Організація носіїв облікової інформації

Згідно нормативних документів, облікову інформацію потріб­но реєструвати, накопичувати та зберігати на носіях інформації. Носій інформації - це спосіб відображення облікової інформації у документах, регістрах, формах звітності. Під носіями облікової інформації розуміють те, на чому вона фіксується (папір, елек­тронні носії інформації, тощо).

На організацію носіїв облікової інформації безпосередньо впливає структура облікового процесу, топологічні дільниці обліку та технологічні етапи облікового процесу. Для кожного об'єкта обліку на кожному технологічному етапі необхідно організувати носії інформації. На етапі первинного обліку носіями є документи, поточного - облікові регістри, підсумкового - форми звітності.

Носії облікової інформації - це важлива складова облікового процесу. Від їх виду, складу, інформаційної місткості, простоти складання та обробки залежить ефективність усього облікового процесу. Вибір носіїв інформації залежить від цілого ряду чинни­ків:

1) структури облікової інформації (облікових номенклатур). Формат носіїв інформації повинен забезпечувати збиран­ня, накопичення, групування та узагальнення облікової ін­формації певної структури і змісту, що забезпечує потреби управління;

2) вимог нормативних документів, що регламентують форми носіїв інформації;

3) складу організаційно-технічних засобів, які є у розпоря­дженні підприємства.

При виборі носіїв інформації перевагу слід надавати формам багатоцільового використання, що забезпечують вирішення бага­тьох облікових завдань та можуть бути використані для контролю і аналізу, а також формам, що не потребують складних процедур заповнення або обробки. Облікова інформація може збиратись, накопичуватись і зберігатись як на паперових, так і на машинних носіях інформації (жорсткому диску, магнітних стрічках, диске­тах). У разі складання і зберігання документів та регістрів обліку на машинних носіях інформації підприємство на вимогу інших учасників господарського процесу, правоохоронних органів та від­повідних органів у межах їх повноважень, передбачених закона­ми, зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях.

Законом України встановлено, що відповідальність за. не­своєчасне складання документів і регістрів обліку та недостовірність відображених у них показників несуть особи, які склали і підписали ці документи. У посадових інструкціях таких осіб необхідно передбачити таку відповідальність та встановити адміністративні стягнення за недоліки у роботі.

Для реєстрації господарських операцій використовують до­кументи.

Документ (від лат.- доказ, свідоцтво) - це письмово зафіксоване на спеціальному носії інформаційне пові­домлення, що засвідчує факт здійснення господарської операції.

До оформлення документів як носіїв інформації ставляться су­ворі вимоги. Законом України «Про бухгалтерський облік і фінан­сову звітність в Україні» визначено, що документи необхідно складати під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її завершення. У разі недотри­мання таких вимог із підприємства стягуються фінансові санкції, наприклад, не оприбуткована у касу готівка, тобто не оформлена касовими документами, вилучається до бюджету у п'ятикратному розмірі.

Нормативними актами встановлено перелік реквізитів, обов'язкових для усіх документів: назва документа (форми); дата й місце його складання; назва підприємства, від імені якого скла­дений документ; зміст та обсяг господарської операції та одиниці її виміру; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здій­сненні господарської операції. Крім обов'язкових реквізитів, окре­мі документи можуть містити додаткові реквізити, без яких вони не вважаються дійсними: ідентифікаційний код підприємства, номер платника податків, підстави для здійснення операції, тощо.

Важливою складовою організації складання документів є при­значення наказом по підприємству посадових осіб, яким нада­ється право підписувати документи на здійснення господарських операцій, у тому числі одержання і відпуск із складів окремих ви­дів матеріальних цінностей на ті чи інші господарські потреби. Та­кий наказ є додатком до наказу про облікову політику. Звідси, витікають вимоги до оформлення документів:

1) заповнюють чорнилом або за допомогою технічних засобів;

2) використовують форми, регламентовані нормативними ак­тами;

3) записи виконують чітко і розбірливо;

4) помарки і підчистки не допускаються;

5) у касових і банківських документах виправлення не допус­каються;

6) незаповнені рядки і колонки прокреслюють;

7) виправлення у документах завіряються тими особами, які їх підписують.

