Розділ 1

Вона чисельно характеризує стан виробничо-господарської та фінансової діяльності об'єкта через систему натуральних і вартісних показників, циркулюючи у виробничій та невиробничій сферах, органах управління. За допомогою економічної інформації можна простежити взаємозв'язки між ланками національного господарства, напрями його розвитку, налагодити ефективне управління ним. Ці особливості суттєво відрізняють її від економічних даних. В об'єктивній економічній реальності постійно відбуваються події, що трактуються як будь-яка зміна стану економічного об'єкта. Ці події породжують повідомлення, що можуть бути відображені на будь-якому носію в будь-якій знаковій системі.

- Економічні дані — це сукупність повідомлень про реальні економічні події, факти, не співвіднесені з можливостями з використання.

Економічні дані це відображення економічних явищ, не пов'язане з конкретним завданням управління і з певним споживачем.

Економічні дані стають інформацією, якщо їх споживач розв'язує певне завдання управління. Іншими словами, економічна інформація - це економічні дані, які використовуються в управлінні.

Економічна інформація розглядається в - грагматичиому, -семан­тичному і - синтаксичному аспектах.

* Прагматичний аспект пов'язаний із розглядом цінності, корисності використання економічної інформації для вироблення правильного управлінського рішення. Це дає змогу відокремити потрібну інформацію для кожного рівня управління.

* Семантичний аспект забезпечує вивчення значеннєвого змісту (чи змістового навантаження) інформації, визначення зв'язків між її складовими частинами.

* Синтаксичний аспект дає змогу встановити параметри інфор­
маційних потоків, розглянути форми подання інформації* її носії і способи
кодування.

Економічна інформація є предметом автоматизованого оброблення. Вона має ряд особливостей, що впливають на способи її збирання, реєстрації та використання. Ці особливості полягають у тому, що, будучи єдиною для всього національного господарства, вона:

> має тенденцію до постійного збільшення обсягів даних (особ­ливо в комерційній діяльності);

ЧАСТИНА 1.

> відображає різнобічну діяльність підприємств, організацій через систему натуральних, вартісних та інших показників;

> є цифровою, алфавітною та алфавітно-цифровою і має лінійну форму подання;

> в основній своїй масі дискретна (від лат. discretus ~ поділений, переривчатий), фіксується на матеріальних носіях;

> характеризується масовістю та великими обсягами, трива­лістю збереження і необхідністю накопичення, повторюваністю циклів виникнення й оброблення у встановлених часових межах;

> має складну структуру.

1.2. Види комерційної інформації

Комерційна інформація як і економічна в цілому налічує багато різновидів, що виділяються на підставі відповідних класифікаційних схем Вона може відбивати певні події, явища, процеси, що вже відбулися, відбуваються або мають відбутися.

Відповідно до виконуваних функцій управління виділяють такі види комерційної інформації: - прогнозна, -планово-договірна, -облікова, -нормативна, -розцінкова, -довідкова, -таблична, -мультимедійна.

* Прогнозна інформація пов'язана з функцією прогнозування і відо­бражає ймовірне твердження про майбутній стан господарських процесів, що мають місце в комерційних організаціях і підприємствах із високим ступенем вірогідності. Наприклад, прогнозований розмір роздрібного товарообороту підприємства на наступний рік.

* Планово-договірна інформація пов'язана з функцією планування комерційної діяльності й описує господарські процеси, що мають відбутися в заданому часовому періоді. Наприклад, планований обсяг реалізації товарів конкретного найменування за місяць, обсяг товарних запасів найменування, розміри товарних партій які постачаються за договором (всього, конкретному підприємство).

* Облікова інформація пов'язана з функціями управлінського обліку (оперативного, бухгалтерського, статистичного) і відбиває господарські процеси, що вже здійснилися, а також їхній фактичний стан. Наприклад, кількість реалізованих товарів конкретного найменування оптового підприємства за визначений термін.

* Нормативна інформація пов'язана з функцією підготовки
торгівельного підприємства. Вона регламентує межі витрат мате-

РОЗДІЛ 1. ______________________________________________________________ 17

ріальних та трудових ресурсів, рівень запасів і залишків, встановлення обсягів та номенклатури товарів, що реалізуються, послідовність технологічних операцій продажу. Наприклад, нормативи товарних запасів, нормативний одноденний товарооборот і т.ін.

* Розцінкова інформація включає ціни на товари, упаковочні матеріали, розцінки оплати праці за виконані обсяги роботи тощо. Ціни можуть бути роздрібні, договірні, прейскурантні, відпускні, оптові. Наприклад, роздрібна ціна на товар конкретного найменування.

* Довідкова інформація призначена для деталізації комерційних процесів, їх якісного розшифрування і доповнення різними відомостями. Наприклад, найменування та технічні характеристики товарів, найме­нування й адреса підприємства-постачальника товарів.

* Таблична інформація містить коефіцієнтні величини або зазда­легідь обчислені значення. Наприклад, розмір податку на додану вартість суми роздрібного товарообороту.

Нормативна, розцінкова, довідкова, таблична інформація є загально функціональною, призначена для прийняття всіх управлінських рішень. Ця інформація ведеться сумісно й утворює в умовах автоматизованого оброблення інформації фонд нормативно-довідкової інформації (НДІ) торговельного підприємства. Комерційна інформація є не тільки інструментом, а й елементом управління. За технологічного підходу до управління комерційною діяльністю, коли воно подається як інформа­ції"! ний процес, інформація одночасно є об'єктом збирання, передачі, збереження і оброблення. При цьому " сира" (необроблена) інформація є предметом праці в інформаційному процесі управління, а " готова" (оброблена) - продуктом праці.

З загальних теоретико-методологічних положень відомо, що людина створила природну інформаційну систему, оскільки існувала потреба постачати виробництву інформацію, необхідну для контролю та прийняття управлінських рішень, навчилася збирати цю інформацію, обробляти і передавати її за призначенням. Але класифікація інформації відбулася значно пізніше. Класифікацію комерційної інформації щодо технології її оброблення, перетворення на інформацію для управління наведено на рис 1.1.

За технологією оброблення та використання в управлінських рішеннях комерційну інформацію, точно так як економічну інформацію поділяюі ь иатаківиди:

Рис, 1.1. Схема класифікації комерційної інформації в процесі її

перероблення.

< => початкова - інформація, що надходить до підприємства, яке регулюється (ТЗ);

=> внутрішня - інформація, що виникає в процесі торговельно-виробничої діяльності підприємства, яке регулюється;

< => зовнішня - інформація, що виникає за межами підприємства, яке регулюється;

^ змінна - інформація, яка характеризується зміною своїх значень при кожному її фіксуванні (реєстрації), відображає господарську

Р ОЗДІЛ 1

діяльність і зміни, що в ній відбуваються. Використовується в одному циклі оброблення;

=> умовно-стала - інформація, яка зберігає свої значення протягом достатньо тривалого періоду. Термін її застосування, як правило, великий і використовується в багатьох циклах оброблення;

•=> пеоброблена- інформація, що не підлягає ніяким перетворенням і в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну (інша за визначенням буде вже обробленою);

^ вхідна - інформація, що вводиться для оброблення;

< => похідна -заново створена інформація;

■ => проміжна - інформація, яка знову надходить для чергового оброблення;

=> вихідна - видасться системою наприкінці оброблення або після закінченні окремих її етапів. До її одержання задається мета функціо­нування АІС. Вихідна інформація може бути як для зовнішнього використання в системах управління більш високого рангу або партнерів, а також для внутрішнього використання - це власне інформація для управління конкретним комерційним підприємством.

1.3. Структура і властивості комерційної інформації як складової економічної інформації

Оброблення інформації на ЕОМ потребує структуризації та форма­лізованого опису окремих її сукупностей. Розглядаючи структуру комерційної інформації, виділяють її окремі елементи - прості й складні інформаційні одиниці. Логічний підхід до структуризації дає змогу встановити структурні елементи залежно від функціонального приз­начення інформації та її особливостей: реквізит, показник, інфор­маційне повідомлення, інформаційний масив, інформаційний потік, інформаційну підсистему.

Комерційна інформація має певну структуру незалежно від засто­совуваних технічних засобів для її оброблення.

Структура розкриває побудову інформації, відіграючи в ній ту саму роль, що і синтаксис у розмовній мові. З елементів інформації- одиниць Нижчого рангу - утворюються складові сукупності - одиниці вищого рангу. Одиницями нижчого рангу є реквізити, а одиницею вищого рангу - виступають інформаційні сукупності.

ЧАСТИНА 1.

Реквізит - це логічно неподільний елемент. Такі елементи бувають двох видів: реквізити-основи та реквізити-ознаки.

Реквізити-основи кількісно характеризують конкретні комерційні об'єкти управління, реквізити-ознаки - якісно. Реквізити-основи поді­ляються на: кількісні, трудові, грошові (вартісні), абсолютні, відносні. Реквізити-ознаки поділяються на довідкові, групувальні, спеціальні.

Реквізит має певну самостійність й особливі риси. Так, він може входити в найрізноманітніші складові одиниці інформації, що належать до різних сутностей і мають різну складність (як слово може входити до складу різних речень). Ця властивість реквізиту знаходить своє відображення у формі, що всебічно характеризує реквізит незалежно від його наявності у певній складовій одиниці інформації. Форма реквізиту включає найменування, структуру (формат), значення (сукупність значень).

Найменування (ім'я) служить для звернення до нього і, як правило, подається словом або групою слів. Наприклад, '" табельний номер робітника". Це може бути також назва графи документа. При алгорит­мізації та програмуванні використовують скорочені імена - іденти­фікатори, що мають обмежену довжину. Доцільно, щоб ідентифікатор реквізиту був закріплений за ним незалежно від того, чи використовується цей реквізиту тій або іншій складовій одиниці інформації, у тій або іншій підсистемі. Це особливо важливо при створенні баз даних і для сумісності різних інформаційних систем.

Структура реквізиту - це спосіб подання його значень. У структурі розрізняють довжину і тип. Довжина - кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Вона може бути сталою або змінною. Наприклад, " Код магазину" - 2 знаки, " Кількість зданих на склад партій товару" - може займати від однієї до семи позицій, " Найменування і характеристика товару" - біля 120 позицій.

Типи реквізитів залежать від видів значень. Найпоширенішими є чисельний, текстовий, логічний типи.

Значеннями реквізитів є послідовності символів (літер, цифр, різних знаків і спеціальних позначень).

Під час оброблення інформації над реквізитами-осиовами виконують арифметичні операції, а за допомогою реквізитів-ознак здійснюють пошук інформації, її сортування, вибірку, порівняння (логічні операції).

Однорідні за формою реквізити-ознаки, які мають різні значення,