Обліково-статистична інформація

Будь-яка управл. інформація зазнає ряду операцій: 1. Передавання інф-ції - це переміщення її від джерела до споживача 2.Перетворення інф-ції передбачає аналітико-синтетичне виявлення її змісту та підготовку нової форми (вторинної) інформації. Її мета - надати інформації, зручного для використання вигляду. 3.Обробка інф-ції - сукупність різних дій, здійснюваних над наявною інформацією, які приводять до зміни її виду або характеру подання. 4.Зберігання інф-ції полягає в передаванні її в часі забезпеченням незмінності станів матеріального носія інформації.

5. Оцінка інф-ції проводиться для виявлення її придатності в майбутньому використанні.

6.Використання інф-ції характеризується доцільністю, оптимальністю та адекватністю, що призводить до ефективного вирішення питання.

7. Знищення інформації проходить в випадку її застаріння

15. Термінологічний комітет Міжнародної ради архівів дає таке визначення КД - галузь загального адміністративного керування, спрямована на економне та ефективне створення, користування і зберігання документів протягом їх життєвого циклу. КД розглядається у контексті інтенсивного використання інформац. технологій, що забезпечують якісний менеджмент в управлінській сфері. КД охоплює весь життєвий цикл документа з моменту його створення, функціонування, до вилучення для знищення чи передавання в архів. Під " створенням документів" розуміють проектування та складання форм документів, їх назв, переліку, окреслення функційного призначення, моніторинг їх користування, застосування новітніх інформац. технологій. Формування справ, створення систем пошуку документної інформації, документів, розвиток систем транслювання інформації, копіювання та тиражування документів, передавання їх до архівів для зберігання становлять ще один " життєвий" цикл документів, який так само є об'єктом пізнання КД. Передання документів в архів передбачає наявність важливих складових елементів- формування переліку документів зі строками зберігання, їх експертизу, ідентифікацію й опис.

КД є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для успішної діяльності цих службових документів.

16. Процес КД вбачається як найвищий етап розвитку сфери діяльності з документування та організації роботи з документами, активне використання в управлінській діяльності всіх наявних систем управління документацією впродовж їхнього життєвого циклуКДП організовує практичну роботу як службових осіб, які керують докум. процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності.

Службові документи містять інформацію, що є цінним ресурсом та важливим чинником діло-

вої діяльності. Щоб захистити та зберегти службові документи як свідчення дій для організацій тасуспільства, застосовують системний підхід до КДП. Результатом реалізації системи КДП є джерело інформації про ділову діяльність, яке може забезпечити подальші дії, прийняття рішень, звітність зацікавленим сторонам. Серед найактуальніших питань в умовах глобалізації інформ. суспільства називають нормативне забезпечення КДП. Розвиток КДП показує, що вирішення проблем організації роботи з документами набуло міжнародного характеру і стало складовою модерного інформац. суспільства. Пошуки законодавчого, науково методичного, нормативного забезпечення функціонування сучасних документів потребує спільних зусиль фахівців різних країн. Яскравими прикладами такої співпраці стали діяльність міжнародних фахових організацій, міжнародні форуми, започатковані ЄС. КД є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для успішної діяльності цих службових документів.

17. Об’єкт КДП має складну системну структуру. Під «системою» розуміється певна множина пов’язаних частин-компонентів, об’єднаних в єдине ціле, взаємодія між якими характеризується упорядкованістю і регулярністю. Об’єктом КДП є управлінська документація, середовище її створення та функціонування, а ткож документована службова інформація. Документована інформація є основою управління. Ефективність управління значною мірою базується на виробництві і споживанні інформації, сконцентрованої в документах, де їй надано відповідної форми і забезпечено переміщення у часі іпросторі. Управлінський документ — це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, що створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється. Управлінська документація як сукупність відомостей і да-них, необхідних для здійснення аналізу, контролю, прийняттята організації виконання управлінських рішень, виступає не-від'ємною складовою ефективного управління організаційно-економічними процесами взагалі і підприємницькою діяльністюзокрема.

