Інвентаризація в системі первинного обліку

Важливими вимогами, які ставляться до обліку, є точність, об'єктивність, достовірність його показників, а також повна їх відповідність дійсності. Основним способом спостереження за станом і рухом господарських засобів є документація. Проте доку­ментація не завжди може охопити всі господарські явища в момент їх здійснення. Так, природні втрати матеріальних цінностей при зберіганні (усихання, випаровування, псування тощо), неточнос­ті при прийманні або відпуску, помилки в обліку та інші явища в момент здійснення не можуть бути оформлені відповідними доку­ментами і відображені в обліку. Це зумовлює розбіжності між фактичною наявністю цінностей і показниками обліку. Оформля­ють такі явища не тоді, коли вони відбуваються, а лише в разі їх виявлення.

Виявити не оформлені обліковими документами явища дає змогу інвентаризація як необхідне доповнення документації. її дані уточ­нюють показники обліку, що приводить їх у відповідність з фактич­ною наявністю засобів, відображенням тих об'єктів і явищ, які з певних причин своєчасно не були охоплені обліком.

Інвентаризація - це спосіб бухгалтерського обліку (елемент методу), що викорис­товується для забезпечення відповідності облікових показників про стан та якість активів господарства фактичній їх наявнос­ті та якості.

Проводиться інвентаризація за допомогою технічних прийо­мів: установлення фактичної наявності і стану окремих видів госпо­дарських засобів у натурі (шляхом огляду, підрахунку, обмірювання зважування тощо) і порівняння цих результатів з показниками бухгалтерського обліку. За допомогою такого порівняння визначають розбіжності (якщо вони мали місце) між фактичною наявністю активів й даними обліку, тобто нестачі або надлишки. Така періодична перевірка дає змогу доповнювати й уточнювати показники обліку я також вести боротьбу зі зловживаннями.

Отже, інвентаризація є важливим засобом контролю за збережен­ням власності і забезпеченням правдивості й достовірності бухгалтер­ського обліку. Інвентаризація є засобом упорядкування складського господарства, оскільки до початку її проведення старанно перевіря­ють стан складських приміщень і ваговимірювальних приладів, поря­док зберігання матеріальних цінностей.

Інвентаризація - це спосіб виявлення та обліку тих господарсь­ких активів і джерел їх утворення (або їх відсутності), які не знайшли документального відображення у поточному обліку.

Проводиться, як правило, інвентаризація товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, незавершеного виробництва та інших господарських активів і джерел їх утворення.

Згідно з Законом України " Про бухгалтерський облік та фінан­сову звітність в Україні" № 996-XIV від 16 липня 1999 р. у статті 10 " Інвентаризація активів і зобов'язань" визначено:

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності підприємства зобов'язані проводити інвентари­зацію активів і зобов'язань, під час якої перевіряються і документаль­но підтверджуються їх наявність, стан і оцінка.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її прове­дення є обов'язковим згідно із законодавством.

Проведення інвентаризації с обов'яз­ковим'.

а) при передачі майна підприємства в оренду, приватизації майна підприємства, перетворенні підприємства на акціонерне підприємство, а також в інших випадках, передбачених законодавством;

б) у випадках ліквідації підприємства;

в) перед складанням річної бухгалтерської звітності;

г) при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому -
передачі справ);

д) при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псуван
цінностей, а також за рішенням судово-слідчих органів;

є) у разі пожежі або стихійного лиха.

На деяких підприємствах інвентаризації проводяться не як разові заходи, а як постійний процес. Керівники таких підприємств затвер­джують постійно діючу інвентаризаційну комісію, яка щоденно (або за особливим графіком) відвідує місця зберігання матеріальних цінностей і проводить інвентаризацію лише окремих видів ціннос­тей. Обирають для перевірки ті види матеріальних цінностей, по яких на момент перевірки в обліку є мінімальний залишок. Частіше в натурі цього виду матеріальних цінностей немає, а залишок з облі­ку являє собою природні втрати (наприклад, при зберіганні спирту). Такого типу інвентаризація називається перманентною. Організа­ція перманентної інвентаризації не вимагає припинення прибутково-витратних операцій, забезпечує постійний контроль за роботою мате­ріально відповідальних осіб. Перманентні інвентаризації знижують трудомісткість і тривалість при їх проведенні.

Інвентаризації проводяться на підставі " Інструкції з інвентариза­ції основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу", яка затверджена наказом Головного управління Державно­го казначейства України № 90 від ЗО жовтня 1998 р.

Залежно від повноти охоплення перевіркою активів господарства і джерел їх утворення розрізняють повну і часткову інвентаризації.

Повна інвентаризація охоплює всі без винятку матеріальні цінності, кошти і розра-хунки підприємства. Вона проводиться в уста­новлені положенням строки, як правило, один раз на рік перед складанням річного звіту і має на меті забезпечити реальність відображення в бухгалтерському балансі залишків матері­альних цінностей, незавершеного виробництва, коштів і розрахунків. Повна інвентаризація може бути проведена при ревізії фінансово-господарської діяльності, на вимогу органів (фінансових і слідчих)

Часткова інвентаризація охоплює окремі види активів госпо­дарства (перевірка грошей у касі, цінностей на складі тощо). Вона повинна проводитися кілька разів протягом року для забезпечення точності звітних даних, посилення боротьби із зловживанням і зміц­нення фінансової дисципліни.

За характером інвентаризації поділяють на планові і позаплано­ві (раптові).

Планову інвентаризацію проводять за складеним заздалегідь (раніше) планом згідно з прийнятим графіком. Вона проводиться в тих випадках, коли інвентаризація окремих об'єктів обліку відповід­но до положення про інвентаризацію проводиться кілька разів на рік і за строками не збігається (не співпадає) з повною (річною) інвентари­зацією (так, молодняк тварин і тварини на відгодівлі інвентаризують не менш ніж один раз на квартал, нафтопродукти - щомісячно і т. ін.).

Позапланову інвентаризацію проводять за розпорядженням керівника господарства або органів за підпорядкуванням, за вимогою ревізора, слідчих органів, а також у разі зміни матеріально відпові­дальних осіб.

Таблиця 6.1.

Класифікація інвентаризації