Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Типи оргаїїізаційно-фуїікціоііальних задач
|
|
Правила організації розв'язання у встановленому управлінському режимі
Регламентні, для яких задано терміни розв'язання та
зміст вихідних форм.
Запитально-довідкові, розв'язання яких зумовлено
необхідністю виробничих ситуацій.
Задачі для яких термін розв'язання і зміст вихідних форм
не регламентовано
Регулярність розв'язання
Систематичні із твердою та частою датою розв'язання. Епізодичні із рідкою датою розв'язання. Випадкові.
Терміновість розв'язання
Термінові. Нетермінові.
Математична основа обчислень
Прямого розрахунку. Оптимізаційні.
Формалізація умов розв'язання
Задачі, що формалізуються, в яких встановлено строго однозначні дії для відшукання відповіді. Задачі, що не формалізуються
Ці задачі розв'язують з використанням математичного апарату зведень (агрегації) та угруповань, які лежать в основі алгоритмів розв'язання регламентних задач. Зведення бувають прості, коли дані підсумовуються для всіх одиниць сукупності, та групові, коли дані підсумовуються для однорідних груп одиниць сукупності.
При використанні апарату угруповань у сукупності однорідних груп виділяють одиниці за істотними для груп ознаками. Технологічною основою розв'язання регламентних задач в умовах використання АРМів є режим " розв'язання" (" Звіти", " Вихідні документи"), реалізація яких передбачена в терміни, що строго регламентуються, на основі відповідної інформації розміщеної в БД. Наприклад, звіт торговельного підприємства споживчої кооперації про товарооборот подається в Регіональне відділення (РайСТ) щодня до 17 год. Форму звіту строго Регламентовано. Звіт передається у вигляді текстового файла електронною поштою (ЕП).
інформація групується за кодами товарів і за операціями (вибуття, пРодаж). Задача розв'язується з використанням алгоритмів агрегації і пРямого розрахунку: обсяг продажу дорівнює роздрібному товаро-
72_____________________________________________________________ ЧАСТИ НА1
обороту у гривнях. Активність кінцевого користувача при розв'язуванні регламентних задач не висока. Вихідна інформація найчастіше подається у вигляді документа встановленої форми, або його копії на машинному носії.
Задачі інформаційно-довідкового обслуговування утворюють клас задач, які забезпечують інформаційний сервіс для користувача. Вони передбачають формування за запитами користувача необхідної інформації для оперативного створення аналітичних записок, довідок, фрагментів звітів, не регламентованих терміном укладання і змістом. Призначення таких задач полягає в підвищенні рівня оперативності управління. Розв'язуються вони у міру виникнення необхідності в додатковій інформації залежно від виробничої ситуації. Технологічною основою їх розв'язання на АРМах є режим " Меню" і " Запити", які реалізовані вибором із БД за вказівкою кінцевого користувача необхідних для управління даних і видачею їх на екран дисплея в зручній для користувача формі. При цьому забезпечується інтерактивне формування вихідного повідомлення на сформований користувачем запит. Одночасно фільтрація даних та їх вибіркове відображення на екрані дисплея роблять вихідну інформацію більш цілеспрямованою, що сприяє активізації її використання в оперативному управлінні. Активність кінцевого користувача при розв'язуванні таких задач дуже висока.
Таким чином, розв'язання задач інформаційно-довідкового обслуговування сприяє збільшенню гнучкості АІС, що особливо важливо в комерційній діяльності.
У сучасних умовах великого значення набувають задачі поглибленого економічного аналізу, які дають змогу детального вивчення суті явищ і процесів, що спостерігаються, виявити закономірності та тенденції економічного і соціального розвитку конкретних об'єктів управління. Для розв'язання таких задач використовують розвинений апарат математичних методів (MM) й економіко-математичних моделей (EMM). До математичних методів в сфері комерційної діяльності відносять: математичне програмування (лінійне, динамічне, евристичне); математичну логіку; теорію графів; теорію множин; теорію масового обслуговування; дослідження операцій; теорію ігор та інших видів прикладної математики.
Економіко-математичні моделі ~ особливий клас моделей, що відображають різні економічні процеси в
господарствах різних рівнів та його ланках, а також різні інформаційно-функціональні аспекти управління.
Так, в основу розв'язання аналітичних задач, задач ціноутворення покладено апарат індексного аналізу. Для розв'язання задач аналізу ефективності торговельних процесів, темпів зростання, приросту використовується математичне оброблення динамічних (часових) рядів. Для оптимізації показників діяльності торговельного підприємства •застосовуються методи лінійного та динамічного програмування. Для розв'язання задач прогнозування показників торговельно-господарської діяльності використовують методи багатофакторного кореляційного та регресійного аналізу. Для логіко-математичного опису системи управління під час експериментів на ЕОМ застосовують імітаційні моделі.
Технологічною основою розв'язання задач поглибленого економічного аналізу є сукупність спеціалізованих пакетів прикладних програм (ППП), орієнтованих на реалізацію EMM. Основні напрями розвитку EMM в автоматизації управління комерційною діяльністю сконцентровано в рамках побудови економіко-математичного забезпечення АІС на основі концепції банку моделей аналізу і прогнозування господарських процесів. Банк моделей - це багаторівневий комплекс математичних, економіко-математичних і економіко-статистичних моделей. Використовуються EMM специфічні для ринкової економіки такі як: моделі теорії фірми, моделі маркетингу, моделі вільної конкуренції, моделі індикативного планування, моделі соціального благополуччя.
Необхідною умовою застосування EMM для розв'язання функціональних задач управління в будь-якій сфері діяльності (в тому числі і комерційній) є забезпеченість реалізації моделей потрібною інформацією. -Як би добре модель не описувала досліджуваний об'єкт, але якщо на практиці неможливо здобути вірогідні дані про значення всіх коефіцієнтів 1 параметріз, що складають модель, її використання стає неефективним. Одна з головних умов розв'язання задач ситуаційного управління, °птимізаційних задач, а також задач прогнозування, імітаційного моделювання та інших полягає саме в наявності надійної та вірогідної інформації.