Предметом є еволюція та закономірності становлення КДП як сфери практичної і наукової діяльності; місце КДП в системі та процесах управління; функції КДП в управлінні; технології КДП(порядок створення, обробки і руху документованої управлінської інформації); законодавча і нормативно-методична база КДП. До теоретико-методологічної частини предмету КДП як наукової та нвачальної дисципліни відносяться: аналіз поняттєвого апарату ( дві групи понять – поняття власне КДП, розроблені документознавством, архівознавством, інформаційним менеджментом та загальнонаукові поняття); міждисциплінарні зв’язки КДП

20, 21. КДП має найтісніший зв’язок із архівознавством, оскільки його головним об’єктом є управлінська документація, а спрямовані на застосування в діловодстві результати досліджень дають підстави для розвитку теоретичних засад фондування, обліку, експертизи цінності, формування архівного фонду, класифікації архівних документів.

Дослідження у галузі управлінського документознавства значною мірою споріднені з науковою проблематикою КДП.

Теорія КДП не може не спиратися на розробки документознавства оскільки майже всі їхні основні завдання у цьому дослідницькому напрямі тотожні.

Незаперечним є зв'язок КДП із теорією та практикою менеджмента, оскільки є потреба у вивченні самої схеми управління, змісту управлінських зв'язків, і впливу управлінської дії об'єкта, що керує, на керований об'єкт.

Чтко проявляються зв'язки КДП з історичним джерелознавством, ц е позитивно позначається на проведенні експертизи. цінності документів для передавання їх на постійне зберігання.

КДП є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією і, зокрема, складовою інформаційного менеджменту. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. В свою чергу до 85 відсотків інформаційних ресурсів установ складають службові документи, звідси і випливає значення КД для їх успішної діяльності.

19. КДП складається з 4 основних складових. 1. Створення документів. встановлення необхідного переліку використовуваних документів, їх назв та функціонального призначення, проектування форм документів, спостереження за їх використанням, застосування сучасних інформаційних технологій для складання документів. 2. Зберігання і використання документованої інформації. формування справ, створення файлів і систем пошуку документів та інформації, розвиток систем передачі інформації, телекомунікацій, копіювання та тиражування документів; створення центрів зберігання документів або адміністративних архівів 3. Передача документів на постійне зберігання. Складання переліків документів зі строками зберігання, оцінка документів, ідентифікація і опис кожного документа і комплексів документів. 4. Керування архівами. Проектування та будівництво архівосховищ, вдосконалення методів консервації та реставрації, систематизації та опису архівних фондів, доступу до документів. КДП організовує практичну роботу як службових осіб, які керують докум. процесами, так і будь-якої особи, яка створює службові документи або користується ними в процесі своєї ділової діяльності.

КДП в організації охоплює: а) впровадження політики і застосовування стандартів, b) визначення обов’язків і повноважень, c) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу, d) забезпечення низки послуг, пов’язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними, e) розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для КДП f) інтегрування КДП у ділові системи та процеси.

КДП для країн пострадянського простору є новим напрямом наукових досліджень. У Нац. стандарті України ДСТУ 2732: 2004 " Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять " вперше офіційно зафіксовано визначення поняття " керування документацією" як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створення та функціонування службових документів.

