Офіційні та неофіційні прийоми. Офіційними вважаються прийоми, коли запрошені особи пов’язані між собою службовою діяльністю

Офіційними вважаються прийоми, коли запрошені особи пов’язані між собою службовою діяльністю. Нагодою для них можуть бути національні і державні свята, ювілейні дати, а також конгреси, симпозіуми, конференції, відкриття або закриття міжнародних виставок, підписання договорів, торгових угод тощо.

Неофіційні прийоми організовуються з приводу загальних, товариських подій, сімейних свят та інших традиційних урочистостей.

Основні види як офіційних, так і неофіційних прийомів є: келих вина, келих шампанського, перший сніданок, другий сніданок, обід, вечеря, " а-ля фуршет", коктейль, " жур фікс", а також малі прийоми — чай та кава.

Прийоми поділяються на денні та вечірні, а також на прийоми з розміщенням за столом і без нього. Денн і: келих вина або келих шампанського, перший сніданок, другий сніданок. Усі інші належать до вечірніх.

Келих шампанського. починається о 12-й годині і триває приблизно годину. Його організовують з нагоди національного свята, у зв’язку з від’їздом посла, з нагоди перебування іноземної делегації, після підписання міждержавних документів.

Келих вина. Прийом, аналогічний келиху шампанського.

Коктейль. Починається о 17.00—18.00. Тривалість — близ. 2-х годин. Проходить він стоячи.

" А-ля фуршет". Проводиться у ті ж години, що й коктейль. Формальна відмінність полягає в тому, що на коктейлі, зазвичай, подається більше напоїв і менше закуски, а на фуршеті — напоїв не менше, а закусок значно більше.

Перший сніданок. Як правило дається від імені міністра закордонних справ і триває з 8-ї до 9-ї години ранку. Можлива організація його і від імені глави держави. Такі сніданки мають діловий характер і є складовою робочої частини візиту тієї чи іншої посадової особи.

Другий сніданок. У сучасній практиці української дипломатії сніданки орієнтовно тривають з 11.30 до 13.00.

44. Переговори є однією з найважливіших форм будь-якої дипломатичної роботи. Дипломатичні переговори - основний спосіб мирного розв'язання суперечок і конфліктів, які виникають між державами, один з найбільш розповсюджених у міжнародному праві методів розвитку і поглиблення відносин між державами. Відповідно до специфіки проблеми, що обговорюється, можна вести мову про економічні, фінансові, правові питання. В політичній дипломатії присутні такі специфічні різновиди переговорів, як політичні, екологічні, соціальні тощо.

Залежно від числа учасників переговори бувають двосторонні та багатосторонні.

За формою: прямі переговори та опосередковані (через посередників).

Структура переговорів включає три стадії: підготування, переговори, оформлення домовленостей. На кожному з етапів вирішуються специфічні цілі, спрямовані на досягнення єдиної мети. На підготовчому етапі розглядаються організаційні питання. На стадії ведення переговорів ставляться процедурні запитання, відбувається уточнення позицій, вносяться пропозиції, ведуться дискусії.

Успіх переговорів значною мірою залежить від того, наскільки ефективно вони підготовані.

Якщо мова йде про сторону-ініціатор переговорів, виникає потреба в встановленні контакту та досягненні попередньої домовленості про дату, час та місце зустрічі. В політичній дипломатії хорошим тоном вважається домовленість щонайменше за 2-3 місяці у випадку зустрічей на найвищому рівні, в межах 1-2 місяці - для інших представників державної влади. Про поточні зустрічі дипломатів домовляються за 1-3 тижні до зустрічі. Менше, ніж за тиждень, звертатись з подібними проханнями не прийнято. Винятком можуть служити тільки надзвичайні обставини, хоча навіть їх наявність не гарантує отримання позитивної відповіді.

45. Для організаційного забезпечення конференції її ініціаторами ство­рюється секретаріат (оргкомітет). Його роль полягає в розсилці запро­шень, розробці проектів документів, бронюванні готелів, замовленні транспорту, підготовці конференц-залів тощо. Під час роботи конферен­ції секретаріат відповідає за низку адміністративних питань: організа­цію зустрічі учасників конференції, підтримання зв'язку з місцевою вла­дою, забезпечення делегатів перекладачами та аудіо - й відеозасоба-ми, ведення протоколів засідань згідно із правилами процедури, тира­жування проектів документів, опублікування матеріалів конференції після її завершення тощо.