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||||
^І^Ц
4.4. Автоматизація документообігу в АІС торговельного підприємства
Як відомо інформація, що циркулює в системі управління торг0. вельним підприємством, об'єднується в смислові групи і фіксується на будь-якому матеріальному носію. Таке об'єднання носить назву документування, а сам носій інформації, призначений для використання в 1С, відповідно визначається як документ. Звідси походить і визначення документообігу.
Документообіг торговельного підприємства ~ процес проходження документів усередині його системи управління — від джерела їх формування(виникнення) до використання в управлінні.
В АІСТП документи можуть надходити з зовнішнього середовища від клієнтів, постачальників, споживачів, контролюючої організації, банків (з зовнішніх джерел).
Документи можуть бути також" внутрішніми, які і виникають і переміщуються, і використовуються внутрі підприємства.
Всі документи поділяються на:
документи загального призначення (управління) - накази, інструкції, циркулярні листи, розпорядження;
специфічні для діяльності об 'скта, які можуть бути вхідними, вихідними та внутрішніми.
Система документообігу має надавати можливість підготовки документів, вхідного і вихідного контролю, обліку проходження документів, ведення архівів та перетворення форматів. Документ виступає головним засобом подання юридично оформлених відомостей про об'єкт управління. Документи становлять основну частину інформаційних потоків у системі управління комерційною діяльністю.
Нині функціонує уніфікована система документації (УСД), що включає 16 уніфікованих систем документації' з 4500 уніфікованих форм документів (планової, звітно-статистичної, первинно-облікової, організаційно-розпорядчої, розрахунково-грошової документації та ін.). Уніфікована система документації - це комплекс взаємозв'язаних документів, кожному з яких присвоєно код відповідно до класифікатора управлінської документації. Призначення УСД полягає у сприянні виконанню основних функцій управління економікою.
_________________________________________________ 75
, нф0рмаційною мовою опису інформації, що міститься в документах,
дина система класифікації та кодування (ЄСКК) ТЕПів. ЄСКК
безпечує не тільки відповідність класифікацій і номенклатур у всіх
(Ьерах та на всіх рівнях управління, а і єдність вимірювань обліково-
позрахункових операцій. Єдність системи дає змогу здійснювати
взаємний обмін інформацією між комп'ютерами всередині 1С, а також
між різними 1С.
Інтеграція України в систему світового господарства потребує узгодження чинних класифікаторів, кодифікаторів, агрегативних показників з міжнародними. Розділами ЄСКК є:
• структура управління народним господарством (класифікатори галузей, підприємств, органів державного управління);
• продукція, роботи, послуги (загальнодержавний класифікатор промислової і сільськогосподарської продукції);
• технології виробництва;
• населення (класифікатори кадрів, посад, професій, розрядів);
• території (класифікатори країн, регіонів, областей, районів);
• фінансові кошти і бухгалтерський облік (БО) (класифікатор платіжного обороту);
• природні ресурси (класифікатор корисних копалин);
• показники, нормативи, одиниці фізичних величин (класифікатори ТЕПів);
• інші дані.
вз* Класифікатори ~ це систематизовані переліки найменувань однорідних об'єктів за окремими видами економічної інформації з присвоєними їм кодами.
В сукупності класифікатори складають ЄСКК техніко-економічної 'нформації. Використання УСД та ЄСКК забезпечує інформаційну, термінологічну, ідентифікаційну єдність показників і взаємозв'язок АІС Різних сфер та рівнів управління.
Особливістю кодування техніко-економічної інформації в сфері комерційної діяльності є те, що коди мають відображати її структуру, ідентифікувати всю сукупність об'єктів й описувати зв'язки між ними. Основне Завдання кодування полягає в забезпеченні ідентифікації елементів множин, що класифікуються, та їхніх класифікаційних ознак.
76________________________________________: ___________ част" Наі.
На практиці застосовуються два методи класифікації: ієрархій/щсц фасетний.
В ієрархічному методі класифікації втілено ієрархічні відносини типів: рід - вид, ціле - частина. На першому етапі розподілу об'єктів (номенклатур) виділяють родові поняття, які включають найзагальніші властивості об'єктів, які підлягають класифікації. Видові поняття виявляють внаслідок розподілу родового поняття. Цей розподіл проводиться за однією або кількома ознаками, властивими родовому поняттю.
Внаслідок такого багатоступеневого розподілу формується взаємозв'язана система родовидових понять (клас - підклас - група - підгрупа - вид). У видове поняття включаються всі істотні ознаки родової та одна або кілька прикметних ознак. Для відносин типу ціле - частила (так звані партитивні відносини) підпорядковуюче поняття співвідноситься з підлеглим після розкладання цілого на частини. В даному випадку на відміну від родовидових відносин не діє закономірність: все, що можна сказати про підпорядковуюче поняття, стосується також підлеглого (Львівська область - Городоцький район). Найбільшу складність при застосуванні ієрархічного методу класифікації становить вибір послідовності класифікаційних ознак на кожному етапі розподілу початкової множини на підмножини, а також визначення кількості рівнів класифікації. Одним із основних критеріїв такого вибору є мінімум часу пошуку будь-якого елемента в системі.
При фасетному методі класифікації передбачається розподіл початкової множини на підмножини за різними ознаками не послідовно, а незалежно. Щоразу цю операцію проводять над початковою множиною, що класифікується (товарна група, вид товару, особливості). Чі гсло фасетів, що додаються, не обмежується. При цьому вже створені класифікатори можуть виступати як фасети. Після закінчення процес} класифікації здійснюється кодування інформації в класифікаторах, яке пов'язане з присвоєнням кодових позначень кожній позиції номенклатурі і. Використання кодів для оброблення комерційної інформації пов'язане з вибором алфавіту коду (символів, що використовуються для утворення кодових позначень), його структури і захисті у, а також методів кодування.
