Порядок приймання – передавання документів діловодства під час зміни завідувача контори, приватного нотаріуса, працівника, що здійснював ведення діловодства

Відповідальність за ведення нотаріального діловодства

3.1 Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства у конторі (архіві) покладається на завідувача.

3.1.1 Завідувач контори (архіву) призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства в конторі (архіві), про що видається відповідний наказ.

3.1.2 В односкладовій конторі відповідальність за ведення нотаріального діловодства покладається на державного нотаріуса.

3.1.3 Відповідальність за ведення нотаріального діловодства щодо нотаріальних документів, а також за ведення реєстрів, книг обліку, в яких реєструються нотаріальні документи, і документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, конторі (архіві) несуть їх працівники (завідувач, заступник завідувача, державний нотаріус), які вчиняють нотаріальні дії.

3.2 Відповідальність за організацію і ведення нотаріального діловодства при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності покладається на самого нотаріуса.

3.2.1 Ведення нотаріального діловодства може бути покладено приватним нотаріусом на особу, яка працює у нього за трудо

Порядок приймання – передавання документів діловодства під час зміни завідувача контори, приватного нотаріуса, працівника, що здійснював ведення діловодства

4.1 При звільненні або переході на іншу роботу особи, відповідальної за ведення діловодства у конторі, документи діловодства передаються особі, на яку за наказом завідувача покладається ведення діловодства.

4.1.1 Для приймання-передавання документів діловодства контори, наказом завідувача контори призначається комісія у складі 3-х осіб, яка перевіряє наявність і стан документів, про що складається акт приймання-передавання.

4.1.2 Акт підписується членами комісії, особою, яка здає і приймає документи діловодства і затверджується завідувачем контори.

4.1.3 При звільненні або переході на іншу роботу завідувача контори для приймання–передавання документів діловодства наказом начальника управління юстиції призначається комісія у складі не менше 3-х осіб, у тому числі представника державного нотаріального архіву.

4.1.4 Під час приймання - передавання документів діловодства перевіряється наявність і стан:

-справ (нарядів) постійного, тривалого (понад 10років), тимчасового (до 10 років включно) зберігання, з особового складу;

-облікових документів та довідкового апарату до справ (нарядів) (передумови, описів справ і номенклатур справ, що замінюють описи, книг надходження і вибуття справ, довідкових картотек, каталогів тощо);

-печаток і штампів, якими користується контора;

- матеріально-технічного обладнання та інвентаря;

-умов зберігання документів.

4.1.5 Перевіряється кількість документів діловодства, що знаходяться у поточному діловодстві та кількість документів діловодства, що зберігаються у конторі, у тому числі кількість документів діловодства, що внесені до Національного архівного фонду, державного нотаріального архіву, а також обліково-довідкового апарату до них та приміщень, обладнання, інвентаря контори, про що зазначається окремим розділом у Акті приймання-передавання.

4.1.6 Акт приймання-передавання документів діловодства підписується членами комісії, завідувачем і особою, яка приймає документи діловодства та затверджується начальником управління юстиції (додаток № 37).

4.1.7 У випадку виявлення нестачі документів діловодства, обладнання та інвентарю комісія негайно повідомляє начальника управління юстиції для вжиття невідкладних заходів щодо пошуку документів діловодства та майна контори.

4.1.8 Працівники контори несуть персональну відповідальність за зберігання документів діловодства, що знаходяться у них у користуванні та виконання ними вимог цих Правил.

4.1.9 Про втрату працівником контори (архіву) документів діловодства негайно доповідається завідувачу контори (архіву), який повідомляє управління юстиції для вжиття необхідних заходів.

4.1.10 Якщо контора ліквідується, усі архівні справи передаються в упорядкованому стані відповідній державній архівній установі.

Передавання документів контори, що ліквідується, входить до обов’язків комісії, створеної для передавання документів діловодства і майна.

4.2 Документи діловодства та архів приватного нотаріуса є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного нотаріуса у зв’язку із здійсненням ним нотаріальної діяльності.

4.2.1 Приватний нотаріус зобов’язаний забезпечити зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним нотаріальної діяльності.

4.2.2 Приватний нотаріус несе персональну відповідальність за виконання вимог цих Правил, зберігання документів діловодства, що знаходяться у нього у володінні і користуванні.

4.2.3 У разі втрати приватним нотаріусом документів діловодства, останній негайно доповідає начальнику управління юстиції для вжиття необхідних заходів.

4.2.4 У разі заміщення приватного нотаріуса, користування його документами та архівом здійснюється у порядку та у межах строків, визначених договором про заміщення його іншим нотаріусом.

4.2.5 Документи діловодства передаються приватним нотаріусом, якого заміщають на підставі акту приймання-передавання нотаріусу, який заміщає та підписується ними.

4.2.6 Акт приймання-передавання повинен містити такі відомості:

-наказ про реєстрацію нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують;

-наказ про зупинення нотаріальної діяльності приватного нотаріуса, якого заміщують;

-крайні дати діяльності нотаріуса, якого заміщують;

-кількість справ у архівному фонді нотаріуса та крайні дати документів у цьому фонді;

-зміни в складі та обсязі фонду, їх причини;

-кількість справ нотаріальних документів, переданих нотаріусом, якого заміщують до відповідної архівної установи;

-кількість справ нотаріальних документів в нотаріальному діловодстві, переданих в зв’язку із заміщенням;

-стан збереження документів архівного фонду нотаріуса.

4.2.7 У разі припинення нотаріальної діяльності, документи діловодства та архіву приватний нотаріус зобов’язаний передати протягом одного місяця з дня одержання копії наказу, до відповідного державного нотаріального архіву.

4.2.8 Якщо цей строк є недостатнім, він може бути продовжений наказом управління юстиції, але не більше одного разу і лише на один місяць.

4.2.9. У випадку, коли за станом здоров’я або з інших причин, а також у зв’язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву з одночасним складанням описів справ та акту про вилучення справ провадить постійно діюча експертна комісія, що утворюється управлінням юстиції у складі не менше 3-х осіб.

Завідуючий державного нотаріального архіву не може бути включеним до складу цієї комісії (додаток).