Іноземних гостей, які прибувають на конференцію, зустрічають офі­ційні представники приймаючої країни відповідно до рівня керівника делегації, а також співробітник дипломатичного представництва. Якщо разом з головою делегації прибувають її члени, їм при зустрічі надаються ті ж привілеї і виявляється такий же прийом. Глави прибулих делегацій зазвичай відвідують дипломатичне представництво своєї країни, наносять візит одній з офіційних осіб приймаючої країни, які займались організацією зустрічі. Домовленості про такого роду візити досягаються через дипломатичні канали заздалегідь. Секретар деле­гації повинен подбати, щоб готель, обраний для його делегації, був того ж рівня, що й для інших іноземних делегацій.

46. Служба діловодства сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів. В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності. Створення спеціалізованого підрозділу інформаційно-документаційного забезпечення приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Їх основні функціональні обов’язки - разом з основними фахівцями керівного апарату брати активну участь в моніторингу інформації, розробці ефективних управлінських рішень, веденні контролю і перевірці завдань і розпоряджень вищого керівництва.

Основи підготовки таких фахівців були закладені ще у 60-х роках минулого століття кафедрою радянського діловодства Московського державного історико-архівного інституту на чолі з професором К.Г.Мітяєвим. Сьогодні навчальна спеціальність під назвою „Документознавство та інформаційна діяльність”(ДІД) впроваджена тільки в Україні. В Російській федерації її аналогом є спеціальність „Документознавство та ДЗУ”, яка дещо вужче й зорієнтована лише на підготовку діловодів. Популярність підготовки фахівців зі спеціальності „ДІД” в Україні невпинно зростає. За останні три роки ця спеціальність відкрита більш ніж в двух десятках ВНЗ. Відкриття нової спеціальності стало зворотною реакцією на процеси, що відбулись в соціально-комунікативній сфери країни: активний розвиток систем зв’язку, телекомунікацій, створення інформаційного системно-мережевого простору. Підготовку фахівців з даної спеціальності вперше в Україні розпочав у 1995 році факультет бібліотекознавства та інформатики Харківської державної академії культури на базі створеної у структурі факультету кафедри документознавства. Нині лише в Києві її розвивають три державних і два приватних вищі навчальні заклади: КНУКіМ, Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв, Національний авіаційний університет, Міжнародний університет розвитку людини „Україна” та Європейський університет.

Одне з провідних місць в підготовці фахівців з документознавства та інформаційної діяльності займає Київський національний університет культури і мистецтв, в якому Інститут державного управління, де готують цих фахівців, очолює ректор університету проф. М.М, Поплавський, він же і голова Науково-методичної комісії Міністерства освіти і науки України з цього напряму.

47. У сучасному суспільстві активно розвивається сфера документно-інформаційної діяльності, яка потребує кваліфікованих фахівців -документознавців. Професія документознавця набула актуальності з пошуком найбільш ефективних форм управління, зі зростаючими інформаційними потоками та потоками документів у різних сферах життєдіяльності людини, розвитком інформаційного суспільства.

Професія документознавця поки що знаходиться на етапі який в цілому характеризується:

наявністю суспільної потреби у спеціалізації діяльності; формування спеціальних вимог, норм і стандартів, які характеризують даний вид діяльності; визначення характеру спеціальних здібностей, знань і навичок, необхідних для виконання даного виду діяльності; формування стимулів і мотивів для занять саме цим видом діяльності; виявлення певних професійних інтересів, цінностей, норм, стилів і зразків поведінки, які сприяють згуртуванню людей за ознакою приналежності до даної професії;

поява особливих професійних організацій для захисту цих інтересів (професійні союзи, об’єднання тощо).

Професія документознавця відіграє велику роль у суспільстві, тому що документознавець — це спеціаліст, який знає все про документи та вміє працювати з ними. Під його управлінням здійснюється діяльність служби ДЗУ, документознавець контролює стан ведення діловодства в організації. Документознавці роблять великий внесок в життя і розвиток кожного підприємства, тому що працюють безпосередньо з інформацією та документацією.

Документознавець — це професія сьогодення і завтрашнього дня. Перспективи розвитку галузі документознавства та інформаційної діяльності сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут мусять мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантією майбутнього сфери документно-інформаційної діяльності повинно бути раціональне співвідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищення кваліфікації фахівців.

48. Професія документознавця належить до типу людина-знакова система. Фахівці зі спеціальності Докум-во та інф. діяльність(ДІД) мають бути підготовлені займати первинні посади відповідно до професійних назв робіт: документознавець, менеджер з інформації, адміністративний помічник, інспектор, референт-перекладач, помічник керівника, організатор діловодства, організаційний секретар, архіваріус та інші.