18. Досліджуючи положення міжнародного стандарту ISO 15489, інші нормативні документи з КДП за кордоном, умовно терміни групуються у 7 основних категорій. До 1ї належать базові поняття, а саме: інформація, документована інформація, документ, службовий документ, інформац. система, доступ, дані, документування, інформ. менеджмент, службова особа, що керує документацією. До 2ї категорії належать терміни, об’єднані за видами інформації та її носіїв: оригінал, копія, проект, диск, дискета тощо. Установи, що здійснюють інформаційну та документальну діяльність, їхня документація, підрозділи формують 3ю категорію понять: відомчі архіви, поточний документ, напівактивний документ, документи, що вже не мають практичної цінності, документи урядових установ, центр документації, канцелярія, загальний відділ. До 4ї категорії термінів відносять процеси КД та їхні засоби: експертиза цінності документа, перелік документів зі строками зберігання, передавання документів до архіву та вилучення їх для знищення, класифікація, тезаурус, збереження та інші. Терміни використання інформації, доступність документа, відкритий доступ, закритий доступ становлять 5у категорію, що позначає характеристики та процеси КД. Поняття стосовно забезпечення збереженості документів віднесено до 6ї категорії термінів. Остання категорія об’єднує поняття щодо правових аспектів роботи з документом та інформ. діяльності (документи державних установ, сертифікація документів, завірена копія, право конфіденційності та доступу до інформації, захист даних, дата доступу тощо

Дослідниця стандарту І.Антоненко подає іншомовні відповідники поняття керування документацією, характеризує радянський термін організація роботи з документами, співвідносить англо-американські поняття records management (керування документацією) та recordkeeping (зберігання документації), document life cycle (життєвий цикл документа) та document life continuum(життєвий континуум документа)

22. Стрімкий розвиток діловодної сфери знайшов віддзеркалення в галузевій термінології, яка, крім звичного терміну “діловодство", збагачується двома іншими – “документаційне забезпеч. управління" (ДЗУ), “керування документац. процесами". Діловодство стало збірною назвою для процесів документування діяльності й організації документів установи. У 1970–1980-х рр., на тлі стрімкого освоєння можливостей упровадження новітніх інформаційних технологій у сферу роботи з документами, змінюється зміст поняття діловодства. Дедалі частіше у фаховій періодиці обговорюється питання заміни терміну “діловодства" на “документаційне забезпечення" (ДЗ)

Початково термін “ДЗ" означав: “1) документування будь-якої діяльності держ. органів у будь-якій формі; За змістом ДЗ було дуже близьким до зарубіжного КДП, що свідчить про намагання знайти еквівалент діловодству.

Активізація досліджень у сфері ДЗУ сприяли потужному розвитку не лише діловодства, а й управлінського документознавства

У 1980-х рр. документознавцями було порушено питання про керування документацією(КД).

Найбільш примітною ознакою термінологічного визначення стало фактичне визнання універсальності терміну щодо сфери управління документац. процесами.

Вивчення проблеми знайшло вихід в активному освоєнні зарубіжного досвіду. Помітніше входження до наукового обігу терміну “КД", “управління документацією", а згодом – “КДП" засвідчило нагальність для вітчизняної науки і практики ідеї цілісності діловодних процесів і архівістики Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “ДЗУ", “КД", " КДП" стало ознакою часу

23. Початок формування напрямів досліджень традиційного документознавства в УРСР у 1950–1960-х рр. та їх розвиток у 1970–1980-х рр. слід пов’язати з пе­реданням у післявоєнні роки архівним установам повноважень в СРСР щодо організації діловодства та контролю за його здійсненням. Водночас йшлося не тільки про посилення відповідальності ар­хівних установ у межах свого профілю за організацію діловодства в установах, а також й про їх участь у нормативному та науково-методичному його забезпеченні.

Зрушення, що відбувалися в архівному будівництві СРСР у другій половині 50-х рр. вимагали внесення відповідних змін у чинне на той час " Положення про Державний архівний фонд СРСР", схвалене ще у 1941 р. У зв'язку з цим Рада Міністрів СРСР 1958 р. прийняла постанову про затвердження нового " Положення про Державний архівний фонд СРСР". Це положення окреслювало науково-дослідні завдання, що покладалися на держ. архіви СРСР. Крім того, було встановлено більш подовжені строки зберігання документів у відомчих архівах.