Практика свідчить, що однакові господарські операції можна оформляти документами різної побудови, які відрізняються за об­сягом інформації, що за їх допомогою фіксується; складністю та трудомісткістю складання та обробки; степенем аналітичності, тому вибір документів, які найбільш доцільно застосовувати на підприємстві, є важливою складовою організації обліку. Первин­ні документи обираються апаратом бухгалтерії під керівництвом головного бухгалтера при участі працівників інших структурних підрозділів підприємства.

При виборі документів слід керуватися нормативними актами, якими запроваджено форми документів для оформлення госпо­дарських операцій та порядок їх складання. Обов'язкові до засто­сування типові документи (з обліку грошових коштів, розрахунків, тощо або суворого обліку) оформляють суворо у відповідності із нормативними документами, внесення будь-яких змін і доповнень до їх форм не передбачено. Форми інших документів, що носять рекомендаційний характер, використовують для розробки галузе­вих спеціалізованих документів, пристосовуючи до особливостей певного виду діяльності підприємства.

Найбільш раціональними вважають форм документів, які зручно і просто складати, обробляти і відображати у регістрах обліку. Крім того, вони повинні містити контрольно-аналітичну інформацію та відповідати формам, встановленим нормативними актами. Для удосконалення самих форм документів застосовують науково-обґрунтоване проектування набору реквізитів та схеми їх розташування на бланках носіїв інформації. Основними шляхами удосконалення первинного обліку є:

- уніфікація документів, тобто створення єдиних форм доку­ментів для оформлення певних господарських операцій для підприємств різних галузей економічної діяльності (напри­клад, касові ордери, платіжні документи для оформлення операцій на рахунках у банках, податкові накладні, тощо);

- стандартизація документів, тобто запровадження однотип­них документів однакового стандартного розміру;

- автоматичне збирання первинної інформації;

- широке застосування технічних носіїв інформації (терміна­лів, відеозаписів) замість паперових;

- зменшення кількості документів із надлишковою інформа­цією, що не використовується у процесі управління;

- вивільнення документів від виробничих показників;

- вилучення постійних реквізитів і використання бази даних (БД та РБД);

- введення до документів показників, необхідних для аналізу та контролю.

Для скорочення кількості документів, типізації їх форм, зни­ження трудових і матеріальних витрат на їх складання і обробку, за­безпечення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних проводяться роботи по уніфікації документів і створенню уніфі­кованих систем документації (УСД) - сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документуван­ня різних господарських операцій, способів, прийомів та методів його здійснення, а також нормативних і методичних матеріалів по з розробки і застосування різних форм документів. В Створен­ня УСД ґрунтується на методі уніфікації - встановлення однотип­них за складом і формами документів, що використовуються при оформленні однотипних господарських операцій. Невід'ємною складовою УСД є розробка класифікаторів техніко-економічної інформації, що забезпечує інтегровану автоматизовану обробку показників, що містяться у документах.

Для раціоналізації первинного обліку поряд із удоскона­ленням форм документів необхідно оптимізувати їх кількість.

Практика виробила такі основні шляхи зменшення кількості до­кументів:

- застосування багаторядкових документів замість одноряд­кових і накопичувальних замість одноразових,

- запобігання зайвій деталізації об'єктів обліку;

- використання тих самих документів у суміжних господар­ських операціях;

- скорочення кількості примірників (копій) документів, що заощадить затрати праці і коштів на їх виписування, звір­ку, порівняння, обробку та зберігання;

- запровадження комплексних первинних документів;

- реєстрації господарських операцій безпосередньо у регі­страх бухгалтерського обліку без складання за ними пер­винних документів;

- застосування способу обліку «обмін предмету за предмет»;

- застосування без документального способу обліку руху за­пасів;

- застосування документів тривалого використання;

- застосування способу вибіркового документування.

