Тема 3. Організація діловодства, документування та документообігу

1Поняття про діловодство та документування

Процес прийняття управлінського рішення включає в себе отримання інформації, її переробку, аналіз, підготовку на приймання рішення і залежить від документного забезпечення управління. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то і потребується і саме управління, тому на всіх підприємствах встановлюється порядок приймання реєстрації кореспонденції, відправлення відповідних документів, контроль за використанням, збереженням оброблених документів. Дана робота називається діловодством.

Організація діловодства проводиться згідно з основними положеннями єдиної державної системи діловодства. В сучасних умовах діловодства перевага надається автоматизованим системам.

Є три класи автоматизованої системи діловодства:

- короб очні продукти;

- замовлені системи;

- налагоджувані програмні комплекси.

До коробочних продуктів належать: автоматизовані системи, що являють собою готові рішення і реалізують певний типовий набір організацій.

Строки впровадження програмного забезпечення невеликі, що знижує їх вартість. Єдиним, але досить суттєвим недоліком є їх мінімальна адаптованість до функціональних вимог конкретного об’єкту автоматизації.

Замовні системи замовляються під конкретний об’єкт автоматизації і максимально реалізують функціональні вимоги підприємства, але розробка нової автоматизованої системи це тривалий і трудомісткий процес, що вимагає значних фінансових вкладень.

Налагоджувані програмні комплекси є проміжним варіантом між двома названими класами систем. В базовому варіанті реалізується певний типовий набір функцій, який може бути значно доповнений в процесі впровадження і подальшої експлуатації системи.

Базовим моментом в системі діловодства є номенклатура.

Номенклатура діловодства – перелік справ підприємства для групування і збереження в них документів.

2 Організація документування господарських операцій

Включає статті:

- складання, приймання;

- перевірка, обробка, передача в архів.

Первинні документи можуть бути прийняті в тому випадку, якщо вони:

- складенні за формою, мають усі реквізити;

- мають підписи.

При прийманні документи перевіряються і здійснюється контроль:

- за правильністю оформленням;

- за законністю

- за доцільністю

- за реальністю.

Методичні прийоми перевірок:

1.Економічна – з’ясування доцільності операції, забезпеченості джерелами фінансування..

2. Зустрічна - співставлення документів та записів в облікових регістрах.

3. Підрахунок витрачання сировини по фактичному випуску готових виробів у відповідності до встановлених норм.

4. Встановлення повноти і правильності оформлення документів за змістом і арифметично.

5. Експертна – виявлення підробок в документах.

6. Нормативно - правова – встановлення відповідності діючим правилам, законом.

7. Оцінка документів за даними кореспондуючих рахунків.

Обробка – підготовка документів для запису сум операції на рахунках.

Стадії обробки:

1) Контроль:

- попередній перегляд договорів, наказів здійснює головний бухгалтер при підписанні документів;

- поточний - у ході здійснення обчислювальних операцій;

- наступний - після облікового оформлення операції при обробці документів.

2) Обробка:

- групування;

- таксування;

- контирування;

- включених до облікових регістрів.

Обробленні документи:

1. Первинні документи;

2. Картки аналітичного обліку (необов’язково);

3. Оборотні відомості аналітичного обліку;

4. Регістри аналітичного обліку;

5. Головна книга;

6. Фінансові звіти.

Первинні документи, що пройшли обробку повинні мати відмітку:

- при машинній обробці – дату запису в обліковій регістр;

при автоматизації - відтиск штампу оператора.

3Організація документообігу

Документообіг – організована система створення, перевірки та обробки документів у БО від моменту їх створення до передачі в архів.

На основі структурної схеми підприємства положень про структурні підрозділи та посадові інструкції розробляється графік документообігу (затверджує порядок обробки інформації, що зазначений в первинних документах). Графік регламентує строки складання, подання та обробки документів. Визначає час їх обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок передачі документів по інстанціях і так далі. Графік розробляє головних бухгалтер.