Реалізація задач оперативного управління в АІС ТП.

7.3.1. Реалізація комплексу задач " Оперативного обліку".

7.3.2. Реалізація комплексу задач " Кількісно-сумового обліку".

7.3.3. Реалізація комплексу задач " Бухгалтерський облік" торго­вельного підприємства.

7.1. Загальні положення оргнанізації АРМ-М торговельного підприємства

Подальший розвиток ринкових відносин в Україні, створення сучаснил підприємств роздрібної торгівлі (маркетів, супермаркетів, оптово-роздрібних компаній) з відповідним технічним оснащенням, вимагає створення і впровадження проекту автоматизованої інформаційної сис­теми, який би мав високий рівень надійності, забезпечував швидке отри­мання інформації*, використовувався для прийняття управлінських рішень.

Для вирішення зазначених задач розроблені проекти типу «Маркет» для управління торговельними підприємствами.

Дані проекти дають можливість:

^> створення довідкової інформації (по товарах, постачальниках, самого торговельного підприємства);

" => формування та друк первинних документів;

^> друкування цінників;

=> одержання даних по продажу товарів, оперативного обліку

розділу

залишків товарів і тари;

а> ведення касових операцій;

d> обробка виписок з розрахункових рахунків банку;

& обробка авансових звітів;

d> обробка звітів матеріально-відповідальних осіб;

а> ведення кількісно-сумового обліку товарів і тари;

< > накопичення інформації для складання фінансової і іншої звітності.

В АІС «Маркет» використовується багатовіконні можливості Windows і є можливість, наприклад, в одному вікні вводити прибутковий документ, в іншому поповнювати довідник товарів, і т.ін.

Нижче описуються основні технолгічні прийоми, що використовуються вАІСТП:

• порядок виклику програми;

• порядок виходу з неї;

• одержання допомоги;

• використання меню;

• перегляд і редагування документів;

Після запуску базової програми АІС виводиться титульний екран:

ЧАСТИН А

При роботі з програмою інформація відображається у вікні прямокутної області екрана.

У верхній частині вікна «Оперативне управління роздрібним торговельним підприємством» знаходиться рядок заголовка вікна:

> у середині рядка заголовка виводиться назва вікна;

> у лівій частині рядка заголовка знаходиться кнопка системного меню.

При подвійному щиглику мишею на цій кнопці робота з програмою завершується.

При щиглику правою кнопкою миші з'являється контекстне меню, що надає можливість роботи з вікном програми, а саме:

• переміщати;

• встановлювати розмір;

• згортати;

• розгортати;

• закривати.

При виборі одного з пунктів цього меню з'являється можливість виконання відповідних дій з вікном програми; у правій частині рядка заголовка знаходяться кнопки згортання, розгортання і закриття вікна.

Під рядком заголовка вікна розташовується меню програми, за допомогою якого виконується звертання до основних функцій програми.

У вихідному стані програми головне меню містить наступні пункти:

• Файли; •Довідники;

• Завдання оперативного обліку;

• Завдання кількісно-сумового обліку;

• Завдання бухгалтерського обліку; •Друк;

• Вікна;

• Допомога.

Нижче рядка меню у вікні «Оперативне управління роздрібним торго­вельним підприємством» розташовується лінійка піктограм. З її допо­могою швидко виконуються дії, що найчастіше зустрічаються, наприк­лад: копіювання, вставка, видалення, попередній перегляд, експорт з таблиці в Word, експорт з таблиці в Excel. Для виконання дії, здійсню­ваною якою-небудь піктограмою, треба просто підвести покажчик миші на цю піктограму і клацнути. Якщо малюнок на піктограмі виводиться

сірим (бляклим) кольором, виходить, що дія, яка відповідає даній піктограмі в даний момент не доступна. Щоб довідатися яка дія, що відповідає піктограмі, треба підвести покажчик миші на цю піктограму. Через 2-3 секунди в інформаційному рядку з'явиться напис про призначення піктограми. Переміщаючи покажчик миші, встановлюється призначення всіх піктограм.

У нижній частині вікна «Оперативне управління роздрібним торго­вельним підприємством» розташовується інформаційний рядок. У ньому виводяться повідомлення про виконувані програмою дії і підказки.

Для ефективної роботи з комплексом «Оперативне управління роздріб­ним торговельним підприємством» встановлюється комп'ютер стан­дартного типу.

Як і всі Windows-програми, «Оперативне управління торговельним роздрібним підприємством» має рядок головного меню, що розташо­вується у верхній частині вікна програми під рядком заголовка програми. Кожному пункту в рядку меню відповідає група підлеглих йому пунктів меню.

Якщо підвести покажчик миші на будь-який пункт головного меню і клацнути, то відкриється спадаюче підлегле меню з визначеною кіль­кістю вкладених пунктів.

В операційній оболонці Windows для вибору з меню потрібної функції підводиться покажчик миші на відповідний пункт меню і відмічається.

Вибір пункту в рядку меню і вибір у вертикальному списку команд Здійснюється в одну дію: покажчик миші поміщається на пункт рядка Меню, натискається ліва кнопка миші. Відкривається в рядку меню прямокутник із групою спадаючих пунктів меню. Виділення кольором якого-небудь пункту буде «випливати» за рухом курсору миші. Вкладені в пункт меню підменю при цьому будуть відкриватися автоматично. Для вибору потрібної функції (задачі) у меню досить клацнути мишею Па обраному пункті.

Якщо праворуч від назви пункту меню у вертикальному списку зображений трикутник , то при виборі цього пункту відкриється Підлеглий спадаючий список пунктів меню, з якого треба буде зробити вибір, як звичайно, натисканням клавіші «Enter» чи натисканням миші.

Для полегшення використання меню у всіх Windows-програмах використовуються уніфіковані позначення в системі меню.

Позначення Значення

Сірий (бляклий) колір команди Ця команда недоступна

Три крапки <... >, розташовані Після вибору команди з 'явиться

слідом за командою діалогове вікно з запитом параметрів

Трикутник ►, розташований Після вибору команди з'явиться

за командою меню підменю, з якого треба також буде

зробити вибір

Помітка , розташована перед Дана команда позначає режим

командою меню програми, що діє в даний момент

Вертикальні списки команд меню можуть поділятися горизонтальними лініями на кілька груп команд. Ці лінії не впливають на роботу меню. Вони служать тільки для виділення груп команд по їх функціональних діях.

Вміст деяких вікон може не вміщатися повністю у відведеному місці на екрані. У цьому випадку біля правої і нижньої меж вікна можуть з'явитися вертикальна і горизонтальна лінійки прокручування, що дозволяють побачити інформацію, яка знаходиться за межами вікна.

Для прокручування вікна по вертикалі перетягується мишею бігунок, яка знаходиться на вертикальній лінійці прокручування між кнопками вгору чи униз. Для переміщення вмісту вікна на один рядок можна клацнути по кнопці для зрушення вгору чи вниз.

Прокручування вікна по горизонталі відбувається перетягування мишею бігунка, який знаходиться на горизонтальній лінійці прокручування між кнопками вліво чи вправо. Для невеликого

переміщення вмісту вікна можна клацнути по кнопці __ для зрушення вліво чи по кнопці. для зрушення вправо. Якщо лінійка прокручування зображується блідою і на ній немає бігунка, виходить, вся інформація вміщається у вікно.

Використання функціональних кнопок вікна програми підсистеми " Оперативне управління" в АІС ТП відбувається за нижче наведеною послідовністю:

Призначення кнопок DBNavigator:

- Показує перший запис у відкритому списку.

- Показує попередній запис у відкритому списку.

- Показує наступний запис у відкритому списку.

7.2 Технологічні аспекти оперативного управління в мережі АРМ торговельного підприємства

7.2.7. Опис головного меню і програм комплексів задач оперативного управління в АІС 777

Головне меню комплексу програм складається з горизонтального й окремих спадаючих вертикальних меню, переміщення по яких здійсню­ється за допомогою покажчика миші. Головне меню містить пункти:

• Файли. •Довідники.

• Оперативний облік.

• Кількісно-сумовий облік. ' Бухгалтерський облік.

' Друк.

• Вікна.

• Допомога.

Програми з меню " Файли" дозволяють зберігати інформацію, ^ВіДновлювати її з архіву і завершувати роботу задачі.

360 ______________ _;

Програма " Експорт даних" призначена для збереження інформації Для виконання цієї операції, вибираються пункти із меню і застосовуються наступні дії:

у лівому вікні «доступні таблиці» діалогового вікна програми вибирається таблиця, збереження якої необхідно зробити;

покажчик миші переміщається на кнопку «>»і відмічається мишею. Обрана таблиця з'явиться в правому вікні «Вибрані таблиці»;

внизу діалогового вікна програми вибирається кнопка «Далі», відмічене мишею, діалогове вікно приймає інший вигляд. Покажчик миші підводиться до позначення диска, на який буде експортуватися інформація, вибирається папку на ньому, тип даних і завершуються дії натисканням кнопки «Виконати». Інформація зберігається згідно зазначеного нами шляху. (Наприклад: D: \ARXIVI, де D - ім'я диска, ARXIVI - ім'я папки на диску).

Пункт меню " Імпорт даних" дозволяє користувачу відновити дані з архіву в базу даних, указавши правильний шлях проходження імпорту даних:

> покажчик миші встановлюється на кнопку «Відкрити файл»,
клацається мишею;

> вибирається файл, який необхідно відновити, і натискається кнопка «Відкрити». Діалогове вікно здобуває інший вигляд, у якому зазначений шлях імпорту даних. (Наприклад: D: \ARXIVI\iM^ файлу);

> вибирається ім'я таблиці (вже існуюче чи нове) і дії завершуються натисканням кнопки «Виконати».

Програма " Експорт даних з таблиці в Word" дає можливість перенести дані з обраної таблиці в файл програми Word. Для цього вибирається відповідний пункт програми " Маркет", яка працює з потрібною таблицею даних, а потім щигликом миші відкривається програма " Експорт даних в Word". При цьому автоматично програма Word створить документ з даними таблиці і запропонує користувачу зберегти його в папці " Мої документи" з ім'ям таблиці і розширенням doc.

Пункт меню " Експорт даних з таблиці в Excel" працює аналогічно попередньому пункту, тільки експорт даних з таблиць відбувається в файл з розширенням xls.

Пункт меню " Зробити резервну копію бази" працює аналогічно пункту " Експорт даних з таблиці в Word", тільки експорт даних з таблиць відбувається в файл з розширенням mdb.

361

Програма „Збереження макетів документів в файли" дає можливість зберегти в файлі макет документа будь-якої категорії. Для цього в лівому вікні вибирається категорія і документ із неї, у правому вікні - папка для запису і натискається кнопка «Записати».

Програма „Поновлення макетів документів з файлів" дає можливість поновлення макетів з файлів. Для цього у правому вікні вибирається папка з файлами. В лівому вікні з'являються файли з інформацією. Натис­кається кнопка «Завантажити».

Програма " Коригування транзакцій" дає можливість коригування транзакцій. За допомогою кнопок ліворуч (поля - підрозділ, каса, дата, сума), знаходиться транзакція для коригування.(Кнопка «Очистити» дозволяє очистити ці поля). Натискається кнопка «Знайти». У правому вікні вибирається транзакція і натискається кнопка «Знищити». Відкорек-товані записи можна подивитися у журналі коригування транзакцій.

У журналі можна подивитися відкоректовані записи. Указується дата і час коректування, підрозділ, № каси, артикул, ціна, кількість, сума, ознака транзакції, дата транзакції, коментар.

Пункт меню " Вихід" припускає завершення роботи програми «Маркет».

7.2.2. Опис організації і ведення нормативно-довідкової інформації в мережі АРМ ТП

Робота з комплексом програм починається зі створення довідкової бази. Програми з цього меню дозволяють вводити і коригувати нормативно-довідкову інформацію, яка використовується для розв'язку задач і одержання усіх вихідних форм оперативного, кількісно-сумового і бухгалтерського обліку. Меню «Довідники» головного меню умовно розбите горизонтальними лініями на три групи.

Перша група створює довідники, які використовуються для розв'язку задач оперативного, кількісно-сумового і бухгалтерського обліку, тобто загальні довідники для трьох задач. Друга група програм створює Довідники, необхідні для роботи програм бухгалтерського обліку. Третя група програм використовується для створення і ведення довідників оперативного і кількісно-сумового обліку.

Програма ведення " Підрозділів (Об'єктів автоматизації)" призначена Для введення, коригування і друку довідника підрозділів.

ЧАСТИНА 2.

Для поповнення довідника об'єктів автоматизації відкривається вікно діалогу програми, покажчиком миші вибрати кнопку «+», клацається мишею на ній, після чого курсор переміщається в поле «Підрозділ» (Код об'єкта автоматизації- далі КОА). У ньому вводиться код, значення якого складається з цифр від І до 99 і не міститься букв і знаків пунктуації.

У полі «Найменування» набирається найменування підрозділу (об'єкта автоматизації), а потім у відповідні поля ввести реквізити, які в подаль­шому будуть використовуватись програмою формування первинних документів і заведення інформації по торговельному підприємству. Для видалення записів з довідника використовується кнопка «-».

Створення і ведення довідника матеріально-відповідальних осіб (МВО) аналогічно технології створення попереднього довідника, за винятком того, що на початку роботи вибирається реквізит " Підрозділ".

1. Клацнувши мишею на кнопці, відкривається список підрозділів з, якого вибирається необхідний.

2. Покажчик миші переміщається на кнопку «+», натискається її і після цього вводяться наступні реквізити:

> Код від 1 до 3-х знаків (код не повинен містити букви і знаки пунктуації).

> Прізвище, ім'я, по батькові МВО.

> Посада.

Кінець введення завершується натисканням кнопки «Зачинити». При цьому коди МВО не повинні повторюватися. Якщо введений вже існуючий код, програма видає повідомлення про помилку.

Для створення довідника " Кас підприємств" обирається підрозділ, натисканням кнопки " +" і після автоматичного присвоєння коду заво­диться назва каси і бухгалтерський рахунок, на якому ведеться облік касових операцій. Дані цього довідника використовуються для форму­вання касових ордерів і касових звітів.

Один з основних довідників -довідник партнерів. Від правильності його створення залежить кінцевий результат- одержання достовірних даних у вихідних документах. Довідник торгових партнерів зберігає основні характеристики партнерів, що використовуються при формуванні розрахунків і формуванні документів. Діалогове вікно програми містить в собі поля реквізитів довідника і кнопки керування ними.

Для поповнення довідника спочатку вказується, до якої групи партнерів буде відноситися партнер, що вводиться. Усі торгові партнери групуються за визначеною ознакою. Створення такої групи (чи перегляд),

pjx0LL __________________._____________________ 563

здійснюється натисканням кнопки " Групи партнерів". Група партнерів вибирається зі списку, що розкривається.

Після цього покажчик миші переміщується на кнопку «+Додати», кла-пається мишею, курсор переміщується в поле коду торгового партнера і програма автоматично створює код в обраній групі, що складається з п'яти цифр. Два перших знаки - це група партнерів, а три останніх -порядковий номер партнера в цій групі. Наприклад: 10001, де 10 - код місцевості (району), 001 - порядковий номер торгового партнера.

Для кожного торгового партнера вводяться всі необхідні реквізити у відповідні поля діалогового вікна програми, закінчуючи введення кожного значення натисканням клавіші «Enter». Кінець введення підтверджується кнопкою «Зачинити» внизу діалогового вікна.

При введенні вже існуючого коду торгового партнера в довіднику програма видасть на екран відповідне повідомлення і користувачу пропо­нується виконати визначені дії або скасувати введення.

При цьому для кожного партнера є можливість завести стільки розрахункових рахунків, скільки ним використовується.

Одночасно користувач має можливість коригувати будь-який реквізит торгового партнера. Для цього курсор підводиться до поля коригованого реквізиту, клацається мишею і виконуються необхідні виправлення.

Для створення довідника " Відділів" заводиться код відділу і його назва. Для цього використовується кнопка навігатора внизу вікна.

При цьому код відділу програма створює автоматично.

Для створення довідника співробітників вибирається підрозділ, до якого відноситься співробітник, потім завести табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові. Після цього в відповідні поля заносяться всі реквізити, які висвітлюються в вікні діалогу програми (рис. 7.2).

Довідник " Констант" складається з переліку констант, що використо­вуються у програмах для розрахунків. Наприклад, константа NDS має значення 0, 2. У випадку зміни законодавства по податковому обліку значення цієї константи змінюється в довіднику самим користувачем.

Бухгалтерський облік торговельного підприємства грунтується на первинній інформації. Всі господарські операції, які відбуваються на підприємстві, оформляються первинними документами, які і є підставою Для відображення в бухгалтерському обліку факту її здійснення.

Інформація, яка міститься у прийнятих до обліку первинних доку­ментах, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку шляхом *х подвійного запису на взаємопов'язаних рахунках.

Рис. 7.2.

Перелік рахунків і схема реєстрації та групування на них фактів фінан­сово-господарської діяльності (кореспонденція рахунків) встановлені Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій (затв. наказам МФ України від 30.11.99№291).

Виходячи зі специфіки роботи конкретного підприємства, складається довідник рахунків (на основі Плану рахунків), який встановлюється на ТП з комплексом програм і при необхідності в процесі роботи попов­нюється самостійно.

Для перегляду і коригування плану рахунків вибирається в головному меню пункт «Довідники», а в ньому, у другій групі пункт «Рахунки». При цьому на екран виводиться діалогове вікно програми, яке дозволяє користувачу поповнювати довідник рахунків і коригувати його у відпо­відності до специфіки роботи підприємства.

Опис функціональних кнопок діалогового вікна даної програми наве­дений на рис. 7.3. Послідовність роботи з даним довідником наступна.

Для того, щоб завести інформацію про новий рахунок в довідник, необхідно:

1. Натиснути кнопку «+».

2. Набрати код рахунка (він повинен знаходитися в межах від 1 до 99

Рис. 7.3.

включно і не включати у себе букви чи знаки пунктуації).

3. Набрати найменування рахунку.

4. Визначити тип рахунку (встановити перемикач у відповідне поле).

5. Визначити ознаки друку головної книги «по рахунках» чи «по субрахунках» (встановити перемикач за допомогою миші в поле цих ознак).

6. Установити ознаки друку оборотів з початку року.

7. Визначити об'єкти аналітичного обліку.

8. Встановити ознаку, якщо рахунок є позабалансовим.

9. Встановити ознаку для рахунків, в яких можливе внутрішнє переміщення.

10.Якщо по рахунку ведеться кількісний облік, треба встановити пере­микач у відповідне поле. Виходячи з цього, вікно " по середньозважу-вальним цінам" стане активним і, якщо облік по них ведеться, потрібно встановити перемикач.

Підтвердження цієї дії виконується натисканням кнопки «Зачинити».

Довжина коду рахунка дорівнює двом знакам від 10 до 99 і відповідає класифікатору рахунків. Субрахунки 1 -го і другого порядку приймають значення від 1 до 9, не порушуючи класності рахунків.

При установці перемикача в поле «ознака позабалансового рахунку»