.

Когда письмо адресуется отдельному лицу – мужчине, то перед его фамилией ставится слово Mr., если женщине, - Mrs., если незамужней женщине – Miss. Mr. Harold Brown - господину Гарольду Брауну, Mr. A. White - господину А. Уайту, Mrs. D. Brown - госпоже Д. Браун, Miss Mary White - госпоже Мэри Уайт. После наименования организации или фамилии адресата на отдельной строке пишется номер дома и название улицы, затем на отдельной строке – название города. Номер дома всегда стоит перед названием улицы. Название города сопровождается обозначением почтового района. Графство (в Англии) или штат (в США) пишутся после названия города, затем название страны. Запятая ставится после названия организации, улицы, почтового района. Между номером дома и названием улицы запятая необязательна. Все строчки внутреннего адреса печатаются без отступов, т. е. начинаются с линии поля.

Mr. Smith,

25 Leadenhall Street,

England.

The Modern Machine Tool Corporation,

300 Lincoln Place, London, E. C., Chicago, Illinois,

USA

Приветствие. В письме используется персональное приветствие:

Dear Mr. Leigton,

Dear Douglas

Если Вы отправляете письмо на имя организации, следует использовать более формальный вариант приветствия:

Dear Sirs (Уважаемые господа)

Заглавие кратко отражает содержание письма. Оно обычно располагается через интервал после приветствия. Как правило, используются прописные буквы:

Dear Mr. Jackson

INTERNATIONAL CONFERENCE – 24 AUGUST 2006

Заключительная формула вежливости. Заканчивать письмо принято с использованием заключительной формулы вежливости. Существуют следующие формулировки:

Yours faithfully (используется только с обращениями Dear Sir/Sirs/Sir or Madam).

Yours sincerely (Dear Mr. Leigton / Mrs. Jackson/John).

В США распространена также формула Yours truly. После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США), а после заключительной формулы – запятая.

Имя и должность отправителя. После заключительной формулы вежливости пропустите 4 или 5 строк, обозначая этим завершение текста письма. Затем можно указать имя отправителя. Должность отправителя указывается прямо под именем.

Приложения. В нижнем левом углу письма, пропустив одну строку после указания должности отправителя, напечатайте Enc.

Yours sincerely

Sheila Robinson (Mrs)

Marketing Manager

ПРИЛОЖЕНИЕ 3