Характеристики компьютерных программ бронирования (на примере Fidelio Hotel Management System)

На сегодняшний день на предприятиях ИГ в России используются несколько программ для гостиничных предприятий: Fidelio, Hotel-2000, Эдельвейс, Lodging Touch и Отель. В гостиницах цепи Мэрриотт в Москве используется самая популярная система управления гостиницей Fidelio (FIDELIO HOTEL MANAGEMENT SYSTEM). Fidelio представляет собой полностью интегрированный пакет программного обеспечения, предназначенный для максимального повышения эффективности работы гостиницы. Функционально комплекс состоит из не­скольких модулей:

- бронирование;

- управление блоками (создание, просмотр, анализ блоков комнат);

- управление тарифами (просмотр, изменение, оптимизация);

- пакетирование услуг (конфигурирование, реализация, отслеживание, предоставление ус­луг, расчеты и т. п.);

- регистрация и выписка гостей, администратора (отображение ста­тусов комнат, поэтажных планов, генерация отчетов);

Система FIDELIO обладает высокой гибкостью и универсальностью. Благодаря тому, что пользователь имеет возможность выполнения собственных определений, система Fidelio может быть легко адаптирована в соответствии с любым классом и размером гостиницы. Ниже приводятся основные элементы, обеспечивающие гибкость и универсальность системы:

- Блок раскраски экрана (Screen Painter)

- Генератор отчетов (Report Generator)

- Определяемые пользователем меню отчетов

- Определяемая пользователем ночной аудит

- Определяемые пользователем пиктограммы

- Различные параметры установки

- Неограниченные уровни защиты.

Fidelio Front Office (FO) - пожалуй наибо­лее популярная в мире система автоматизации службы бронирования, приема и размещения отелей. В России она в ос­новном получила распространение среди объ­ектов размещения, входящих в международ­ные гостиничные сети. Всего в России и стра­нах СНГ с системой работают более 100 отелей.

Модуль бронирования позволяет выпол­нять более 20 различных подзадач: просма­тривать информацию о наличии комнат, ве­сти базу данных клиентов, бронировать но­мера для любых категорий гостей, вести учет и статистику, поддерживать автомати­ческую факс-рассылку. Модуль отчетов ве­дет подготовку почти 300 видов различных необходимых в работе гостиницы справок, форм, статистических материалов. Напри­мер, отчетов о состоянии номеров, запол­нении гостиницы, по проживающим гостям, текущем финансовом положении.

Fidelio FO поддерживает все этапы рабо­ты гостиницы: от компьютерного резервиро­вания номеров, регистрации, размещения и выписки гостей до управления номерным фондом, ведения бухгалтерии и финансов. Система исключительно проста в обраще­нии, не требует каких-либо особых персо­нальных компьютеров и подходит для ис­пользования в гостиницах любого размера.

Следует отметить, что система Fidelio FO адаптиро­вана для российского рынка. Как правило система Fidelio FO устанавливается гостиницам совместно с популярным расчетно-кассовым комплексом для ресторанов Micros. Дополнительно могут постав­ляться программа автоматизации ведения складских операций Fidelio Food & Beverage, программа автоматизации финансово-хозяйственной деятель­ности HRS Back Office, программа организации от­дела продаж и мероприятий Sales & Catering, про­грамма главного инженера EMS.

Все программы Fidelio FO, Micros, Fidelio F& В, HRS Back Office работают как единая интегриро­ванная система. Fidelio FO функционирует в опе­рационной среде Windows. Стоимость установки Fidelio FO рассчитывается для каждого заказчика индивидуально и в первую очередь зависит от комплектации системы и размеров гостиницы.

Эксклюзивный дистрибьютор фирмы Micros-Fidelio на российском рынке в течение последних шести лет - компания HRS (Hotel & Restaurant Systems). HRS выполняет установку «под ключ» программного и аппаратного обеспечения, обуче­ние персонала, поддержку пользователей.

Модуль бронирования (Reservation Module) - основная часть системы Fidelio Front Office. Основные функции и возможности модуля:

Типы бронирования:

- индивидуальное бронирование;

- бронирование для компании;

- бронирование для туристического агентства;

- бронирование для группы;

- исходное бронирование;

- бронирование в любой комбинации из указанных выше;

- бронирование в списке ожидания.

Определяемые пользователем экраны адресов, бронирования, заезда и книги регистрации бронирования.

Поля: Принимаемые по умолчанию и вычисляемые значения, выбор с помощью пиктограмм.

Наличие мест, воспроизводимое по типу номера или по номерам с помощью функциональных клавиш.

Наличие номеров по тарифам или по типу можно определять в зависимости от стратегии управления, установленной гостиницей.

Неограниченное число номеров.

Общие или сводные типы номеров и обработка определенного типа номеров.

Обработка номеров «люкс».

Неограниченное число тарифных кодов.

Неограниченный период бронирования.

Бронирование по общему типу номера, определенному типу номера или по номеру комнаты.