Коди можуть бути цифровими, алфавітними й алфавітно-цифровими (цифровий код одночасно є десятеричним числом, що дає змогу застосувати ефективне його оброблення, використати як ключ).
При створенні класифікаторів в А1С торговельного підприємства завжди виникає проблема поєднання їх з чинними єдиними. Використо-
вується два способи вирішення цієї проблеми. При застосуванні локальних класифікаторів розробляються спеціальні таблиці поєднання локаль-них кодів з єдиними. У другому випадку в локальний класифікатор вводять додаткове поле, куди записують код з єдиної системи. Затверджені єдині класифікатори (так звані державні) є обов'язковими для застосування на всіх підприємствах. їм наданий статус державного стандарту.
У зв'язку з використанням ПЕОМ для автоматизації управління та встановленням їх на робочих місцях управлінського персоналу виникає необхідність створення спеціальної технології збирання, реєстрації, підготовки інформації для її оброблення, що спричиняє зміна в традиційному документообігу.
Як новий елемент в 1С торговельних підприємств і спеціалізованих АРМів реалізується функція автоматизації підготовки документів в форматах передбачених УСД.
Неодмінною умовою реалізації даної функції є організація єдиної БД торговельного підприємства та організація файлів-класифікаторів ТЕПів - файлів нормативно-довідкової інформації (НДІ).
В умовах застосування ПЕОМ і створених на їх основі АРМів управлінського персоналу впроваджується нова людино-машинна діалогова форма управління, що грунтується на принципах:
< => автоматизації документування господарських процесів і явищ;
*=> організації файлової системи АРМів;
*=> передування сеансів активного діалогового режиму " Користувач -ПЕОМ" й автоматичного режиму формування вихідних (регламентних) документів.
Управлінський процес в А 1С включає стадії:
1) документування господарських операцій;
2) систематизації та узагальнення економічних даних;
3) відображення вихідних ТЕПів і їх використання в управлінні. Перша стадія полягає у створенні матеріальних носіїв інформації,
які стосуються керованих об'єктів і мають юридичну доказову силу здійснення господарської операції або явища. Процес документування гРУнтується на використанні документа для фіксації господарських °перацій та явищ. В умовах АРМів паперові первинні документи замінюються машинними (електронними). Змінюється тільки носій ДанИх про господарську операцію, але документ як доказ факту здійснення цієї операції залишається тим самим.
78_____________________________ ________________________________ ЧАСТИНА,
Процес документування може бути виконаний в безпаперовій формі При цьому відбувається корінна зміна як самої технології документу, вання, так і документообігу в цілому. Найпоширенішою технологією с наступна.
Первинні документи " виписують" на ПЕОМ. Дані в ці документи заносять з екрана дисплея за певною технологією й одночасно записують на магнітний диск (МД) і розміщують в інформаційному фонді, звідки передають системі оброблення даних. Первинне документування як попередній управлінський акт збирання, реєстрації інформації відпадає, тобто здійснюється введення даних у ПЕОМ і паралельно реалізується можливість одержання первинного документа. Документ зберігається в пам'яті ПЕОМ в електронній формі й за необхідності може бути роздрукований. При цьому досягається високий рівень автоматизації циклу операцій введення, контролю, оброблення даних первинних документів з використанням інформаційних і програмних ресурсів АРМу.
Основна мета автоматизації цього етапу - зниження обсягів інформації, яка вводиться з клавіатури, до раціонального мінімуму. АРМи відкривають широкі можливості бездокументного управління реєстрацією господарських операцій безпосередньо на ПЕОМ з одержанням первинних документів. Занесення первинних даних в електронний документ здійснюється з максимальним використанням інформації файлів НДІ. які зберігаються в інформаційному фонді АІС підприємства і конкретних АРМів. Файли НДІ автоматично підключаються в момент заповнення конкретних граф документа. На прикладі складання на ПЕОМ первинного документа " Прибутковий ордер" розглянемо перелік даних, шо вводяться в документ за викладеною нище технологією (див табл. 4.3).
Як випливає з табл. 4.3, реквізитів, які підлягають заповненню, всього 14, з них 13 заносяться автоматизованим способом (вводяться з файлів НДІ, обчислюються автоматично або встановлюються на початку робочого дня); загальна значність реквізитів 119, з них тільки 7 знаків набирають на клавіатурі. Таким чином реалізується технологія " вибирати", а не " набирати". При цьому багаторазово підвищується вірогідність введених даних. Це пов'язано з тим, що на ПЕОМ введення даних здійснюється безпосередньо працівником управління (кінцевим користувачем АРМу), який візуально контролює введену інформацію на екрані дисплея не тільки за значеннями реквізитів, а й за смисловим змістом (для цього в нього відповідні знання). Безпосередня участь у
| При заповненні документа вручну | В умовах АРМу | Значність | Технологія введення на АРМі |
| Номер складу | + | Закріплюється незмінним для складу | |
| Код товару | ++ | 3 класифікатору товарів | |
| Найменування товару | + | 3 класифікатору товарів | |
| Одиниця виміру | + | 3 класифікатора одиниць виміру | |
| Кількість | Кількість | Набір на клавіатурі | |
| Ціна | + | 3 класифікатора-цінника товарів | |
| Сума | + | Обчислюється автоматично | |
| Код постачальника | + | 3 класифікатора постачальників | |
| Найменування постачальника | + | 3 класифікатора постачальників | |
| Номер документа | ++ | Формується системою | |
| Дата документа | + | Вводиться системна дата | |
| Код операції | + | 3 довідника операцій руху товарів | |
| Код дебету рахунку і субрахунку | + | 3 довідника проведень | |
| Код кредиту рахунку і субрахунку | + | 3 довідника проведень |
введенні даних підвищує відповідальність користувача за вірогідність і повноту даних, оскільки він зацікавлений в одержанні якісної результатної інформації для управління.
Автоматизація документування практично знімає проблему можливої невідповідності даних первинних документів і введеної в ПЕОМ ^формації. Кодування реквізитів-ознак здійснюється автоматизовано з використанням інформації класифікаторів. Відпадає необхідність у Ручному веденні журналів, різних накопичувальних відомостей -їх замінює пам'ять ПЕОМ.
Умовою реалізації такої комп'ютерної технології підготовки первинних Документів є наявність в інформаційному фонді файлів з формами Первинних документів на магнітному диску (МД), файлів незмінних текстових фрагментів, що включаються в документи. Ця технологія Убезпечує одноразове введення даних у систему оброблення, оскільки сФ°рмований в електронному вигляді первинний документ в подальшому
80
може бути переданий по мережі в сформованому вигляді або за допо. могоЮ МД на інші АРМи для проведення необхідних розрахунків.
Порядок оформлення електронних первинних документів має забезпечувати встановлення персональної відповідальності за їх юридичну правочинність, вірогідність і точність первинної інформації, що міститься в них. Умови оформлення таких документів мають надавати змогу:
однозначно визначати осіб, відповідальних за санкціонування, здійснення та реєстрацію відображених у документах господарських операцій;
запобігати можливості оформлення документів особами, не наділеними відповідними правами;
контролювати правильність інформації документа в процесі його створення і виправляти виявлені помилки.
Електронний первинний документ має містити відомості, що дають змогу однозначно ідентифікувати документ (код найменування, відео форму, номер), умови його складання (дату, місце), зафіксовані в ньому господарські операції; осіб, відповідальних за складання документа і зареєстровану в ньому інформацію.
Щоб процеси реєстрації інформації на АРМах могли вважатися документуванням, необхідно визначити однозначно осіб, які відповідають за вірогідність інформації. Для цього проводять авторизацію інформації, що документується. Авторизація полягає в кодуванні інформації додатковим інформаційним реквізитом, що визначає особу, відповідальну за вірогідність інформації, яка документується. Найпоширенішим способом авторизації є ідентифікація користувача і подальше встановлення правоможності на основі пароля, графічного підпису.
Таким чином, автоматизація документування осподар- ських операцій забезпечує значне скорочення, автомати- зацію документообігу, і в кінцевому результаті сприяс
підвищенню оперативних характеристик управління.
Комплексна автоматизація документообігу досягається в умовах використання локальних обчислювальних мереж (ЛОМ). Якщо якому-небудь кінцевому користувачеві АРМу виникає необхідність одержання інформації, яку має в своєму розпорядженні інше АРМ, ним формується документ типу " Запит". Документ-запит відправляється відповідному модулю-зберігачеві інформації, який формує документ-відповідь і відправляє його укладачеві запиту. При цьому має бути чітко визначена
процедура проходження документів з урахуванням повноважень особи, яка ініціювала ланцюжок оброблення.
Документ-відповідь може містити інформацію, недоступну особі, яка прийняла документ для оброблення. Документ-відповідь одержує відповідне АРМ (прикладний модуль), в якому зазначається, чи можна подати одержану інформацію особі, яка дала запит. В умовах ЛОМ можлива підготовка документа у вигляді, який відповідає повноваженням даної особи. Така технологія реалізується в АІС банківських установ, бухгалтеріях торговельних корпоративних утворень. Наприклад, це стосується процедури перегляду залишків та оборотів коштів на особових рахунках клієнтів, і розрахунках з постачальниками.
При цьому, запит одного модуля до іншого ніяк не контролюється кінцевими користувачами, що забезпечує надійну конфіденційність інформації. Перевірка повноважень конкретних осіб здійснюється ядром системи оброблення даних ЛОМ. Така технологія, як правило, реалізовується на основі використання архітектури " клієнт - сервер", в якій всі модулі виконуються на одному „багатозадачному" сервері, завдяки чому документообіг стає " електронним". Основою такого документообігу є спеціалізована БД та електронна пошта (ЕП), причому БД використовується для формування, збереження документів і доступу до них, а ЕП забезпечує їх доставку.
4.5. Організація інформаційного процесу управління
торговельним підприємством на основі сучасних
інформаційних технологій
Характерними рисами сучасного етапу функціонування переважної більшості комерційних підприємств і організацій є:
^ збільшення кількості суб'єктів господарської діяльності в єдиній системі управління;
^ багаторазове зростання інформаційного навантаження на Управлінський персонал (особливо спеціалізованих менеджерів: ніоп-менеджерів);
^ збільшення просторових границь і глобалізація комерційної діяльності.
Усі ці чинники актуалізують проблему комплексної автоматизації Управлінської діяльності на основі сучасних IT та засобів телекомунікацій.
82 _____________________________________________________________ ЧАСТИНА,.
Вирішення цієї проблеми зажадало нових підходів до автоматизації управління комерційною діяльністю. Ці підходи знаходять висвітлення в концепції нових інформаційних технологій (HIT) організаційно-функціонального управління, орієнтованих на оптимізацію роботи управлінського персоналу в процесі оброблення інформації, що приводить не тільки до максимального наближення управлінського персоналу до інформаційних ресурсів, а і до самого процесу розв'язування управлінських задач і прийняття раціональних рішень. Основні принципи HIT полягають у:
> масовому установленні ПЕОМ на робочих місцях менеджерів
всіх рівнів і спрямувань діяльності;
> створенні комплексних (опорних) технологій оброблення інформації в умовах використання БД, баз знань (БЗ);
> створенні засобів комп 'ютерного моделювання типових систем оброблення даних із застосуванням банків моделей і банків алгоритмів;
> розробленні сучасних засобів спілкування кінцевих користувачів
з ПЕОМ на основі АР Мів, що передбачають наявність інтелекту
алізованих елементів експертних систем (ЕС).
Структуротвірним елементом А 1С торговельних підприємств на основі HIT є АРМ, яке спрямоване на поєднання сучасних тенденцій в менеджменті з досягненнями HIT.
Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ в комерційні сфері) дало великий ефект у прийнятті високоформалізованих і регламентованих управлінських рішень, але майже не вплинуло на такі сфери прийняття рішень як: визначення функціональної задачі; встановлення мети і обмежень впровадження рішень; формування і оцінювання результату з багатокритеріальних позицій.
Елементи процесу управління можуть бути стовідсотково автоматизовані тільки в умовах застосування всієї сукупності спеціалізованих функціональних АРМів. Зближення процесів збирання вхідної інформації-формування, відображення і використання результатної інформації досягасться впровадженням режиму реального масштабу часу в оброблення інформації.
Управлінський персонал в таких інформаційних технологіях інтегрується в л юдино-машинні системи оброблення даних, де користувачі А 1С, виступають у ролі операторів ПЕОМ. При цьому вони продовжують
здійснювати традиційні контрольно-аналітичні функції прийняття управлінських рішень, але на вищому автоматизованому рівні.
Успіх управління комерційною діяльністю повністю залежить від правильної побудови комунікаційного процесу. В цьому процесі спеціалізовані АРМи управлінського персоналу розглядаються в мережі як комунікаційні одиниці, що функціонують одночасно як джерела, передавачі, приймачі і споживачі інформації. За допомогою ресурсів АРМів управлінський персонал розв'язує свої задачі, а по комунікаційних каналах передає інформацію у відповідні інстанції, в тому числі і зовнішні. Обгрунтуванням для встановлення комунікацій служать потреби в інформації. Вони спрямовуються на підвищення якісного складу інформації для всіх рівнів управління.
Основними концепціями побудови АРМів в комерційній сфері на сучасних комунікаційних можливостях є:
• необхідність децентралізованого оброблення інформації на відповідних робочих місцях функціональних працівників;
•створення персональних БД і функціональних БЗ;
•створення спеціалізованих мережних архітектур АРМів комерційних
підприємств;
• підвищення рівня інтелектуалізації функціонального наповнення
АРМів.
АРМ управлінського персоналу (АРМ-М) — це програмно-технічний комплекс, винесений на робоче місце конкретного управлінського працівника, що дає змогу автоматизувати виконувані ним управлінські функції в інтерактивному режимі " користувач - ПЕОМ".
Основний принцип, закладений в АРМ-М, - полягає в проблемній орієнтації комплексу, тобто орієнтації на розв'язання певного класу задач, об'єднаних не тільки загальною технологією оброблення інформації, а і єдністю режимів роботи й експлуатації.
Кожному класу користувачів відповідає певний тип АРМу, орієнтований на задоволення його функціональних та інформаційних потреб, в якому основою автоматизації формування і прийняття управлінських Р'шень є персональні інформаційні системи (ПІС).
Не вникаючи в конкретний зміст задач, розв'язуваних кожним конкретним користувачем в умовах автоматизованого управління, в кожній ПІС
84
забезпечується можливість виконання таких дій:
• обробки текстових документів',
• здійснення пошуку необхідної інформації в фондах та архівах користувача;
* можливість формування документів, відомостей, таблиць, презантаційних матеріалів;
• обміну документами і даними, модернізації задач управління;
• можливість приймання рішеннь в умовах неповної інформації.
За безпаперової технології управління персональна 1С виконує
автоматизовані технології, перелік яких наведений в табл. 4.4.
Таблиця 4.4 Автоматизовані технології персональних 1С та їхні функції
| Найменування технології | Перелік функцій, реалізованих у рамках технології |
| Обробка текстових документів | Підготовка документів (введення інформації та її коригування); форматизація документів; автоматизоване редагування документів і текстів; включення в текст стандартних фраз; композиція документів; друк; тиражування документів |
| Інформаційний пошук | Перегляд каталогів документів і файлів; пошук за ключами та іменами документів і файлів; пошук за фразами та контекстними виразами; форматування результатів пошуку і складання вихідних документів та звітів |
| Ведення БД та архівів | Визначення структур даних та їх взаємозв'язку; створення БД; введення, контроль та індексування даних; реструктуризація даних; підтримка цілісності та відновлення даних; забезпечення конфіденційності даних, що містяться в архіві користувача |
| Оброблення інформації | Формування запитів на оброблення; формування форм звітів і документів; створення бібліотек звітів; статистичний аналіз на підставі інформації БД; вибіркове оброблення даних |
| Електронна пошта | Забезпечення комунікацій між користувачами: введення, ідентифікація повідомлень, редагування і компонування повідомлень, передача повідомлень адресату, збереження повідомлень у " поштових скриньках", доступ до загальної бібліотеки повідомлень, вироблення підтвердження про доставку повідомлення |
Питання для самоперевірки
1. Що розуміється під функціональною підсистемою?
2. За якими ознаками здійснюється виділення функціональних
підсистем?
3. Наведіть схему принципової структури управління торговельних підприємств.
4. На основі чого здійснюється вибір підсистем і комплексів задач в АІС торговельного підприємства?
5. Назвіть причини які визначають склад задач, що розв'язуються в комерційній діяльності.
6. Що розуміється під декомпозицією функціональної частини АІС торговельного підприємства?
7. Що розуміється під інформаційною процедурою та інформаційним процесом?
8. Дайте характеристику основним інформаційним процедурам.
9. Назвіть і дайте характеристику типам спеціалізованих програмних модулів, встановлених на ПЕОМ.
10. Дайте визначення управлінської задачі з позицій інформаційного процесу.
11.Наведіть розподіл управлінських задач за класифікаційними ознаками і дайте їх характеристику.
12. Дайте характеристику документообігу торговельного підприємства.
13. Назвіть основні розділи єдиної системи класифікації і кодування
(ЕСКК).
14. Дайте характеристику основних методів класифікації.
15. На яких принципах ґрунтується сучасна людинно-машинна форма управління комерційною діяльністю?
16.Які стадії включає управлінський процес в АІС? Дайте коротку характеристику стадій управлінського процесу.
17. За яких умов досягається комплексна автоматизація документо
обігу?
18. Назвіть характерні риси сучасного етапу функціонування підпри
ємств (організацій) в комерційній сфері.
