ЧАСТИНА Р. попереднього редагування друкованої форми документа, якщо існуюча не цілком влаштовує користувача

попереднього редагування друкованої форми документа, якщо існуюча не цілком влаштовує користувача. Виконується це можна в розділі «Друк» головного меню програми в пункті «Редагування макета».

7. Кнопкою «Завантажити» вибирається з пропонованого списку необхідний документ, робиться з нього копія і, використовуючи палітру елементів, доповнюється друкована форма документа. Кожний з елементів палітри має підказку, якщо до нього підвести покажчик миші. У залежності від призначення реквізиту, який доповнюється у документ, вибирається відповідний елемент із палітри, а потім таблиця значень і відповідне поле з таблиці (за допомогою кнопок у графі «Значення»). Після цього зберігається створена форма під ім'ям, яке відповідає суті вихідного документа.

8. Кнопка «Відмінити проведення» використовується, якщо документ знаходиться в звіті і звіт може бути проекспортований для формування документів бухгалтерського обліку, а в документі виявлена помилка і він потребує коригування. Після натискання на цю кнопку документ стає доступним для коригування. Виконавши іх, формуються проводки, а потім використовується кнопка «Провести документ». При цьому виконуються

розділ^

наступні дії: документ включається в товарний звіт, перераховується сальдо відповідно по всіх звітах обраного підрозділу, експортуються проводки з коригованого документу, документ блокується від кори­гування.

Другою важливою технологічною процедурою є виписування видат­кових накладних. Для відвантаження товару з маркету завідувач відділом повинен одержати документ, відповідно до якого буде зроблено відпуск товару покупцю. Складання цього документа починається в торговому відділі, коли товарознавець, працюючи з покупцем, складає замовлення-заявку. В ній відображається назва товару, у якій кількості і за якою ціною він буде відпущений покупцю. На підставі цього документа виписується видаткова накладна. У діалоговому вікні програми користувач вводить такі реквізити документа:

> Рік (чотири знаки).

> Місяць (можливий вибір зі списку).

> Підрозділ (можливий вибір зі списку довідника).

> КТП (можливий вибір з довідника партнерів кнопкою

> КТО (код торгової операції).

Як і у випадку з прихідною накладною даною програмою передбачене автоматичне формування номера документа.

Для створення нового документа використовуємо кнопку «+Нова накладна». Якщо по обраному підрозділу видаткових накладних не було, то після натискання цієї кнопки в полі номера документа висвітиться номер першого документа і поточна дата. Якщо цей номер і дата задо­вольняє користувача, натискається клавіша «Enter», якщо ж нумерація не відповідає нумерації документів на складі, вводиться в це поле необхідний номер документа і дата.

Для вилучення помилково введеного документа використовується кнопка «Знищити». Нумерація видаткових документів при цьому не порушиться. Для коду покупця передбачений вибір з довідника торгових

партнерів. Для цього (використовується кнопка

При цьому введення номера доручення, дати і ПІБ одержувача не є обов'язковими. Кнопка «Далі» переводить на наступну сторінку Діалогового вікна програми для введення назви товару з документа. При необхідності встановлюється прапорець у вікні «Показати ціну і ^сУму постачальника».Для початку покажчик миші встановлюється на

382 __________________________________________________ частин^

позиції «ННТ» і клацається лівою кнопкою миші. Відкриється вікно вибору товарів з переліку. У ньому вибирається необхідна група товару, в ній ННТ і в графі «Кількість» проставляється необхідна кількість товару. Після цього натискається кнопка «Занести до документу» і рядки записуються у видаткову накладну.

Такі операції проводяться в усіх необхідних групах товару. Закінчення оформлення видаткової накладної підтверджується кнопкою «Зачинити».

При цьому виписка видаткових документів виконується тільки після оформлення надходження товару до маркету. При виписці видаткового документа програма працює з масивом оперативних залишків.

Кнопка «Назад» повертає користувача на першу сторінку діалогового вікна програми.

Після цього виконуються наступні дії:

1) формуються проводки;

2) переглядаються проводки;

3) переглядається документ перед друком (за допомогою кнопки ;

4) роздруковується документ, при вказанні попередньо кількості копій (за допомогою кнопки

Використання кнопок дає можливість виконати такф операції:

Кнопка «Сформув. проводки» використовується для формування бухгалтерських проводок відповідно до торгової операції.

Кнопка «Перегляд проводок» використовується для перегляду сформованих проводок і внесення необхідних коригувань.

