Табличный процессор Excel

В данном приложении приведено краткое описание табличного процессора Excel.

Рабочая область Excel изображена на рис. П.1.

Рис. П.1. Исходный вид окна ТП Excel

Эта программа, чрезвычайно удобная для организации относительно не­сложных вычислений, является частью популярного пакета Microsoft Office. Ячейки в Excel могут содержать следующие типы данных:

1. Символьные (текстовые) данные. Могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. По умолчанию символьные дан­ные при вводе выравниваются по левому краю ячейки. При необходимо­сти их можно выровнять по правому краю или по центру.

2. Числовые данные. Могут содержать только числовые данные. Исклю­чением являются десятичные точка (или запятая) и знак числа, стоя­щий перед ним. Числовые данные по умолчанию выравниваются при
вводе по левому краю ячейки.

3. Формулы. Формула может включать ряд арифметических, логиче­ских и других действий, производимых с данными из других ячеек. На экране после ввода формулы отображается результат вычислений, а сама формула отображается в строке ввода над таблицей. Ввод формул начи­нается со знака равенства (=).

4. Функции. Функции могут самостоятельно присутствовать в ячей­ках, а также могут входить в состав формул. Различают математические, статистические, логические, финансовые и другие функции.

5. Даты. Excel имеет два окна — программное (внешнее) и рабочее (внутрен­нее). Внутреннее окно Sheet # содержит рабочую страницу (таких стра­ниц несколько, они образуют книгу), представляющую двумерную пря­моугольную таблицу. Справа и внизу на рабочей странице расположены линейки со стрелками прокрутки, позволяющие с помощью мыши бы­стро перемещаться по странице.

Рис. П.2. Мастер функций

В окне Excel под зоной заголовка находится область заголовков меню. Чуть ниже находится основная линейка инструментов. Кнопки линейки инструментов позволяют быстро и легко вызывать различные функции Excel. Их можно вызывать также через меню.

Чтобы выполнить какое-либо действие с данными, помещенными в ячейки (ввод, копирование, удаление, форматирование и т.п.), необхо­димо их выделить. Чтобы выделить ячейку, надо указать на нее и нажать правую кнопку мыши. При нажатой кнопке можно выделить диапазон ячеек. После выделения необходимой области следует нажать правую кноп­ку мыши, вызывая контекстное меню, которое позволяет выполнить ряд команд: Вырезать, Копировать, Вставить и т.п.

Изменение данных проводят прямо в ячейке. Перемещение или ко­пирование содержимого ячеек можно осуществить перетаскиванием их с помощью мыши. Чтобы скопировать (а не переместить), следует дер­жать нажатой клавишу CTRL.

Создание формулы начинается с ввода знака равенства (=). Фор­мула содержит встроенные функции, адреса ячеек, константы. Для формирования формул есть специальное средство — Мастер функций (рис. П.2).

Запуск Мастера функций осуществляется либо через меню Вставка \ Функция, либо щелчком по кнопке f_x. В появившемся меню выбираем сначала класс функций, затем — конкретную функцию. В классе матема­тических функций, который нас в данном курсе интересует больше дру­гих, находятся 50 (!) функций, среди которых, естественно, все эле­ментарные. При необходимости для каждой функции можно вызвать справку (как это указано на рисунке), в которой поясняется, как с этой функцией работать. Разумеется, с помощью Мастера функций можно со­здавать любые суперпозиции из функций, имеющихся в наличии.

В стандартном режиме Excel, произведя вычисление по формуле, за­мещает ее в ячейке вычисленным значением. Это не всегда удобно, осо­бенно в режиме ввода программы и ее отладки. Для того чтобы блокиро­вать такое действие и сохранить формулы видимыми, следует выполнить команды Сервис\Параметры и в меню Вид установить флажок формулы. Впоследствии снятие этого флажка возвращает программу в режим ото­бражения значений.

Развитый сервис есть и при оформлении дизайна таблицы. Перед пе­чатью таблиц (кнопка Печать) удобно осуществить предварительный просмотр (кнопка Предварительный_просмотр в меню Сохранить).

Excel работает с несколькими листами книги. Например, на одном лис­те можно разместить итоговые оценки класса за несколько лет обучения, а на пяти следующих — данные за каждый год обучения. Листы книги могут служить местом для размещения графических иллюстраций, диаграмм. Для отображения числовых данных в графической форме используют линии, полосы, столбцы, сектора и другие маркеры, а также их объеди­ненные вариации. Для размещения диаграммы рядом с данными созда­ют внедренную диаграмму на том же листе. Можно создать диаграмму на отдельном листе диаграммы. Для графического отображения данных есть специальное средство Мастер диаграмм. Excel не только «дружен» с текстовыми и графическими системами, но и поддерживает основные действия, характерные для систем управ­ления базами данных (СУБД). Более того, у него развит аппарат импор­тирования и экспортирования данных из других программных систем.

В Excel, кроме адресов ячеек, предусмотрен также удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Это делается при выделенной ячейке с помощью меню Встав-ка \ Имя \ Присвоитъ... Ввести любое имя, например Сумма. Введенное имя можно использовать в дальнейшем вместо адреса.

Для форматирования данных в ячейках электронной таблицы исполь­зуется меню Формат \ Ячейки, для настройки ширины и высоты ячеек — меню Формат \ Строка и Формат \ Столбец.

Формы представления и диапазон чисел. Числа в Excel могут иметь различные формы представления — целые числа, десятичные дроби (8, 21), экспоненциальная форма (5, 789Е-04). Отметим, что в русифицирован­ных версиях Excel десятичный разделитель — запятая, а не точка. Ис­пользуя общий формат, можно просматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как «Е» и «+» Чтобы использо­вать числа с большим количеством разрядов, применяют встроенный экспоненциальный числовой (экспоненциальное представление числа) или пользовательский формат. Однако независимо от количества отобра­жаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуют­ся в нули.