Застосування багаторядкових документів замість однорядко­вих і накопичувальних замість одноразових призводить до зна­чного зменшення кількості первинних документів. Так, замість одноразових нарядів доцільно застосовувати багатоденні або на­віть місячні рапорти або відомості обліку виробітку; індивідуальні наряди доцільно замінити бригадними, впроваджувати маршрут­ні листи. Відпуск виробничих запасів у виробництво замість ра­зових актів-вимог доцільно оформляти лімітно-забірними картка­ми, впроваджуючи багаторядкові форми, призначені для відпуску декількох видів запасів для виготовлення одного виду продукції.

Кількість документів можна зменшити шляхом укрупнення об'єктів обліку. Наприклад, виробничі запаси зі складу доцільно видавати найбільшими партіями; замість поопераційного обліку виробітку раціональніше його обліковувати за кількістю готової продукції, що оприбуткована на склад. Необхідно усувати зайве дробіння партій виробів при застосуванні маршрутної системи обліку виробітку, відпуску деталей або інших запасів на ремонт об'єктів основних засобів.

Кількість документів зменшує їх застосування для обліку двох суміжних взаємопов'язаних господарських операцій також. Так, у разі відповідності фактичних поставок умовам супровідних документів постачальника, комірник оприбутковує цінності шляхом проставляння спеціального штампу та підпису на цих супровідних документах без оформлення додаткового документу (прибутково­го ордеру ф. М-4).

Деякі господарські операції доцільно одразу відображати в об­лікових регістрах без оформлення первинних документів. Напри­клад, при відпуску матеріалів зі складу замість складання видат­кового документа одержувач розписується безпосередньо у картці складського обліку, яка по закінченні місяця передається на об­робку у бухгалтерію. Кількість документів можна зменшити за ра­хунок створення комплексних документів, у яких відображуються декілька об'єктів обліку. Наприклад, маршрутно-технологічним листом можна замінити одразу декілька документів: маршрутний лист, змінний рапорт, акт-вимогу на матеріали, повідомлення про брак, накладну на оприбуткування готових виробів.

Кількість документів можна знизити за рахунок без докумен­тальної передачі деталей з інструментального або механічного цехів у збиральний. Обсяг виробітку інструментального або ме­ханічного цехів визначають у кінці місяця виходячи з кількості готової продукції, виготовленої протягом місяця. Суттєво зменшити кількість документів можна за рахунок ви­дачі з центрального інструментального складу інструментів і пристосувань у цехові комори в обмін на непридатні, зіпсовані. При цьому, інструменти обмінюють штука па штуку без оформлення будь-яких документів.

Зменшити кількість документів та знизити трудомісткість об­ліку можна за рахунок застосування документів тривалого вико­ристання. Наприклад, той самий примірник інвентаризаційного списку основних засобів можна використовувати для перевірки наявності об'єктів декілька разів, вносячи до описів лише зміни, що були виявлені за між інвентаризаційний період.

Для деяких господарських операцій (для обліку поточних про­стоїв обладнання, якості продукції) доцільно застосовувати не суцільне, а вибіркове документування, проводячи обстеження за графіком. Зменшення кількості документів спрощує облік, знижує трудомісткість облікових робіт та витрати на ведення обліку.

Після первинного обліку наступним етапом облікового процесу є поточний облік або облікова реєстрація. Він набув такої назви, тому що показники документів реєструють в облікових регістрах. Під регістром (лат.– записування) в обліку розуміють різні види таблиць, до яких записують показники з первинних до­кументів.

Регістрами обліку є: відомості, журнали, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки, картки, а також машинні носії інформації. Вибір регістрів обліку не залежить від їх зовнішнього вигляду, так само неістотним є і вибір машинних носіїв інформації, надання переваги певним носіям залежить від економічної доцільності експлуатації комп'ютерної техніки та змісту носіїв інформації.