Підгрунтям для формування і поширення в УРСР документознавчих знань стала організація у 1944 р. на історичному факультеті Київського держ. університету імені Т. Г. Шевченка кафедри, діяльність якої було спрямовано на підготовку істориків-архівістів. Відсутність пріоритету курсу «Документознавство» на кафедрі архівознавства університету компенсувалася створенням при неї у 1964 р. постійно діючих тримісячних курсів підвищення кваліфікації керівних працівників служб діловодства мі­ніс­терств, відомств, установ та організацій республі­ки³¹. Метою курсів була підготовка кваліфікованих працівників служб діловодства через ознайом­лення слухачів з напрямами удосконалення роботи управлінського апарату, впроваджуваними но­вітніх на той час засобами механізації діловодних процесів й тиражування документів. До проведення занять було залучено професорсько-викладацький склад кафедри архівознавства, спеці­а­ліс­тів Архівного управління УРСР.

Спільними зусиллями працівників Головархіву УРСР та Централ. Держ. архіву Жовтневої революції 1985 р. було створено Республіканський організаційно-методичний кабінет по діловодству. Цей кабінет упродовж 10 років відігравав роль методично-консультаційного цент­ру з впровадження результатів науково-дослідної роботи в га­лузі документознавства.

Державний комітет архівів України — спеціально уповноважений централ. орган викон. влади у сфері арх. справи і діловодства. Утворений від 15 грудня 1999 Держкомархів України вносить до КМУ пропозиції щодо формування держ.політики у сфері архівної справи та діловодства і забезпечує її реалізацію; управляє архівною справою та діловодством; розробляє держ. програми розвитку архівної справи та діловодства і забезпечує їх виконання; здійснює міжгалузеву координацію, функціональне регулювання, а також нормативно-методичне забезпечення архівної справи та діловодства і контроль за їх станом.

24. Застосовуючи міжнародні норми керування документацією у практиці діловодства Україна зможе ефективно організувати роботу з управлінськими документами, що в кінцевому результаті позитивно вплине на організацію управління в цілому. Документація, що описує КДП, має відповідати правовим, організаційним та технічним вимогам. Отже, КДП є складовою частиною управління установами, організаціями, підприємствами, умовами ефективного функціонування якої є – наявність законодавчо-норматив. бази, а також подальше її розроблення та вдосконалення.

Закони, які регламентують загал. засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України " Про інформацію", " Про держ. таємницю", " Про Нац. архівний фонд та архівні установи", " Про електронні документи та електронний документообіг", " Про електр. цифр. підпис" тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це " Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших централ. органах викон. влади, Раді Міністрів АР Крим, місцевих органах викон. влади", та " Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах держ. влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, в ЗМІ".

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законод. та викон. влади, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. У сфері юридич. діяльності Мін. юстиції Укр. затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських відділах держ. виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, міських управлінь юстиції. ЗУ " Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах.

25. Закони, які регламентують загал. засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України " Про інформацію", " Про держ. таємницю", " Про Нац. архівний фонд та архівні установи", " Про електронні документи та електронний документообіг", " Про електр. цифр. підпис" тощо).

Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це " Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших централ. органах викон. влади, Раді Міністрів АР Крим, місцевих органах викон. влади", та " Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах держ. влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, в ЗМІ".

Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законод. та викон. влади, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. У сфері юридич. діяльності Мін. юстиції Укр. затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських відділах держ. виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, міських управлінь юстиції. ЗУ " Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах.

Нац. стандарт ДСТУ 4423: 2005 «Інформація та документація. КДП» складається із 2х частин. Перша частина має загал. характер і стосується єдиних положень провадження КДП. ДСТУ 4423-1: 2005 деталізує термінологію сфери КДП, його переваги над іншою схемою організації практичної роботи з документами. Друга частина ДСТУ 4423: 2005 містить настанови щодо провадження КДП та деталізацію основних положень стандарту.