19. Назвіть і дайте характеристику основних концепцій побудови
АРМів в комерційній сфері.
20. Які функції повинна забезпечити персональна інформаційна
система менеджера торговельного підприємства?
21. Дайте характеристику автоматизованих технологій, що повинні
бути включені в склад АРМів комерційних підприємств.
86
РОЗДІЛ 5 J ОРГАНІЗАЦІЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АІС КОМЕРЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
План (логіка) викладу і засвоєння матеріалу:
5.1. Особливості та структура інформаційного забезпечення АІС комерційної діяльності.
5.2. Організація БД автоматизованої інформаційної системи торговельного підприємства.
5.3. Формулювання та аналіз вимог до баз даних.
5.3.1. Передпроектний аналіз предметної області.
5.3.2. Оцінювання доцільності розробки АІС торговельного підприємства.
5.4. Концептуальне інфологічне проектування бази даних.
5.4.1. Ідентифікація та моделювання локальних інформаційних структур.
5.4.2. Проектування глобальної інфологічної моделі інформаційної системи торговельного підприємства.
5.4.3. Прийняття попереднього рішення про види забезпечення інформаційної системи.
5.5. Проектування реалізації баз даних.
5.6. Фізичне проектування бази даних.
5.7. Вибір системи управління базами даних.
5.1. Особливості та структура інформаційного забезпечення АІС комерційної діяльності
Оскільки процес управління будь-якої сфери діяльності неможливий без перетворення інформації, організація інформаційного забезпечення АІС торгівельного підприємства має першоступеневе значення. Система інформаційного забезпечення АІСТ будується залежно від ряду специфічних чинників і передбачає створення єдиного інформаційного фонд)'-систематизацію та уніфікацію показників і документів, розроблення засобів формалізованого опису даних та ін. Все це свідчить про складність і багатоаспектність розроблення та структурної побудови інформаційного забезпечення залежно від предметної області, що розв'язуються,
pjminjL _______________________________________
структури торговельної системи загалом, складу функцій управління, засобів перетворення інформації, форм подання даних.
Інформаційне забезпечення визначається Державним стандартом найважливішим елементом АІСТ, виступаючи забезпечувальною підсистемою при розв'язуванні організаційно-функціональних задач управління, наповнюючи їх конкретним змістом. Для функціональних підсистем АІСТ інформаційне забезпечення (ІЗ) являється сукупністю інформаційних ресурсів. Призначене воно для підвищення якості управління комерційною діяльністю на основі здобуття вірогідних і своєчасних даних, необхідних для прийняття управлінських рішень. У відповідності з положеннями теорій проектування АІС інформаційне забезпечення включає:
> єдину систему класифікації та кодування ТЕПів діяльності об'єкта управління;
> уніфіковану систему первинної документації;
> масиви (файли) інформації, що використовуються для
розв'язання задач управління.
У процесі розроблення інформаційного забезпечення визначається:
• склад даних і інформації (перелік інформаційних одиниць або сукупностей, необхідних для розв'язання комплексів задач);
• структура інформації та встановлені правила її перетворення (тобто правила формування показників і документів);
• характеристики руху інформації (джерела, обсяги та інтенсивність потоків, маршрути руху, часові характеристики, проміжні служби використання);
• характеристики якості інформації (система кількісних оцінок корисності, значущості, повноти, своєчасності, вірогідності інформації);
• способи перетворення інформації.
Структура інформаційного забезпечення АІС комерційної діяльності " введена на рис 5.1.
Основною функцією інформаційного забезпечення є надійне збереження на машинних носіях необхідних даних для розв'язання задач Користувачів і зручний доступ до цих даних.
інформаційне забезпечення будь-якої АІС (в тому числі і АІС торго-Вельних підприємств) поділяється на позамашинне та внутрішньо-Машинне. Це зумовлено тим, що первинна інформація зароджується у й°замашинній сфері та характеризує конкретні процеси, явища, об'єкти,
|
89
використовується при функціонуванні АІСТ. За складом, змістом вона відповідає вимогам тих задач прикладної області, які розв'язуються на її основі.
До поза машинної інформаційної бази комерційної сфери діяльності належить частина ІБ, яка представлена сукупністю повідомлень, документів і сигналів, що використовуються при функціонуванні АІС торговельного підприємства, яка сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Це сукупність усіх документованих даних (відомостей), яка підтримує функціонування торговельних підприємств. Основним носієм інформації у позамашинному середовищі виступають документи. За ознакою інформації, що міститься, і своїм призначенням (подальшим використанням) документи поділяють на первинні («хідні) та похідні (вихідні).
Вхідні документи містять первинну нсоброблену інформацію. Вони поділяються на два типи: иормативно-довідкові й оперативні. Перший тип документів належить до категорії умовно-сталої інформації і містять різні регламентуючі норми та нормативи, характеристики різних об'єктів (договорів, постачальників, структурних одиниць, покупців), ціни, тарифи, які тривалий час використовуються в розрахунках без зміни. Склад нормативно-довідкових документів визначається характером АІС підприємства й особливістю системи управління ним. На основі цих документів здійснюється первинне завантаження файлів НДІ, які утворюють нормативно-довідковий інформаційний фонд АІС (фонд НДІ). До нормативно-довідкових документів належать конструктивні описи підприємства, технологічні документи, довідники (товарів і тари, одиниць виміру, нормативів тощо), класифікатори, номенклатури -цінники, договори йін.
Для внесення змін до ІБ, і її підтримки в актуальному стані застосо-вУється особливий документ " Повідомлення про зміну", який складається за єдиною для цього класу підприємств схемою " є - має бути", технологічно це реалізується так: при доданні запису до конкретного файлу заповнюється права сторона документа (має бути), при видаленні запису - ліва " є", а при коректуванні запису заповнюються обидві сторони.
Оперативні документи містять інформацію, яка відображає поточний стан торговельної діяльності об'єкта управління: підприємство, консор-ціум. корпорація. Ця інформація змінюється за кожної її фіксації. Інформація первинних оперативних документів служить для введення
90
оперативної інформації в систему ЕОМ. На їх основі формуються оперативні файли.
До оперативних документів належать облікові прибутково-витратні документи на товари і тару, накладні, платіжні документи та ін. Різновидом оперативних документів є " Запити" (документи, які містять умови пошуку даних в ІБ, а також ті, що ініціюють виконання розрахунків) Запити в сучасних АІС вводяться в бездокументній формі методом формування їх на екрані монітора.
Похідні (вихідні) документи формуються в процесі автоматизованого оброблення і видаються як результат (проміжний або кінцевий). Вони формуються на основі інформації оперативних файлів і файлів НДІ, містять інформацію, необхідну для прийнятгя управлінських рішень на різних рівнях ієрархії управління підприємством. Для прийняття оперативних управлінських рішень інформація вихідних документів, як правило, видається спочатку тільки на екрані монітора. Вихідні (результатні) документи містять текстову, цифрову, графічну інформацію і роздруко-вуються в заданих форматах.
Під час розроблення позамашинної ІБ дотримуються діючих вимог щодо їх форми, змісту, порядку заповнення і зберігання документів. В умовах функціонування спеціалізованих функціональних АРМів первинні документи заповнюються автоматизованим способом з використанням файлів НДІ. Результатні документи повинні відповідати своєму призначенню, періодичності складання, формату, певній послідовності розташування реквізитів, передбачених ще на стадії проектування АІС.
Так, наприклад, у банківських АІС вихідні звітні документи передаються засобами ЕП у формі повідомлень стандартного формату і роздруковуються в пункті приймання повідомлень.
До засобів організації та ведення позамашинної ІБ у відповідності з діючою методологією включаються:
системи класифікації та кодування тсхніко-економічної інформації, що міститься в документах 1С;
УСД, які містять уніфіковані типові форми документів (як правило, встановленої статистичної і бухгалтерської звітності), передбачені для використання в АІС;
методичні й інструктивні матеріали з технології ведення документів.
На основі системи класифікації та кодування інформаціїрозробляються кодові позначення об'єктів: товарів, тари, виміру, технологічного
обладнання, бухгалтерських операцій, основних і допоміжних фондів, постачальників, покупців, підприємств, банків, рахунків та ін. Ознакою класифікації виступає одна з основних властивостей об'єкта, що дає «іогу встановлювати схожість або відмінність окремих характеристик об'єкта. Класифікація використовується як основа для кодування ознак у позначенні об'єкта (тип - клас, підтип - підклас, розділ - група, підрозділ - підгрупа, вид, назва). Одержані кодові позначення об'єктів використовуються для автоматизованого впорядкування та пошуку об'єктів, що мають задані ознаки, а також для автоматичного формування (агрегації) і розрахунку значень показників у розрізі цієї ознаки.
Кодуванням забезпечується унікальна ідентифікація об'єктів, яка в сукупності з прийнятою системою класифікації чітко визначає суть об'єкта. Це особливо важливо для етапу проектування БЗ при виділенні інформаційних об'єктів і структурних зв'язків між ними.
Описи класифікаційних угруповань, кодових позначень та найменувань об'єктів містяться в документах (кількість яких дорівнює кількості угруповань), які називаються класифікаторами. Сукупності класифікаторів утворюють систему класифікації і кодування (як складову частину нормативно-довідкової інформації і інформаційного забезпечення конкретної АІСТ).
Уніфікована система документації включає уніфіковані стандартні форми документів, дозволені для використання при оформленні торговельно-господарських і фінансових операцій за функціями управління конкретних підприємств комерційної діяльності. УСД орієнтована на конкретну прикладну область діяльності. До складу інструктивних та методичних матеріалів для ведення документів входять інструкції щодо заповнення документів даними і контролю їх вірогідності, використання кодових позначень, підготовки документів до введення в ЕОМ, термінів 1 Умов приймання і реєстрації документів, коректування інформації в Документах, архівування документів, збереження, зняття копій і знищення Документів.
До внутрішньомашинної ІБ належить та частина загального інформаційного фонду (ЗІФ), яка фіксується і зберігається на машинних носіях.
Внутрішньомашинна ІБ є сукупністю як взаємозв'язаних файлів 1нформації, так і окремих файлів і становить інформаційний фонд (ІФ) АІС. З кібернетичних позицій ІФ є динамічною пам'яттю системи. До нього висуваються вимоги такої організації даних, щоб на їх основі
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
 | ||||||||||||
забезпечувалось розв'язання різноманітних функціональних задач комерційної діяльності засобами автоматизації. Це пояснюється тим. що всі задачі управління мають тісні інформаційні зв'язки.
За мету проектування, організації і підтримки ІФ приймається інфор-маційно-довідкове обслуговування управлінського персоналу, тобто задоволення всіх видів.інформаційних потреб. Само обслуговування реалізується у формі оброблення запитів до ІФ. Структуру ІФ зумовлюють обсяг інформації, що використовується, частота звернень до неї, періодичність реорганізації даних, складність запитів, характер комунікацій між спеціалізованими АРМами. Підтримка комунікацій окремих АРМів підприємства з зовнішнім середовищем, як правило, здійснюється за допомогою ЕП, а всередині підприємства - спільним доступом до централізованої БД.
Таким чином, інформаційний фонд відображає стан предметної області діяльності підприємства і, одночасно, є машинною пам'яттю системи управління. Від його організації залежить ефективність функціонування А1С, оскільки методи організації файлів впливають як на вірогідність інформації, так і на тривалість розв'язання задач. Склад і структура ІФ повною мірою залежать від інформаційних характеристик і складу задач, що розв'язуються, а також від можливостей СУБД, яка застосовується, і ПЕОМ на базі яких створені АРМи. Розміри записів файлів, їх кількістю, частотою коректування визначаються динамічні характеристики ІФ.
Основним принципом організації ІФ визнається гнучкість і адаптивність побудови. Суть принципу гнучкості і адаптивності полягає у виконанні таких двох умов:
по-перше, організація ІФ має забезпечувати можливість постійного нарощування і розширення без докорінної перебудови власної структури.'
по-друге необхідно мати програмні засоби організації і ведення ІФ. що дають змогу підтримувати будь-яку необхідну кількість інформаційних файлів.
Загальний інформаційний фонд (ЗІФ) АІС комерційної діяльності утворює сукупність взаємозв'язаних файлів, перша частина яких створюється на основі інформації первинних документів з позамашинноі інформаційної ІБ.
До складу БД входять такі файли:
• НДІ, які використовуються тривалий час без зміни в багатьох циклах оброблення (ці файли створюються при первинному завантаженні ІФ, У
процесі експлуатації в яких вносяться корективи в міру надходження повідомлень про зміну);
• оперативні, інформація яких оновлюється в міру здійснення господарських операцій, накопичується за певний період, після закінчення якого підлягає узагальненню та обробленню, а потім знищується або заноситься в архів;
• вихідні, що формуються у процесі розв'язування задач управління і використовуються для розв'язання інших задач або чергового розв'язання задачі, в якій сформовано файл; архівні, що накопичуються і зберігають інформацію попередніх періодів.
Треба пам'ятати, що для кожної АІС, такої величезної сфери, як комерційна діяльність, склад і структура файлів - різні.
На сучасному етапі розвитку IT найефективнішою організацією ІФ визнається організація логічно взаємозв'язаних файлів у вигляді БД -інтегрованої сукупності даних, які не дублюються, і на основі яких розв'язуються всі задачі конкретної АІС.
Внутрішньомашинну ІБ складають незалежні сукупності (масиви) даних, що мають файлову організацію і створені у прикладних програмах, написаних алгоритмічними мовами.
Серед засобів організації та ведення внутрішньомашинної ІБ виділяються програмні засоби організації, ведення і доступу до ІБ і технологічні інструкції з ведення конкретної ІБ. До програмних засобів належать:
> системи керування базами даних (СКБД);
^ програмні засоби ведення, оброблення, контролю даних, які використовуються на початковому етапі оброблення інформації;
^ сервісні засоби, що включають програми копіювання, архівування, відновлення даних, аитивірусні, мережні утиліти та ін.
На рис 5.2. наведена узагальнена схема структурної організації бази Даних АІС комерційної діяльності.
Особливе значення для створення і ведення ІБ має СКБД. Вона є Універсальним прикладним програмним засобом загального призначення. Цей, як правило, ефективний програмний засіб, призначений для °Рганізаціїта ведення логічно взаємозв'язаних даних на МД, забезпечує Доступ до них й інтеграцію даних, їх багатоцільове використання, Підтримує цілісність та несуперечність даних, можливість одноразового ВВеДення даних, їх захист від перебоїв і несанкціонованого доступу.
ИСТИНА
Рис. 5.2. Узагальнена схема структурної організації А 1С комерційної діяльності.
Для забезпечення процесів створення ІБ на МД та її експлуатації розробляються технологічні інструкції користувачеві. У них визначаються правила ведення всіх процесів створення ІБ і її актуалізацій. Це інструкції з організації ІБ та її коректування, якими регламентуються процеси підтримки БД і програмних засобів її ведення в робочому стані.
При створенні БД в технології " клієнт-сервер" за наявності мережі АРМів, розробляються інструкції для адміністратора БД, в яких визначаються функції щодо забезпечення доступу користувачів до спільної БД, дотримання вимог із захисту інформації від несанкціонованого доступу, відповідальності за актуальність і надійне зберігання даних.
5.2. Організація БД автоматизованої інформаційно/ системи торговельного підприємства
Для задоволення інформаційних потреб усіх користувачів в АІС комерційної діяльності замість ЗІФ розробляється банк даних (БнД). як вищий рівень організації інформаційного забезпечення АІС
До БнД входять такі складові: обчислювальна система (сукупність апаратного та програмного забезпечення); БД; СКБД; словник даних (метаданих); група адміністратора БД. Структуру БнД ідентична наведеній нарис. 5.2. Виходячи з наведеної на рис 5.2. схеми робиться такий висновок.
Інформаційним ядром АІС в комерційній діяльності виступає база даних. Вона представляє собою динамічну модель, яка відображає семантику та інформаційні запити кінцевих користувачів АІС.
| 5. |
? o0L
ца концептуальному інфологічному рівні структура БД ефективно відображається у вигляді ER-діаграми -діаграми " Entity - Relationship" (-Сутність - зв'язок"), запропонованої ще у 1976 р. П. Ченом; на концептуальному даталогічному рівні вона поділяється на наступні типи: ієрархічну, мережну, реляційну, об'єктно-орієнтовану, об'єктно-реляційну, багатовимірну, гібридну модель даних.
На фізичному рівні структура БД - це структура файлів даних і допоміжних файлів.
Самі файли даних складаються з двох компонентів: структури та даних. Структура файла в реляційній моделі (рис. 5.3.) включає ім'я, тип поля, його довжина, точність (для числових полів).
Рис 5.3. Фізична структура файла у реляційній моделі БД.
Структура ідеальної БД має бути чіткою, ясною і прозорою. БД мас бути вільною від баластної інформації: дублювання даних, синонімів, омонімів, груп даних, що повторюються, обчислювальних елементів.
Елементи даних, які обчислюються, не можуть зберігатися тільки в разі транзакційноїабо операційної БД, яка, на відміну від аналітичної, не містить агрегатів даних. Оскільки транзакційна БД є обов'язковим елементом будь-якої АІС торговельного підприємства та переважно реля-Шиною, у подальшому матеріал орієнтовано саме на цю категорію БД.
БД повинна містити мінімальну кількість елементів даних, які несуть максимум інформації про стан об'єкта управління. Елементи БД мають °Ути організовані оптимальним способом, тобто таким чином, щоб забезпечити сталість БД у розумінні семантичної цілісності опису стану
 | |||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||
| |||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||
 | |||||||||||||||||
|
|