Регістри є вторинним джерелом інформації, зібраної у первин­них документах. Вони є способом організації та зберігання інфор­маційних масивів. Інформацію, необхідну для управління, керів­ництво одержує не безпосередньо з аналітичних і синтетичних рахунків, а з регістрів обліку. На рівні практичного використання облікові регістри призначені забезпечити групування, накопичен­ня і зберігання інформації, ' яка б за обсягами та структурою відпо­відала потребам складання звітності і управління підприємством. Поточний облік, з одного боку, визначає порядок облікової реєстрації показників господарських операцій, а, з іншого, - склад по­казників, що переносяться з первинних документів. Облікова реє­страція виконується для зручності при складанні форм звітності. Характер і порядок розташування інформації про господарські операції визначається структурою облікових регістрів. Організа­ція облікової реєстрації будується на поєднанні різних регістрів, що відрізняються за:

1) послідовністю реєстрації господарський операцій;

2) рівнем диференціації облікової інформації;

3) можливістю взаємної колації показників облікових регі­стрів.

За послідовністю здійснення записів регістри обліку по­діляють на 1) хронологічні, 2) систематичні і 3) комбіновані.

До хронологічних належать регістри, у яких господарські операції реєструють у календарній послідовності їх здійснення без засто­сування іншої систематизації. Хронологічний запис доцільно за­стосовувати для реєстрації господарських операцій, здійснення яких необхідно контролювати у часі, а також тих, за якими керів­ництву підприємством потрібна щоденна оперативна інформація. Наприклад, нормативними документами регламентовано щоден­не складання звітів касира. Для управління грошовими потоками необхідна щоденна інформація щодо руху та наявності коштів на рахунках у банках, тому їх облік ведуть у календарній послідовнос­ті здійснення операцій з надходження або вибуття коштів, які ві­дображають у касовій книзі, журналі 1 та відомостях 1.1; 1.2; 1.3.

Систематичний запис виконується у розрізі групувальних ознак - рахунків. На його застосуванні ґрунтується журнальна форма обліку, що передбачає застосування лише журналів, тобто регістрів систематичної реєстрації, призначених для відображен­ня кредитових оборотів на синтетичних рахунках.

Записи у хронологічних та систематичних регістрах повинні доповнювати одне одного, тому сума оборотів хронологічних ре­гістрів завжди дорівнює сумі дебетових або кредитових оборотів систематичних регістрів.

У комбінованих (синхроністичних) регістрах поєднується хронологічний та систематичний запис (наприклад, у регістрі «Журнал-Головна»). Застосування таких регістрів дозволяє за змістом розкрити зміни, що сталися у структурі об'єктів обліку протягом певного часу, а за формою - проконтролювати правильність реєстрації господарських операцій.

За рівнями узагальнення інформації регістри обліку поділя­ють на 1) інтегровані; 2) диференційовані. Кожний регістр обліку можна розглядати індуктивно - від часткового до загального, тобто від первинних документів до звітності, та/або дедуктивно - від загального до часткового, тобто від звітності до первинних доку­ментів. У першому випадку відбувається інтеграція інформації, а у другому - її диференціація. Кожний підхід забезпечує певні по­треби управління, тому при організації обліку використовуються обидва підходи до побудови регістрів.

Диференціація облікової інформації передбачає аналітичне розкладання рахунків та одночасно їх синтетичне узагальнення. Для вирішення різних облікових завдань застосовують регістри, що забезпечують різний рівень деталізації або узагальнення інформації. Так, регістри аналітичного обліку (картки складського обліку, інвентарні картки) забезпечують групування і нагрома­дження інформації щодо певного об'єкта господарювання. Така детальна інформація необхідна для ефективного управління його рухом та контролю за його збереженням.

У регістрах синтетичного обліку облікова інформація систе­матизується у межах окремих синтетичних рахунків (Головна кни­га, журнали та інші регістри).

І диференціацію, і інтеграцію інформації можна здійснювати як за однією, так і за багатьма ознаками. Максимально можливу деталізацію облікової інформації та зростання її аналітичності, точності, репрезентативності, достовірності забезпечує фасетна класифікація рахунків обліку на основі використання сучасної комп'ютерної техніки. Наприклад, одяг як готову продукцію мож­на обліковувати у розрізі розмірів, моделей, фасонів, тощо, що на­дасть детальну інформацію для управління асортиментом продук­ції. Застосування фасетного способу групування інформації дозво­ляє забезпечити паралельну реєстрацію показників за декількома аналітичними ознаками у різних регістрах аналітичного обліку.

Наприклад, для обліку запасів необхідно організувати аналі­тичний облік 1) у розрізі коленої назви запасів (номенклатурного номера); 2) за місцями зберігання - складами, коморами, тощо; 3) за матеріально-відповідальними особами; 4) джерелами над­ходження на склад підприємства; 5) напрямками вибуття, у тому числі структурними підрозділами, у які видані запаси, та об'єктами калькулювання. Кожний напрямок аналітичного обліку запасів забезпечує певні потреби управління запасами і лише усі вони у комплексі забезпечують формування повної, всебічної інформації, на основі якої можна приймати ефективні управлінські рішення щодо придбання, списання, видачі або продажу запасів. Так, на основі інформації карток складського обліку щодо залишків кож­ного номенклатурного номеру запасів приймаються управлінські рішення щодо їх придбання з метою забезпечення безперебійної роботи підприємства у відповідності із виробничою програмою. Відомості аналітичного обліку запасів за складами, матеріально-відповідальними особами, структурними підрозділами підпри­ємства формують інформацію у розрізі центрів відповідальності, а картки аналітичного обліку за видами продукції забезпечують обчислення матеріальних витрат у складі собівартості калькуля­ційної одиниці.

Комбіновані регістри дозволяють поєднати показники ана­літичного і синтетичного обліку господарських операцій. Прикла­дом таких регістрів є відомості 3.1-3.6 та журнал 3 «Облік розра­хунків, довгострокових та поточних зобов'язань».

Для забезпечення точності облікової інформації необхідно оби­рати зручні регістри обліку, що передбачають колацію - ефектив­ний взаємний контроль їх підсумків. Крім того, якщо число запи­сів у регістрах звести до необхідного мінімуму, то число помилок в обліку також істотно зменшиться.

За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяють на: 1) книги; 2) картки; 3) вільні аркуші; 4) машинні носії.

Книга - це розлінований за певним зразком, переплетений, прошнурований та підписаний головним бухгалтером обліковий регістр.

Картка - це бланк, віддрукований у вигляді таблиці. Картки легко. сортувати, вони більш наочні, зручні, доступні при користу­ванні, ніж книги.

Вільні аркуші - це таблиця, надрукована на окремому бланку, який треба брошурувати. Вільні аркуші - це також картки, що від­друковані на тонкому папері, розміром більшим за картки. Картки зберігаються у картотеках, а вільні аркуші зберігають і брошуру­ють у папках. Картки і вільні аркуші потрібно реєструвати у спеці­альних реєстрах - це перелік карток і вільних аркушів. Основним призначенням реєстру є запобігання непомітному вилученню карток або їх заміні. У разі втрати будь-якої картки реєстр дозво­ляє встановити якої саме картки не вистачає.

Машинні носії призначені для розміщення інформації на маг­нітних носіях, особливості якого і визначають порядок розташу­вання облікової інформації.

За зовнішнім виглядом найбільш розповсюдженими є картки трьох видів:

1) контокорентні картки (італ.- конто-рахунок, або поточний рахунок) односторонньої форми, у яких колонки дебет і кредит розташовані поруч. Наявність двох паралельних колонок дозволяє чітко визначити стан розрахунків підприємства, тобто встанови­ти хто, кому, скільки і на якій підставі винен;

2) інвентарні картки використовують для обліку матеріаль­них цінностей. Облік за кожним рахунком ведеться за трьо­ма графами: надходження, видача та залишок, який обра­ховується після кожної операції. Кожну графу поділяють на дві колонки: кількість і сума. У заголовку картки зазна­чають ліміт (норматив) запасу, що дозволяє після кожного запису встановлювати відхилення фактичної наявності від ліміту і відповідно коригувати поставки;

3) картки з багатьма колонками призначені для деталізації господарських операцій шляхом поділу у колонках комп­лексних показників, їх використовують, наприклад, для об­ліку витрат підприємства за структурними підрозділами.

Регістри, різні за видами вимірників, що використовуються для вимірювання господарських операцій, мають різне цільове призначення. Регістри кількісного обліку використовують для об­ліку активів у натуральних показниках, що дозволяє забезпечити їх відпуск на потреби виробництва у відповідності із виробничими програмами, а також підтримувати наявність у обсягах, необхід­них для ведення безперебійної діяльності. Вартісні, грошові ви­мірники, що використовуються у відомостях, журналах, дозволя­ють узагальнити облікову інформацію за звітний період.

Форма облікових регістрів залежить від розташування записів за дебетом і кредитом рахунків та їх характеру. При виборі форм регістрів доцільно застосовувати багатоцільові носії інформації, що забезпечують вирішення декількох облікових завдань та мо­жуть використовуватись не лише бухгалтерією, але й іншими структурними підрозділами підприємства для управління, контр­олю та аналізу. Регістри бухгалтерського обліку відкривають за усіма господарськими операціями, за яким є. первинні документи на підприємстві.

При оформленні регістрів обліку необхідно дотримуватись таких вимог: зазначати назву регістра, період реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи осіб, що брали участь в їх складанні, а також певних специфічних вимог, що ставлять до окремих регістрів. Наприклад, листи касової книги необхідно про­нумерувати, прошнурувати, а кількість сторінок на обкладинці за­свідчити підписами керівника і головного бухгалтера та відбитком печатки підприємства.

На етапі підсумкового обліку носіями інформації є форми звітності та розрахункові таблиці. Форми централізованої звітнос­ті та порядок їх складання затверджуються нормативними доку­ментами, а форми внутрішньогосподарської звітності роз­робляються на підприємстві у відповідності із потребами управ­ління.

В умовах використання ЕОМ облікові регістри та форми звіт­ності складають за заданою формою на технічних носіях.

На підприємстві необхідно укомплектувати альбом типових носіїв інформації, розроблених та затверджених відповідними установами (Міністерством фінансів України, Держкомстатом України, Президією Національного банку України).

На основі типового альбому розробляється робочий альбом носіїв облікової інформації, обов'язкових для застосування на під­приємстві. Крім форм носіїв інформації із типового альбому у робо­чому альбомі наводять форми, які розробляються на підприємстві, у тому числі і зразки, що формуються за допомогою ЕОМ. Робочий альбом розробляє апарат бухгалтерії. їх можна формувати за дво­ма напрямками:

1) за видами носіїв інформації (документи, облікові регістри, форми звітності);

2) за топологічними розділами обліку (облік основних засобів, облік запасів, облік праці та її оплати тощо).

Робочі альбоми формують за такою структурою: титульний лист, перелік форм носіїв інформації, їх правильно заповнені зраз­ки та методичні вказівки щодо їх замовлення. Зразки носіїв інфор­мації виготовляють у спосіб, що застосовується підприємством (типографський, друк на комп'ютері, тощо). їх заповнюють по­казниками типових господарських операцій. Альбом є наочним посібником ї практич­ним керівництвом для усіх працівників підприємства, пов'язаних зі складанням або обробкою носіїв інформації. Його наявність сприяє удосконаленню процесів складання носіїв інформації, уне­можливлює різнобій при їх застосуванні, попереджує виникнення помилок, полегшує облік і контроль. Альбоми носіїв інформації по­трібно зберігати у бухгалтерії як і інші нормативні документи.