Предоставление информации по номеру при нажатии функциональной клавиши.

Информация о расценках (стоимости) на функциональной клавише.

Назначение или определение тарифа в ручном или автоматическом режиме.

Информация о пакете на функциональной клавише.

Возможность добавления элементов пакета для любого типа.

Возможность ввода времени прибытия.

Определяемые пользователем письма подтверждения брони.

Индивидуальные изменения стандартного письма подтверждения при редактировании бронирования.

Автоматическая распечатка писем подтверждения.

Письмо подтверждения, определяющее изменение расценок во время пребывания в гостинице.

Письмо подтверждения для гостя, компании, агента по туризму, источника.

Интерфейс с факсом распределение и размещение.

Дополнительное поле для максимально двух дат депозитов и двух дат платежей.

Возможность многократного бронирования и фолио для каждого номера.

Совместное размещение номеров с неограниченным числом бронирований для каждого номера.

Возможность объединения отдельных бронирований в одно.

Возможность разделения одного бронирования на два отдельных.

Возможность программирования переноса платежей со счета одной комнаты на другую.

Разделения гостевого счета на четыре части.

Распечатка индивидуальных регистрационных карточек.

Рисунок 2 – Общий интерфейс Fidelio FO.

Возможность создания нескольких записей с информацией о госте. Такая запись является примечанием к бронированию, требующим определенного действия от персонала в указанную дату. При этом обеспечиваются следующие возможности:

- направление записи в указанные отделы (т.е. в хозяйственный отдел, консьержу и т.д.);

- автоматическое выполнение системой необходимых записей в соответствии с указанной датой;

- ежедневная распечатка отчета об этих записях с указанием каждого отдела и всех действий, которые должны быть выполнены;

- классификация в соответствии с определяемыми пользователем рыночными или биржевыми кодами для получения соответствующей статистики;

- классификация в соответствии с определяемыми пользователем исходными кодами для получения статистики исходных кодов;

- возможность ввода важных событий, которые воспроизводятся на дисплее;

- возможность прогнозирования с помощью функциональных клавиш;

- организация досуга;

- администрация групп, блоков и распределения;

- group/block/allotment administration);

Обработка и подбор номеров для групп: создание блока номеров, поиск, просмотр и изменение данного блока и создание заголовка блока, информация для которого автоматически извлекается из выборочного бронирования. После изменения статус блока на «Open for pickup» («открыт для выбора») соответствующие номера могут выбираться для группового бронирования или индивидуального (обработка распределения).

Планирование доходов и наличные расценки (Yield Management / Rate Availability). Интегрированный модуль, наличных расценок и стратегии (планирования) Fidelio позволяет изменять способы «продажи» (сдачи) номеров в Вашей гостинице. Если ранее гостиницы определяли цены, сдаваемых померив только в зависимости от их типов и наличия, то, в настоящее время, многие гостиницы сдают номера на основе расценок. Гостиница может отказаться от низких цен, даже если не все номера заняты, предвидя, что эти же номера можно будет сдать клиентам за более высокую плату. Концепция увеличения выручки с использованием фиксированных расценок (номеров и т.д.) называется планированием доходов. Модуль наличных расценок (Fidelio rate availability module) обеспечивает следующие функции:

Глобальное изменение наличия определенного кода расценки или категорий расценок для любой выбранной даты, включая определенные дни недели. Такое изменение может быть выполнено и вручную.

Определение стратегии для определенного кода расценки или целой категории. При наличии установленного условия, состояние наличия кода расцепки изменяется в соответствии с данным состоянием.

Возможность «открытия» или «закрытия» типов номеров по коду расценки.

Просмотр (воспроизведение) наличных кодов расценок с помощью функциональной клавиши. Наличие расцепки зависит от даты прибытия, числа ночей, гостей и номеров, а также от кода расценки или категории расценок.

Пользователь может выбрать тип номера и код расценки из сетки (таблицы) наличных типов номеров и расценок. Он не может выбрать закрытый код («закрыт») расценки или любой код расценки, состояния которого не соответствуют данной дате бронирования.

Пакеты (Packages). Модуль пакетов Fidelio предназначен для обработки наиболее сложных требований, предъявляемых к пакету. Пакет (или комплексный план) обычно связан с гостем, который обеспечивается в гостинице дополнительным обслуживанием, т.е. расценка включает не только оплату проживания в номере. Кровать (место) и утренний завтрак - это уже пакет. Пакет «романтическое предложения» включает в себя номер со скидкой, приветственную тарелку с фруктами и бутылку домашнего вина, а также завтрак в номер с бутылкой шампанского.

Модуль планирования досуга (Leisure Management Module). Модуль планирования досуга Fidelio представляет собой простую с точки зрения использования систему бронирования деятельности, которая бронируется по периодам времени, таким как время на теннисном корте, игра в гольф, массаж, верховая езда и т.д. Планирование досуга в системе Fidelio полностью интегрировано со Службой Приема Fidelio. Для этого модуля требуется специальный лицензионный код.