Кнопка «Відмінити проведення» використовується, якщо документ знаходиться в звіті і звіт може бути проекспортований для формування документів бухгалтерського обліку, а в документі виявлена помилка і він потребує коригування. Після натискання на цю кнопку документ стає доступним для коригування. Виконавши їх, потрібно сформувати проводки, а потім скористатися кнопкою «Провести документ». При цьому виконуються наступні дії: документ включається в товарний звіт, перераховується сальдо відповідно по всіх звітах обраного підрозділу, експортуються проводки з коригованого документу, документ блокується від коригування

При виписці видаткової накладної передбачена можливість поперед­нього редагування друкованої форми документа. Виконується в розділі «Друк» головного меню програми в пункті «Редагування макета». Для цього створюється копія з пропонованого переліку існуючих документів,

роздан^

додаються в неї відсутні реквізити або вилучаються зайві. Після цього зберігається створена форма під ім'ям, яка відповідає суті вихідного документа. Для виконання цих дій користувачу надається палітра необхідних інструментів.

Програма " Акт переоцінки товарів" дозволяє зробити переоцінку това­ру й одержати результат у виді екранної або затвердженої друкованої форми.

На новий товар (після переоцінки) попередньо складається реєстр роздрібних цін, а артикул заноситься в довідник товарів.

У діалоговому режимі вибираються такі ключові реквізити для вилучення:

•рік;

• місяць;
•підрозділ.

Для створення нового документа використовується кнопка «+Новий акт». Якщо по обраному підрозділу актів переоцінки не було, то після натискання цієї кнопки в полі номера документа висвітиться номер першого документа і поточна дата. Якщо цей номер і дата задовольняє користувача, натискається клавіша «Enter», якщо ж нумерація не відпо­відає нумерації документів на складі, вводиться в це поле необхідний номер документа і дата.

Номер (№) акта формується автоматично і таким же чином установ­люється поточна дата.

• код торгової операції - вибирається уцінка або дооцінка товару,
Заповнюється таблична частина документа до переоцінки за такими

реквізитами:

• код артикула;

• кількість товару, що підлягає переоцінці (якщо переоцінці підлягає весь товар по залишку, кількість товару не змінюється);

• код артикула після переоцінки;

При цьому найменування товару, одиниця виміру, ціна, залишок обираються автоматично по коду артикула.

Після формування рядків у таблиці показуються суми до і після пере­оцінки, суми уцінки або дооцінки. Після перегляду акт роздруковується.

Використання кнопок «Сформує, проводки», «Перегляд проводок», «Провести документ», «Відмінити проведення» приводиться в описі Прибуткових і видаткових накладних.

ЧАСТИН А ■ >

Програма " Акт списання" призначена для списання товару в магазині і формування друкованої форми документа " Акт про списання товарно-матеріальних цінностей" відповідно до затвердженої форми. Створення нового документа аналогічно створенню попереднього документу («Акту переоцінки»).

Заповнюється таблична частина документа такими реквізитами:

> код артикула;

> кількість товару, що підлягає списанню;

> причина списання

При цьому найменування товару, одиниця виміру, ціна, вибираються автоматично по коду артикула. Розраховуються суми по кожному рядку у документі і разом по товару і тарі. Після перегляду акт роздруковується.

Формування масиву залишків проводиться в діалоговому режимі роботи з програмою " Бухгалтерські залишки".

Передбачений наступний порядок роботи:

1) вводиться дата;

2) вводиться підрозділ (можливий вибір з довідника);

3) вводиться товарна група (можливий вибір з довідника)

Після введення цих реквізитів у табличній частині вікна висвічується довідник товарів по вибраній товарній групі із графою «кількість».

4) вводиться кількість. Для цього покажчик миші встановлюється в
графу для конкретного товару і клацається лівою кнопкою миші. Колір
осередку зміниться на синій, після чого вводяться залишки.

При цьому у полях інформаційного табло «Разом по товару» і «Разом по тарі» паралельно здійснюється підрахунок сум по залишках. Вони дають можливість контролювати правильність введення, а функціональні кнопки внизу вікна працюють аналогічно попереднім пунктам інструкції, описаних вище.

Залишки товару і тари вводяться за роздрібною ціною і після перегляду є можливість їх роздруку у вигляді вихідного документа встановленої форми.

Третьою за важливістю технологічною процедурою є виписування ведення товарних звітів.

Кожне підприємство для ведення господарської діяльності має відпо­відні запаси матеріальних цінностей.

В торгівлі і громадському харчуванні - це товари.

Облік руху товарів в бухгалтерії підприємства ведеться на рахунку

РОЗДАН:

28 " Товари" або відповідному субрахунку в розрізі матеріально-відповідальних осіб.

За дебетом рахунку відображається збільшення (надходження) товарів, за кредитом - зменшення (вибуття). На підставі прибутково-видаткових документів матеріально-відповідальною особою складається товарний звіт з періодичністю, встановленою на підприємстві. Для одержання товарного звіту вводяться наступні реквізити:

• Рік (чотири знаки).

• Місяць (можливий вибір зі списку).

• Підрозділ (можливий вибір зі списку).

