Пісьмовыя дакументы ў сферы дзелавых зносін

Уменне правільна, пісьменна і своечасова складаць разнастайныя дзелавыя паперы адносіцца да абавязковых прафесійных навыкаў і патрэб кіраўніка. Кожны пісьмовы дакумент служыць своеасаблівай візітнай карткай адпаведнай фірмы, арганізацыі, установы і г.д., таму яго нестандартнае афармленне, стылёвыя недакладнасці, моўныя памылкі могуць паслужыць толькі пагаршэнню іміджу адрасанта тых або іншых дзелавых папер ці службовых дакументаў, якія перадаюцца электроннай поштай.

Уся дзелавая карэспандэнцыя класіфікуецца на розных падставах на пэўныя групы. Так, па тэматычнай прыкмеце яна (карэспандэнцыя) падзяляецца на камерцыйную і дзелавую. Камерцыйныя дакументы складаюцца ад імя юрыдычных асоб, таму звычайна служаць адначасова і як прававыя дакументы (напрыклад, пісьмы-запыты, пісьмы-прапановы, пісьмы-рэкламацыі, адказы на падобныя пісьмы). Дзелавыя пісьмы маюць афіцыйны і прававы статус, яны рэгістыруюцца і ўключаюць у сябе, распіскі, паведамленні, запрашэнні і інш. У залежнасці ад скіраванасці на адрасата дзелавыя пісьмы падзяляюцца на цыркулярныя (пісьмо пасылаецца з адной крыніцы-ўстановы па некалькіх пэўных адрасах, як правіла, падпарадкаваных інстанцый) і звычайныя (пасылаецца ад адной да другой установы).Па знешняй форме дзелавыя пісьмы падзяляюцца на рэгламентаваныя (стандартныя) і нерэгламентаваныя (нестандартныя). Стандартныя пісьмы складаюцца па пэўнаму ўзору (паперы пэўнага фармату з зададзеным наборам рэквізітаў), а нестандартныя, хаця і маюць элементы рэгламентацыі, рэалізуюцца ў выглядзе аўтарскага тэксту (гл.: Колтунова 1999, 6–7).

Акрамя карэспандэнцыі, кожная ўстанова карыстаецца пісьмовымі дакументамі, якія можна падзяліць тэматычна на наступныя групы:

1. распарадчыя дакументы (загады, пастановы, распараджэнні, рашэнні і інш.);

2. арганізацыйныя дакументы (інструкцыі, палажэнні, статуты і да т.п.);

3. арганізацыйна-распарадчыя дакументы (пратаколы);

4. інфармацыйна-даведачныя дакументы (агляды, акты, даведкі, дакладныя і тлумачальныя запіскі, зводкі, тэлеграмы, тэлефанаграмы і інш.).

Паводле зместу дакументы падзяляюцца на складаныя (разглядаецца некалькі розных пытанняў) і простыя (прысвечаны звычайна аднаму пытанню); паводле паходжання – на службовыя (афіцыйныя) і асабістыя; паводле адносін да фінан-
саў – на бухгалтарскія (транспартныя накладныя, прыходныя і расходныя ордэры, прыймовыя квіткі і да т.п.) і дакументы справаводства (службовыя лісты, анкеты, дагаворы, даведкі, аўтабіяграфіі, загады і да т.п.); паводле часу выканання – на тэрміновыя і нетэрміновыя (гл.: Каўрус 1994, 4–5).

Кожны дзелавы дакумент павінен строга адпавядаць свайму жанру, быць лаканічным, дакладным, канкрэтным, не дапускаць розначытанняў, двухсэнсоўнасці, павінен выкарыстоўваць стандартызаваныя моўныя выразы, клішэ, быць карэктным і добразычлівым, мець аб‘ектыўную неэмацыянальную таналь-насць, якая зыходзіць не ад адной асобы, а ад пэўнай арганізацыі, не змяшчаць экспрэсіўных сродкаў мовы (пра ўзоры і мову розных дзелавых дакументаў гл.: Смелкова 1997, 78–94).

Аб‘ём дзелавых пісем звычайна не павінен перавышаць адной старонкі, яны ўключаюць у сябе такія дадзеныя (рэквізіты), як адрас атрымальніка, дата адпраўкі, індэкс, тэкст (тэма, жанр або характар пісьма – гарантыйнае, рэкламацыйнае, дагаворнае, суправаджальнае, рэкламацыйнае і г.д., што вызначаецца з дапа-могай ключавых слоў), адрас адпраўшчыка (адрасанта), найменне адрасанта. У дзелавых пісьмах звычайна выкарыстоўваюцца ўстойлівыя лагічныя і моўныя выразы, што надаюць ім афіцыйны характар, адназначнае разуменне, дакладнасць, стандартнасць. Стыль і мова службовых дакументаў характарызуюцца нейтраль-насцю, надасабовым спосабам выкладання думак, што забяспеч-вае іх належную аб‘ектыўнасць, уніфікацыяй і тыпізацыяй сродкаў выражэння, якія і прыводзяць да выразнага дакладнага вербальнага афармлення адпаведных паведамленняў. Дзелавыя лісты, дакументы выглядаюць пераканаўчымі і заслугоўваюць больш даверу, калі яны адпавядаюць нормам службовага этыкету, выражаюць інтарэсы не пэўнай асобы, а арганізацыі, установы, фірмы.

У аўтарскім пісьмовым тэксце службовага прызначэння, гэтаксама як і ў вусным дакладзе, структурна выдзяляюцца тры часткі: уступ, галоўная частка, заключэнне. Ва ўступе, або ўводзінах, абгрунтоўваецца тэма асноўнай часткі, аргументавана падводзяць чытача (адрасата) да яе; у заключэнні падводзяцца вынікі асноўнага зместу, даецца агульная яго ацэнка, якая стасуецца са сфармуляванай ва ўступе тэмай. Асноўная частка пісьмовага тэксту павінна змяшчаць матэрыял у пэўнай лагічнай паслядоўнасці, прычыннай залежнасці розных частак зместу дакумента. Кожнае важнае палажэнне, структурныя часткі дакумента вызначаюцца на пісьме асобнымі абзацамі, якія лагічна, а таксама моўнымі сродкамі (з дапамогай паўтораў папярэдніх слоў, займеннікаў, уводных слоў і канструкцый і інш.) звязваюцца паміж сабой у адзінае сэнсавае цэлае і арганізуюцца камунікатыўнай накіраванасцю дакумента (даць даставерную інфармацыю адрасату, пераканаць яго ў выгодах той ці іншай прапановы, стымуляваць да пэўных дзеянняў ў інтарэсах адрасата і сваіх інтарэсах і інш.).

Такім чынам, галоўныя патрабаванні да пісьмовых тэкстаў дзелавога характару зводзяцца да наступных рэкамендацый:

а) улічванне інтарэсаў (пажаданняў) адрасата;

б) лагічная структурная і моўная кампазіцыя дакумента, у якім неабходна звязаць усе палажэнні і часткі ў адзінае мэтанакіраванае пасланне;

в) старанны выбар моўных сродкаў (непажадана ўжываць малавядомыя тэрміны, складаныя структуры сказаў, перавага на пісьме сцвярджальных, актыўных па структуры паведамленняў, а не пасіўных і адмоўных);

г) быць у выкладанні думак на пісьме лаканічным, змястоўным, канкрэтным, дакладным.

Пры гэтым карысным можа быць разумовае ўяўленне сцэнарыя, у якім вы ставіце сябе на месца адрасата. Вы добра ведаеце ўмовы і мэты вашага пісьма, знаеце таго, каму пішаце, яго інтарэсы, характар, схільнасці, асабістыя якасці і г.д. Якім будзе ваша ўспрыманне зместу пісьма, прапаноў, якія маюцца ў ім, ці прынясуць яны вам і вашай арганізацыі карысць, ці паспрыяе гэта наладжванню добрых, узаемавыгадных адносін з адрасантам у далейшым, ці можаце вы прапанаваць у адказ таксама нешта адпаведнае інтарэсам вашага партнёра, ці ўсё магчымае вы зрабілі ў сваім пісьме для таго, каб зацікавіць адрасанта і каб ён абавязкова даў пісьмовы адказ, пажадана са станоўчым для вас вынікам. У дзелавых пісьмах не павінна быць збыткоўнай фамільярнасці, зварот да адрасата павінен змяшчаць найбольш важныя сацыяльныя і прафесійныя характарыстыкі аўтара (прэзідэнт, прафесар, дэкан, рэктар, доктар і г.д.). Важным кампанентам дзелавога пісьма можа служыць постскрыптум з надзеямі, пажаданнямі, дадатнымі зваротамі адрасанта.