Перспективи розвитку галузі ДІД сьогодні визначаються оптимальним поєднанням комплексу фахових знань, вмінь, навичок та високої професійної мобільності спеціалістів. Вирішальне значення тут повинна мати управлінська культура, ініціатива, творчість і активність персоналу, адже значна частина професійних знань отримується під час роботи. Гарантією майбутнього сфери ДІД повинно бути раціональне співвідношення можливостей отримання спеціальної освіти та підвищення кваліфікації фахівців.

Основним чинником професійного успіху документознавців є їх комунікативно-компетентісна підготовленість. Це є професійно важливою якістю, затребуваною на ринку праці й розглядається як сукупність знань, умінь навиків у галузі організації взаємодії та співпраці в діловій сфері; як система внутрішніх особистих ресурсів, необхідних для побудови ефективної комунікативної міжособистісної взаємодії.

В наборі знань і умінь фахівця з документознавства мають бути: комунікативні знання, інформованість про мету, сутність, структуру, засоби, особливості спілкування; комунікативні уміння і навики володіння технологією цієї діяльності; комунікативна спрямованість, індивідуально-психологічні якості фахівця, які забезпечують усвідомлення важливості ефективного професійного спілкування, прагнення до постійного вдосконалення комунікативності професійної діяльності; гуманістична позиція, орієнтація на особистість людини; креативність здатність до нестандартного, творчого вирішення комунікативних завдань, що виникають у процесі спілкування.

49. Адаптація — це процес пристосування працівника до умов зовнішнього і внутрішнього середовища. Термін «адаптація» не новий і використовується в різних сферах науки. У соціології і психології виділяють соціальну й виробничу адаптацію. Ці два види адаптації перетинаються один з одним, але кожен із них має самостійні сфери: соціальна діяльність не замикається на виробництві, а виробнича — включає і технічні, і біологічні, і соціальні аспекти. З позиції управління персоналом найбільший інтерес становить виробнича адаптація. Саме вона є інструментом вирішення такої проблеми, як формування у нового робітника необхідного рівня продуктивності і якості роботи у найкоротший термін. Процедури адаптації персоналу покликані полегшити входження нових співробітників у життя організації. Як правило, новачок в організації зіштовхується з великою кількістю труднощів, основна маса яких породжується саме відсутністю інформації про порядок роботи, місця розташування, особливості колег та ін. Спеціальна процедура введення нового співробітника в організацію може сприяти усуненню великої кількості проблем, які виникають на початку роботи. Умовно процес адаптації можна розділити на 4 етапи. 1. Оцінка рівня підготовленості новачка. 2. Орієнтація — практичне знайомство нового працівника зі своїми обов'язками й вимогами. 3. Діюча адаптація Власне пристосуванні новачка до свого статусу і включення у міжособистісні відносини з колегами. 4. Функціонування. Поступове подолання виробничих і міжособистісних проблем і перехід до стабільної роботи. Професійна адаптація полягає в активному освоєнні професії, її тонкощів, специфіки, необхідних навичок, прийомів, способів прийняття рішень. Вона починається з того, що після з'ясування досвіду, знань і характеру нового працівника для нього визначають найбільш прийнятну форму підготовки, наприклад, направляють на курси чи прикріплюють наставника. Складність професійної адаптації залежить від широти діяльності, інтересу до неї, змісту роботи, впливу професійного середовища, індивідуально-психологічних властивостей людини.

50. Трудовий процес — організований процес прикладання людиною розумових та фізичних зусиль для одержання корисного результату, процес перетворення наявних ресурсів в потрібні цінності та блага, що здійснюється і керується людиною.

Трудові процеси розрізняються: за характером предмета і продукту праці, за функціями працівників, за мірою механізації праці, за мірою тяжкості і шкідливості умов праці та iн. Раціоналізація трудового процесу передбачає послідовне проведення таких етапів: виявлення, вивчення, аналіз, узагальнення, проектування та освоєння раціональних прийомів та методів праці.

Раціоналізація прийомів і методів праці стосується не лише ручних або машинно-ручних трудових процесів. Свої прийоми і методи має розумова праця: Управлінська, наукова, дослідницька, творча.

Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів. В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань. Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець – документознавець, інформаційний аналітик. Основи підготовки таких фахівців були закладені ще у 60-х роках минулого століття кафедрою радянського діловодства Московського державного історико-архівного інституту на чолі з професором К.Г.Мітяєвим.

Навчальна спеціальність під назвою „Документознавство та інформаційна діяльність” впроваджена тільки в Україні. В Російській федерації її аналогом є спеціальність „Документознавство та ДЗУ”, яка дещо вужче й зорієнтована лише на підготовку діловодів. Популярність підготовки фахівців зі спеціальності „Документознавство та інформаційна діяльність” в Україні невпинно зростає. За останні три роки ця спеціальність відкрита більш ніж в двух десятках вищих навчальних закладів.

51. На сьогодні підготовка магістрів в освітній галузі «Державне управління» здійснюється за такими спеціальностями: Держ. служба, Держ. управління, Управління суспільним розвитком, Держ. управління у сфері національної безпеки, Держ. управління у сфері освіти, Держ. управління у сфері охорони здоров'я, Публічна політика і управління, Регіональне управління, Електронне урядування. Реформування системи професійного навчання держ. службовців полягає не тільки у визначенні стратегічних принципів і напрямів розвитку системи, підвищенні ефективності функціонування цієї системи шляхом удосконалення її нормативно-правового забезпечення, запровадження інституціональних засад професіоналізації державного управління, а й у змістовному та організаційному реформуванні структури вищої освіти. Якісна реалізація державними службовцями своїх компетенцій на різних посадах в різних органах державної влади та місцевого самоврядування можлива за наявністю певних компетентностей (професійні знання, уміння, навички і досвід) у сфері держаного управління. Професійно-кваліфікаційна характеристика посад державних службовців затверджена Наказом Головного управління державної служби України. Відповідно з цей характеристикою рекомендуються типові кваліфікації та компетентності, якими повинні володіти державні службовці на визначених посадах органів державної влади та органів місцевого самоврядування для виконання визначеного кола повноважень, зокрема наявність вищої освіти в галузі державного управління. Кваліфікаційні вимоги до керівних посад вимагають наявності повної вищої освіти відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста, а вимоги до головних спеціалістів місцевих державних адміністрацій, провідних спеціалістів та спеціалістів І, ІІ категорій усіх органів державної влади визначають достатнім мати освітньо-кваліфікаційний рівень бакалавра.

52. Утвердження цивілізованої, демократичної культури державного управління, розв´ язання конкретних проблем відбувається в сучасному світі за активного використання ПР, що дає змогу встановлювати компроміс між нагальними суспільними потребами і довгостроковими програмами розвитку; узгоджувати національні і регіональні інтереси; забезпечувати оптимальність цілей розвитку і розподіляти необхідні для їх досягнення права й обов´ язки. Зорієнтовані на таку управлінську культуру владні органи поступово переходять від прямого управління до визначення стратегії соціально-економічного розвитку. За таких умов ПР-діяльність є не лише складовим елементом управління, самодостатньою сферою професійної діяльності, а й збагачує управлінську практику гуманістичним смислом. Завдяки своїм функціональним можливостям ПР-структури сприяють відкритості органів державної влади, допомагають знаходити розуміння в суспільстві, запобігати кризовим ситуаціям, долати їх. Значною мірою від них залежить формування і реалізація інформаційної політики органів державної влади. Основним метою технологічного аспекту застосування маркетингу в державному управлінні є визначення придатності та доцільності використання тих чи інших інструментів маркетингового регулювання органами державної

влади. Наша країна йде у зворотному напрямку: від централізованого державного регулювання до розширення ринкових відносин. Тому дуже важливо врахувати досвід країн, які пройшли етап вільної ринкової конкуренції й добре знають її вади. Звертаючись до світового досвіду застосування маркетингу в державному управлінні, також слід звернути увагу й на інтернаціональний характер маркетингу й менеджменту. Роль маркетингу зростає у сучасному світі на базі широкого впровадження інформаційних технологій. Дана обставина обумовлює пріоритетний розвиток науки, освіти і нематеріальних елементів виробничої діяльності. Об’єктами маркетингових досліджень стають різні потреби: послуги, організації, види діяльності, ідеї, особистості. Державний маркетинг є фундаментальним фактором конкурентоспроможності та ресурсів розвитку будь-якої країни.

53. Умови праці — це сукупність факторів зовнішнього середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини в процесі праці. Умови праці формуються під впливом таких груп факторів: виробничих, санітарно-гігієнічних, факторів безпеки, інженерно-психологічних, естетичних та соціальних. Виробничі фактори обумовлені особливостями техніки і технології, рівнем механізації і автоматизації праці, якістю оснащення робочих місць, режимами праці і відпочинку. Санітарно гігієнічні фактори — це температура, вологість, забрудненість повітря, шум, вібрація, освітленість на робочому місці. Фактори безпеки передбачають захист працівників від травм, уражень струмом, хімічного і радіаційного забруднення. Інженерно-психологічні фактори визначають комфортність на робочих місцях, досконалість конструкції техніки, органів управління і засобів контролю за ходом технологічного процесу, зручність обслуговування машин і механізмів. Естетичні фактори визначають красу виробничого середовища, приємність форм, кольорів і звуків на робочому місці, заспокійливе оформлення зон відпочинку тощо. Соціальні фактори визначаються взаємовідносинами в трудовому колективі, стилем керівництва, місією і цілями підприємства та мірою їх ідентифікації з інтересами працівника. Під дією цих факторів формується морально-психологічний клімат у колективі.

Охорона праці — це система правових, соціально-економічних, організаційно-тех ніч них, санітарно-гігієнічних і лікувально-профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження життя, здоров'я і працездатності людини у процесі трудової діяльності. Державна політика в галузі охорони праці визначається відповідно до Конституції України й спрямована на створення належних, безпечних і здорових умов праці, запобігання нещасним випадкам та професійним захворюванням. Роботодавці зобов'язані за свої кошти забезпечити фінансування та організувати проведення попереднього і періодичних медичних оглядів працівників. Працівники під час прийняття на роботу і в процесі роботи повинні проходити за рахунок роботодавця інструктаж, навчання з питань охорони праці, з надання першої медичної допомоги потерпілим від нещасних випадків і правил поведінки у разі виникнення аварії.. Фінансування охорони праці на підприємстві здійснюється роботодавцем.

54. Особливістю державного управління в сучасних умовах є необхідність комплексного застосування сучасних форм і методів інформаційно-документаційного забезпечення діяльності органів державного управління (законодавчих, виконавчих, судових). В першу чергу, це застосування новітніх інформаційних технологій для підтримки прийняття рішень з метою забезпечення ефективного функціонування керованої соціальної системи. Метою формування і розвитку інформаційно-технологічного простору державного управління є: — забезпечення конституційних прав громадян на інформацію;

— підвищення рівня правової свідомості громадян шляхом надання їм вільного доступу до правових та нормативних документів; — надання можливості контролю з боку громадян за діяльністю органів державної влади; — підвищення громадської активності шляхом надання їм рівної з державними структурами можливості користуватись відкритою науково-технічною, соціально- економічною інформацією, а також інформаційними фондами сфер освіти, культури та ін.

Інформаційні технології надають владі змогу проводити свою діяльність у прозоріший та відкритіший для громадян спосіб. Таким чином, важливим та значущим є питання створення електронного уряду. Електронне уряд виконує функцію зв’язку між громадянами і місцевими органами влади. Україна, перебуває на першому щаблі становлення електронного врядування. У рамках «електронного уряду» передбачається перевести в електронний формат документообіг і комунікації між центральними органами влади та регіонами. Для державних органів основною метою в запровадженні електронного уряду є звільнення працівників від щоденних процедур у відносинах з населенням і забезпечення виконання ними своїх функцій.

55. Електронний документообіг - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів. Комп'ютерні програми документообігу автоматизують три основні види документообігу: офісний, спільний, адміністративний. Таким чином, основою комплексної комп’ютерної інформ. системи підприємства є підтримка документообігу, який утворюється із первинних документів різних типів, організації їхніх взаємозв'язків за тими чи іншими ключовими полями або їх сукупностями, і реалізація на цій основі системи запитів до бази даних, яка дає змогу будувати довільний набір похідних документів — звітів, що створюються із сукупності тієї чи іншої множини первинних документів. Для вирішення завдань автоматизації документообігу в усіх організаціях, установах, підприємствах використовуються такі типи програмного забезпечення: 1) операційна система (ОС), тобто базова програма, під управлінням якої працюють комп'ютери; 2) текстові редактори; 3) електронні таблиці; 4) СУБД (системи управління базами даних); 5) комунікаційні програми для роботи з факсами і доступу в Internet; 6) утиліти (допоміжні програми, які оптимізують роботу комп'ютера). Як правило, використовуються також програми оптичного розпізнання текстів для введення документів у комп'ютер з використанням сканера; електронні словники і перекладачі — при роботі з текстами іноземними мовами. Наступний ступінь автоматизації процесів діловодства — це системи автоматизованого діловодства, що поєднують у собі реєстрацію і контроль за документами; повнотекстове зберігання, індексування і можливість швидкого пошуку документа в подальшому, створення тематичних добірок документів; автоматизацію руху документів між виконавцями за заданими маршрутами; їх архівне зберігання і швидкий пошук. Такі програмні комплекси дають змогу здійснювати реєстрацію документів, автоматичне сортування за каталогом, їх маршрутизацію (переміщення від виконавця до виконавця), автоматичне нагадування виконавцю про наближення або закінчення терміну виконання робіт, пошук документів, перенесення документів на змінні носії для архівного зберігання тощо.