Кнопка «+ Новий звіт» переводить курсор у поле номера звіту в режимі чекання введення з пропонованим номером звіту.

При цьому номер звіту формується автоматично як і встановлюється поточна дата.

Якщо номер звіту відповідає нумерації по підприємству, це підтвер­джується клавішею «Enter», якщо ж ні, вводиться необхідний номер звіту і період складання товарного звіту.

На інформаційному табло діалогового вікна програми в полі «Сальдо на початок» автоматично висвічується сума по товару і тарі на період створення звіту. Якщо це буде першим звітом поточного місяця, тоді сальдо збігається із сумою залишків по підрозділу на початок місяця.

Технологія створення звіту наступна:

< => у полі «Тип документів» вибирається поле «Прибуткові документи» (встановленням перемикача);

■ ^натискається кнопка «Вибір документів» і здійснюється перехід на наступну сторінку діалогового вікна програми. У табличній частині вікна висвічується перелік усіх прибуткових документів, виписаних по даному підрозділу. З цього списку вибираються ті прибуткові накладні, які включені в звіт. Для цього натискається кнопка " Все позначити" після ^чого всі документи помічаються позначкою. Якщо якийсь із документів *" потрібно не включати до звіту, позначку знімається, натисканням безпосередньо на неї.

На цьому формування прибуткової частини звіту закінчується.

Створення видаткової частини звіту включає такі операції:

^ У полі «Тип документів» перемикач встановлюється в «Видаткові Документи» і, виконуючи дії, аналогічні діям при роботі з прибутковими Документами;

386 __________________________________________________ УДІЙНА ₂

> для того, щоб доповнити видаткову частину звіту проводками гір₀
продаж товару виконуються наступні дії: натискається кнопка «Експор­
тувати проводки», потім через кнопку «Перегляд проводок» здійсню­
ється перехід на наступну сторінку діалогового вікна програми, д_е
заводяться проводки. При цьому, якщо всі помічені позначкою документи
не потрібно включати до звіту, позначка знімається натисненням кнопки
" Зняти позначки".

У полях «Надійшло», «Вибуло», «Сальдо на кінець» відбиваються контрольні суми надходження і вибуття товару і тари при введенні звіту, і розраховується сальдо на кінець звітного періоду.

При цьому, якщо з якоїсь причини є потреба в коригуванні вже експортованих проводок їх необхідно знищити, внести коригування і знов натиснути кнопку «Експортувати проводки». Кнопка «Експортувати проводки» використовується для експорту проводок із документів, які входять до звіту, з метою накопичення інформації для формування відомостей бухгалтерського обліку.

Програма " Книга надходження товарів" призначена для відображення надходження товару в магазин по прибуткових документах, формування і друкування форми документа " Книга надходження товарів" відповідно до встановленої форми. Дана форма формується по будь-якому підрозділу за обраний період.

Послідовність створення даного документа наступна:

> встановлюються дати початку і кінця періоду; код підрозділу;

> натискається на кнопку «Перегляд»

У вікні діалогу «Вибір реєстру зі списку» вибирається потрібний реєстр.

На екрані з'являться рядки документа з такими реквізитами:

• номер сторінки;

• номер та дата реєстру;

• найменування постачальника;

• номер прибуткової накладної; •дата прибуткової накладної;

• сума.

При цьому кнопка «+Нумерація» дозволить автоматично прону­мерувати сторінки книги по реєстрах за весь обраний період. Для одер­жання друкованої форми (за допомогою кнопки переглядається:

> документ перед друком і друкується у вказаній кількості копій;

Р0\ЩЬ -----------------------------------------.______________ 587

> друкується документ, вказавши попередньо кількість копій (за допомогою кнопки

> останньою за важливістю технологічною процедурою є формування і ведення " Журналів документів".

Програма " Журнал реєстрів роздрібних цін" призначена для форму­вання журналу " Реєстр роздрібних цін". Журнал необхідний для звіряння сум по надходженню товару. Суми за ціною постачальника і за роздріб­ною ціною в базі даних звіряються з первинними документами поста­чальника і товарно-грошовим звітом.

Даний журнал формується по будь-якому підрозділу за обраний період.

Технологія створення документа наступна:

1). Встановлюється відповідні дати:

- початок періоду;

- кінець періоду; 2). Підрозділ.

На інформаційному табло діалогового вікна програми з'являться за обраний період суми " разом за цінами постачальника", " разом за роздрібними цінами". В другій половині вікна з'являється список реєстрів. Вказується № реєстру, дата реєстру, постачальник, № прибуткової нак­ладної, дата накладної, сума постачальника, сума роздрібна.

Для одержання друкованої форми необхідно:

> переглянути документ перед друком (за допомогою кнопки

> роздрукувати документ, вказавши попередньо кількість копій (за

ДОПОМОГОЮ КНОПКИ

Послідовність створення документа " Реєстр прибуткових накладних" аналогічно програмі формування журналу " Реєстр роздрібних цін".

На інформаційному табло діалогового вікна програми з'являться за обраний період суми " разом за цінами постачальника", " разом за роздрібними цінами", «разом націнка", " разом ПДВ".

У табличній частині вікна реестра прибуткових накладних вказує: № прибуткової накладної, дата, постачальник, № фактичної пост., дата фактичної пост., сума за цінами постачальника, сума за роздрібними Цінами, сума націнки, сума ПДВ, № і дата звіту, існування бухгалтерської проводки.

Для одержання друкованої форми виконуються ті ж дії, що й у попередній програмі.

ЧАСТИН А

Послідовність створення документа " Реєстр видаткових накладних" аналогічна програмі формування журнала " Реєстр прибуткових накладних" і інформаційне табло діалогового вікна програми однакове.

У табличній частині вікна реєстра видаткових накладних вказуються: № накладної, дата, покупець, сума за цінами постачальника, сума за роздрібними цінами, сума націнки, сума ПДВ, № і дата звіту, існування бухгалтерської проводки.

Для одержання друкованої форми виконуються ті ж дії, що й у програмі формування журнала прибуткових накладних.

Послідовність створення документа " Реєстр актів переоцінки товарів" аналогічна програмі формування журнала " Реєстр прибуткових накладних".

На інформаційному табло діалогового вікна програми з'являться за обраний період суми «разом» до і після переоцінки, суми уцінки і дооцінки.

У табличній частині вікна реєстру актів переоцінки товарів вказуються: № і дата акта, суми до і після переоцінки, суми уцінки і дооцінки, № і дата звіту, існування бухгалтерської проводки.

Для одержання друкованої форми необхідно:

> переглянути документ перед друком (за допомогою кнопки

> роздрукувати документ, вказавши попередньо кількість копій (за

допомогою кнопки

Послідовність створення документа " Реєстр актів списання" анало­гічна програмі формування журнала " Реєстр прибуткових накладних".

На інформаційному табло діалогового вікна програми з'являться за обраний період суми «разом» по товару і по тарі.

У табличній частині вікна реєстра актів списання товарів вказуються: № і дата акта, суми по товару і по тарі, № і дата звіту, існування бухгал­терської проводки.

Для одержання друкованої форми виконуються ті ж дії, що й у програмі формування журналу прибуткових накладних.

Оборотна відомість кількісно-сумового обліку товарів і тари форму­ється за місяць по кожному підрозділу на підставі документів, які ввійшли в товарні звіти за звітний період. При цьому, якщо документ (прибутковий чи видатковий) був виписаний, але в товарний звіт не був включений, в оборотну відомість такий документ вибиратися не буде, а дані оборотної відомості будуть недостовірні.

РО ЗДІЛ 7.

і Для формування оборотної відомості вводяться наступні реквізити:

1) Початок періоду.

2) Кінець періоду.

І 3) Підрозділ - об'єкт автоматизації (можливий вибір з довідника).

4) Товарна група (можливий вибір з довідника).

Запуск формування виконується кнопками «Зчитати дані» і «Сфор­мувати».

На інформаційному табло діалогового вікна програми з'являється ^альдо на початок місяця, суми по надходженню, видатку і сальдо на кінець місяця по товару і тарі. В другій половині вікна з'являється список номенклатурних номерів по даному підрозділу і по даній товарної групі.

Кнопка «Залишки» на інформаційному табло діалогового вікна дозволяє переглянути кількість та суму по залишку товару і тарі.

Кнопка «Докладно» на інформаційному табло діалогового вікна дозволяє переглянути обороти.

Кнопка «Докладно» внизу діалогового вікна дозволяє переглянути рух товару по кожному ННТ, обраному користувачем. Після натискання цієї кнопки здійснюється перехід на наступну сторінку діалогового вікна, у якому докладно зазначений рух товару в розрізі документів і торгових партнерів.

При цьому:

Оборотну відомість можна переглянути на екрані монітора (кнопка

чи роздрукувати (кнопка

Передбачено два варіанти друку оборотної відомості - скорочена і розгорнута. (В залежності від установки перемикачів).

Після формування оборотної відомості створюється масив залишків на кінець місяця. Вони ж є вхідними на початок наступного місяця по даному підрозділу і по даній товарній групі.

Якщо з тієї або іншої причини виникає необхідність переформування оборотної відомості, програма надає користувачу таку можливість. Але спочатку вносяться коригування в документи, а потім повторюється процес формування відомості. Залишки на кінець місяця в цьому випадку сформуються з урахуванням коригувань.

Програма " Інвентаризаційний опис" призначена для формування інвентаризаційного опису товарно-матеріальних цінностей.

Для її одержання необхідно: