Формы и правила организации деловой коммуникации.

Понятие деловой коммуникации. Формы деловой коммуникации и их характеристика (беседа, переговоры, совещание, конференция и т.д.). Этапы, структура и правила деловой беседы. Самопрезентация как форма деловой коммуникации.

Деловое взаимодействие – это процесс взаимодействия деловых партнеров, направленный на организацию и оптимизацию того или иного вида предметной деятельности.

Направленности общения:

- специализированная (коммуникация используется для достижения определенных целей)

- обыденная (личная) – не ставятся цели.

Виды деловой коммуникации:

+ познавательная (цель – пополнение объема знаний объекта коммуникации). Учет интеллектуального уровня ауд.

+ убеждающая (цель – воздействие на установки). Воздействуетна сознание. Используются аргументы.

+ экспрессивная (воздействие на психоэмоциональное состояние человека)

+ суггестивная (основано на внушении, воздействие на подсознание)

+ ритуальная (соблюдение определенных традиций общения)

Формы делового общения:

-деловая беседа

- деловая беседа по телефону

- деловые совещания

- презентации

- переговоры и т.д.

Деловая беседа по телефону (не более 3-5 мин.)

Подготовка:

+ определяется цель

+ решить кому позвонить

+ важно обращение

+ определить когда звонить

+ продумать вопросы

+ подготовить все документы, которые могут понадобиться

+ иметь при себе ручку и бумагу

+ лучше отключить мобильник (или предупредить о важном возможном звонке)

Совещание и заседание (идет обсуждение и решение каких-либо производственных вопросов)

Делятся на:

- формальные

- неформальные

Важный момент – ведение протокола

Могут быть:

+ информативными

+ совещательными

+ консультативными

Подготовка:

· Определение цели

· Подготовка повестки дня (спец. документа, который рассылается участникам совещания либо вывешивается)

- Вопросы для обсуждения

- Место и время совещания

- Фамилии и должности основных докладчиков

- Указывается место, где участники могут ознакомиться с вопросами

· Определить участников

· Организация пространства

· Председатель имеет важное значение

Этапы:

+ ориентировочный

+ обсуждение и принятие решения

+ контроль

Деловые переговоры

2 типа подхода к переговорам:

А) позиционный, конфронтационный (каждый максимально продвигает свою позицию) – жесткий вариант

Б) принципиальный (партнерский) – мягкий метод

В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач. В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации. Она может предварять переговоры или быть их составной частью.

При проведении деловых бесед желательно следовать правилам эффективной речевой коммуникации. В то же время деловую беседу, как непосредственное взаимодействие двух ее участников, нужно строить на основе следующих важных принципов:

- сознательной настройки на уровень собеседника, учета содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи;

- рациональной организации процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного;

- простоты, образности, четкости языка как условия доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника;

- тактичность, действительное стремление понять точку зрения собеседника, заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений.

Проведение беседы предполагает наличие ряда обязательных этапов:

1. Подготовительный этап. Определить:

+ тема

+ основная информация

+ место

+ собеседник

+ изучение материала беседы

+ дресс-код

+ время беседы

+ цель беседы

+ альтернативную цель.

2. Завязывание контакта. Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.

Способы начала беседы:

- метод снятия напряженности: использование теплых слов, личного обращения, комплиментов, шутки для установления более тесного контакта с собеседником;

- метод " зацепки": использование какого-либо события, сравнения, личного впечатления, анекдота или необычного вопроса, позволяющих образно представить суть проблемы, обсуждению которой должна быть посвящена беседа;

- метод стимулирования игры воображения: постановка в начале беседы множества вопросов по ряду проблем, которые должны рассматриваться в ходе беседы;

- метод " прямого подхода": непосредственный переход к делу без какого-либо обсуждения - краткое сообщение о причинах, по которым назначена беседа, и быстрый переход к конкретному вопросу.

3. Этап передачи информации

Говорить четко, ставить вопросы, отслеживать невербальные реакции, сходу не задавать острых вопросов, уделить внимание собеседнику (называть по имени)

4. Завершение беседы

В ходе него вырабатывается общее решение. Для этого этапа можно составить резюме, чтобы уточнить насколько вы друг друга поняли. Подготовить фразы для завершения беседы.

5. Анализ беседы

Вспомнить поведение собеседника

Самопрезентация личности – это процесс, который позволяет нам показаться в самом лучшем свете. (поза, мимика, приветствие, представление себя и т.д) Важно:

• Невербалика:

+ интонация (не должно быть монотонной речи)

+ жестикуляция

• Установление контакта с аудиторией и его поддержание.

Виды «самопрезентации»: «природная» и «искусственная».

Очень важным в самопрезентации считается язык тела. Очень много информации о человеке можно почерпнуть исходя из невербальных сигналов: мимики, жестов, телодвижений.

Не забудьте о таких важных деталях, как одежда, аксессуары, прическа. Собираясь куда-либо, нужно очень точно оценить ту обстановку, которая вас ожидает, и предугадать впечатление, которое вы можете произвести.

Для благоприятной оценки окружающих важно научиться соблюдать правильную дистанцию в общении. Различают интимную зону (до 45 см). Личная зона (от 45 до 120 см) используется при обыденном общении со знакомыми людьми. Это дистанция приемов и официальных вечеринок. Социальная зона (от 120 до 400 см) - расстояние, на котором лучше всего общаться на официальных встречах с посторонними людьми. Зона публичная (более 4 м).

Темп и манера речи, громкость голоса, интонация и четкость произношения - это то, на основании чего мнение о вас сложится в первые минуты разговора.

Помимо внешних признаков, нужно обязательно работать над содержательной частью своего мироощущения. Содержательной частью вашего мироощущения может быть, например, способность брать на себя ответственность за свои действия, привычка ставить себе задачи и выполнять их, ориентированность на результат.