Контроль запасов

Основной задачей контролирующих систем является своевременное размещение заказов на пополнение запасов и вовлечение в хозяйственный оборот излишне сформированных их видов. Среди систем контроля за движением запасов наиболее широкое применение получила система АВС.

Метод АВС — классификация материальных запасов в соответствии с определенным показателем важности; в соответствии с этим показателем распределяется вся деятельность по контролю и управлению запасами.

Метод АВС (the A-B-C approach) классифицирует запасы по какому-то определенному показателю важности, обычно по годовому использованию данного товара в денежном выражении (т.е. денежная стоимость единицы товара на складе, умноженная на годовой показатель использования данного товара). В соответствии с этим распределяется деятельность по контролю и управлению запасами.

Как правило, используются три класса предметов: А (очень важные), В (предметы средней степени важности), С (наименее важные). Тем не менее, действительное число категорий в различных компаниях различно, в зависимости от избранного уровня «подробности» и проработки деятельности по управлению запасами. При использовании трех классов, класс А составляет от 10% до 20% из общего числа предметов по объему, и от 60% до 70% по цене. На другом «полюсе важности», предметы класса С могут составлять до 60% по объему хранения и всего лишь около 10%-15% по цене. Конечно, на практике это соотношение может меняться, но обычно большая часть стоимости запасов приходится на очень немногие наименования предметов на складе, поэтому они должны получать больше внимания при общем управлении запасами. Таким образом, наиболее тщательно должны контролироваться запасы группы А, а их количество поддерживаться на сравнительно низком уровне.

Рис. 1. Матрица распределения товаров на основе методов АВС и XYZ

Применение метода АВС, в том числе в сочетании с другими методами управления запасами (например с методом XYZ, по которому запасы распределяются в зависимости от частоты потребления), позволяет существенно уменьшить затраты, инвестированные в создание запасов. Так, совместное применение методов АВС и XYZ позволяет построить матрицу, в которой выделяют 9 категорий ассортиментных позиций, позволяющих дифференцировать управление товарными запасами для каждой из этих категорий.

На основании матрицы запасам можно дать следующие характеристики:

· запасы AX, BX, AY – самые значимые по стоимости и устойчивые по потреблению; контроль должен осуществляться с максимальной периодичностью, необходимы постоянный мониторинг, регулярное прогнозирование;

· AX, BX – запасы с непрерывным и равномерным расходом, поэтому объем запасов может оптимизироваться с помощью EOQ – модели;

· CX, BY, AZ – запасы, существенные по стоимости, но с нерегулярным потреблением; контроль должен осуществляться со средней периодичностью.

· CY, BZ, CZ – запасы, несущественные по стоимости, с нерегулярным потреблением; контроль должен осуществляться с минимальной периодичностью, если они не имеют существенного значения для производственного процесса.

Неэффективные управленческие решения по запасам приводят к потерям.

Превышение запасами сырья и материалов оптимального уровня приводит к росту затрат на хранение запасов, неэффективному отвлечению средств в неработающие активы, снижению ликвидности организации, росту потерь от порчи и воровства. Если запасы сырья и материалов меньше оптимальных, это приводит к росту затрат на размещение заказов, простоям из-за нехватки сырья, невозможности реагировать на проблемы поставщиков, связанные с ценами, качеством и условиями поставок.

Если запасы незавершенного производства отклоняются от оптимальных, определяемых технологией производства, это может быть связано с изменением технологии, ее нарушением, сверхнормативными простоями, связанными с необеспеченностью сырьем, поломками оборудования, отсутствием необходимого персонала.

Если запасы готовой продукции превышают необходимый объем, то это может быть связано со снижением спроса на производимую продукцию или некачественным планированием потребности в производимой продукции. Такое соотношение будет приводить к росту затрат на хранение, снижению ликвидности, росту потерь от порчи и хищений. Если запасы готовой продукции меньше оптимальных, это признак повышения спроса на продукцию организации и может привести к срыву поставок и потере части потенциальных покупателей продукции.