ІПС — це документи, створені в результаті діяльності певного органа уп­равління, довідковий апарат до нього, методи й спо­соби їх обробки й використання. У сфері діловодства, такими чином, обробляються не всі документи, а тільки ті, що використовуються в про­цесі управління.

В роботі ІПС виділяють 2 осн.етапи: 1й – збір і зберігання інформації, 2й – пошук і видача інф-ції користувачам Процедури: аналіз документів і їх добір; Ÿ створення пошукового образу документів; Ÿ запис документів і їх пошукових образів на прийняті носії; Ÿ зберігання документів і ПОД; Ÿ аналіз запитів; Ÿ видача документів користувачам.Ÿ
ІПС можна класифікувати за такими ознаками:
за родом виконуваних операцій; документальні, фактографічні, логічні і комплексні
За режимом пошуку ІПС діляться на системи, що працюють в режимі вибіркового розподілу інформації,, і системи ретроспективного пошуку за разовими змінними запитами абонентів.
За типом інформаційно-пошукової мови ІПС класифікуються на системи з природними (людськими) і інформаційними мовами.
За критерієм відповідності ІПС поділяються на системи з використанням логічних схем; з використанням аналітичних функцій; з використанням «вагових» функцій чи коефіцієнтів; з аналізом критерію відповідності на збіг чи часткове входження.
За ступенем автоматизації ІПС класифікуються на системи з автоматичною класифікацією масивів, системи з автоматичним пошуком, системи з автоматичним індексуванням), системи з автоматичним управлінням.
27. Сьогодні всі великі комерційні структури розвинених держав мають у своєму штаті підрозділи, які займаються інформ. діяльністю. Основна мета - це забезпечення оперативного одержання керівником й іншими службами максимального обсягу якісної й конкретної інформації, необхідної їм для прийняття рішень.
Функції й завдання інформ.-аналітичного підрозділу
- збір інформації, аналіз і прогнозування;
- формування виробничої програми;
- здійснення реклами й маркетингу.
Цей підрозділ може називатися службою маркетингу або інформаційно-аналітичним відділом.
Інформаційно-аналітична служба є основним центром, у якому концентрується, обробляється й аналізується зовнішня інформація. Основні завдання, що стоять перед інформац. службою:
1) збір, обробка й аналіз зовн. Та внутр. інформації;
2) на основі проведеного аналізу вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій;
3) оперативне, повне надання результатів аналізу;
4) довгострокове зберігання всієї зібраної інформації для наступного її використання в роботі;
5) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми
Основні практичні навички:
- експертиза інформаційних потоків
- цільовий відбір документальних матеріалів
- пошук первинних джерел й інформац. пошук;
- організація й контроль (збереження) зафіксованої інформації;
- маркетинг і бізнес планування, оцінка ефективності інформаційної діяльності;

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно –розпорядчі та інші.

ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА - Полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів

Головна функція управлінських документів: реалізація управлінського процесу, його документно-інформаційне забезпечення. Загальні функції: інформаційна, комунікаційна, соціокультурна, правова, функція історичного джерела

інформаційна - визначається потребою документування, зберігання і надання інформації;

комунікативна - документи є засобом обміну інформації;

соціальна - полягає в збереженні, і передачі соціальної інформації.

управлінська - в ній документ виступає як засіб управління діяльністю;

організаційна - документ встановлює або упорядковує дії учасників правових стосунків;

правова - документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права;

загальнокультурна - здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві;

історична - документ є історичним джерелом.

ПІДФУНКЦІЇ

1. Закріплення (фіксація) інформації

2. Зберігання інформації

3. Трансляція інформації

29. Документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами є одним із основних складових діяльності на підприємствах.

1. Документування управл. інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, положеннями про апарат адміністрації, розподілом обов’язків між головою та заступниками голови адміністрації, розпорядчими актами голови адміністрації і посадовими інструкціями.

3. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (лист, розпорядження, доручення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення.

4. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади вищого рівня та спрямовуватись на виконання установою покладених на неї завдань і функцій.

5. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації.

6. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування адміністрації, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

7. Документи складаються держ. мовою. Документи, що надсилаються іноземним адресатам, оформлюються україн. мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

30. Види служб КДП: - департамент документального забезпечення і контролю; - управління справами; - загальний відділ; - канцелярія.

Кожна із зазначених служб поділяється на підрозділи. До складу служби КДП можуть входити:

- секретаріат; - підрозділи, що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо; - кур'єрські служби; - копіювально-множильні бюро; - архів.

Служби КДП виконують такі функції:

- реалізує держ. політику з організації документознавства та кдп в межах установи;

- розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенкл. справ установи;

- організовує підготовку проектів організац-розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання;

- забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- упроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно-правові акти;

- бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

- контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів;

- здійснює контроль за підготовкою документів у підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів;

- реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості оброблення і використання документів, що утворюються у діяльності установи, для передання на державне зберігання;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- організує забезпечення збереженості документаційного фонду установи

ЗУ «Про Нац. Арх. фонд та архівні установи» від 1993 року. Статтею 6 Закону забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Частиною третьою статті 6 Закону врегульовано також порядок ініціювання експертизи цінності документів, а саме: експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або держ. архівн. установи за згодою власника.

Основні правила роботи державних архівів України (2004),

Методичні рекомендації щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Нац. Арх. фонду України (1999)

Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів (1997)

Відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експерт. цінності документів, для організації роботи з експертизи цінності документів утворюються комісії з проведення експертизи цінності документів, до яких належать:

· Центральна експертно-перевірна комісія Держкомархіву;

· експертно-перевірні комісії централ. та галузевих держ. архівів;

· експертні комісії архівних відділів райдержадміністрацій, міських рад.

Діяльність експ. комісій організовують відповідно до положень про ЕК. За основу можуть слугувати Типове положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, та Типове положення про експертну комісію держ. органу, органу місцевого самоврядування, держ. та комунального підприємства, установи та організації.

32. Електронне урядування − це форма організації держ. управління, яка за рахунок широкого застосування новітніх ІКТ забезпечує якісно новий рівень відкритої взаємодії держави та суспільства, надання повного комплексу державних послуг для всіх категорій громадян та суб’єктів господарювання.

В організаційному плані впровадженню електронного урядування сприяє те, що у центральних та місцевих органах викон. влади в Україні визначені відповідальні особи з питань розвитку інформац. суспільства, а на структурні підрозділи з питань розвитку та впровадження інформаційних технологій держадміністрацій покладені функції забезпечення розвитку інформаційного суспільства. Позитивними організаційними передумовами впровадження електронного урядування є також створення Державного комітету інформатизації України.

Перехід до е -урядування починається з того, що:

- органи влади починають використовувати Інтернет;

- потім вони надають повну інформацію з можливістю пошуку за базами даних і службою відповідей на посилання електронною поштою;

- надання органами влади інтерактивних послуг;

- можливість отримання адміністративн. послуг через Інтернет;

- потім органи влади можуть створювати спеціальні веб-портали, які б дозволили громадянам переходити від однієї служби до іншої.

На сьогодні у світі не існує якоїсь загальноприйнятої моделі е -урядування. Існує набір загальних вимог, виконання яких громадяни, надаючи послуги і використовуючи їх, очікують від органів влади.

Е -урядування повинно вдосконалити взаємодію між органами влади, бізнесом та громадянами у таких основних сферах:

- економічний розвиток – сегмент “уряд – бізнесу” (G2B);

- ефективність роботи управлінського апарату – сегмент “уряд - уряду” (G2G);

- якість життя громадян – сегмент “уряд – громадянину” (G2C).

33. Міжнародні стандарти е-урядування знаходять своє відображення у міжнар. актах з питань функціонування інформац. суспільства. До таких актів відносяться: