Оформлення тексту документа

Поняття про документ. Вимоги до оформлення документу.

Документ-матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі.

Оформлення тексту документа

Автор: dilovy · Дата: 9 Март 2009 · Есть 4 коммент.

1. На бланку друкується тільки перша сторінка тексту, наступні — на стандартних аркушах.

2. Назва документа друкується великими літерами без крапки в кінці (якщо друкованих знаків не більше 14, то можна друкувати врозрядку).

3. У рукописних документах назва документа пишеть­ся з великої (розписка, доручення, автобіографія тощо) чи з малої літери (заява, пояснювальна, доповідна запис­ка тощо) відповідно до правил пунктуації.

4. Текст документа завжди починається з абзацу. Аб­заци всередині пунктів не нумерують.

5. Текст документа на аркушах формату А-4 друкують через 1, 5 міжрядкових інтервали, формату А-5 — через 1 інтервал.

6. Реквізити документа (зокрема назву документа) ві­докремлюють від інших реквізитів 2-3 вільними міжряд­ковими інтервалами. Максимальна довжина рядка бага­торядкових реквізитів (крім тексту) — 28 знаків.

7. Членування тексту документа може здійснюватися так:

1. Назва розділу. Розділ 1.

1.1. Назва підрозділу. Частина 1.

1.1.1. Назва пункту. Пункт 1.

1.1.1.1. Назва підпункту. § 1.

8. Нумерація рубрик може виконуватися з використанням крапок або крапки з комою в кінці рубрик переліку:

а) якщо після позначення рубрики стоїть крапка, словосполучення чи речення рубрики починається з великої літери, у кінці речення ставиться крапка;

_______. 1) ________. І.________. А.__________.

_______. 2)________. ІІ._______. Б.__________.

_______. 3)________. ІІІ._______. В.__________.

б) якщо після позначення рубрики крапки немає, сло­восполучення чи речення рубрики починається з малої літери, в кінці речення ставиться крапка з комою, після останнього в переліку — крапку;

1) ______________; а) _____________;

2) ______________; б) _____________;

3) ______________; в) _____________;

в) Якщо позначення рубрики здійснюється значками, в кінці рубрики може ставитися крапка з комою, тоді наступ­на рубрика повинна починатися з малої літери, або крапка, і тоді наступна рубрика повинна починатися з великої літери (особливо, якщо рубрика складається з кількох речень);

- __________; *__________; -___________. *__________.

-__________; *__________; -___________. *__________.

-__________; *__________; -___________. *__________.

9. У зовнішніх документах використовуються тільки загальновживані абревіатури й скорочення:

а) ЗОШ — загальноосвітня школа; КМ — Кабінет Міністрів; ДАІ — Державтоінспекція, ЗАО — за­крите акціонерне товариство, СП — спільне під­приємство, КБ — конструкторське бюро; Обл­держадміністрація, рибгосп, автопарк;

б) млн — мільйон; с.г. — сільське господарство, арк. — аркуш, ін-т — інститут, укр. — український, в. о. — виконувач обов’язків, заст. — заступник, сб. — субота, вул. — вулиця;

в) усі інші назви установ, структурних підрозділів, посад тощо пишуться повністю (у листах — при першому згадуванні).

10. У внутрішніх документах можуть уживатися абревіатури й скорочення, прийняті в даній установі чи структурному підрозділі: ХПК— Хмельницький політехнічний коледж, ММФ — механіко-математичний факультет тощо.

11. Підписування документа. Підпис укладача чи від­повідальної особи переноситься на іншу сторінку лише за умови наявності на ній не менше двох рядків тексту. У розшифруванні підпису другий ініціал (по батькові) може не вказуватися; саме розшифрування розміщується на рівні останнього рядка назви посади. Підпис ставить­ся під текстом документа після 2—3 пропущених рядків, починаючи від лівого поля.

Якщо в попередніх реквізитах документа вказувало­ся прізвище, ім’я, по батькові особи, яка написала до­кумент (заяву, автобіографію тощо), цей документ може підписуватися нею без розшифрування підпису:

23.05.2009 (підпис)

12. Затвердження документа (праворуч вгорі):

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ХДТУ

(підпис) В. С. Бобров

06.03.2006

13. Погодження документа (розташовують під підписом або під візами):

ПОГОДЖЕНО

Голова ЗАО «ОРЕС»

_____ (підпис) _______ П. Криньов

11.12.2009

14. Адресат (службова особа):

14.1. Керівнику установи:

Директорові Харківського заводу

транспортного обладнання

Шведову М.Г.

61078, м. Харків, вул. Заводська, 5

14.2. Конкретній посадовій особі:

Харківський завод металоконструкцій

Начальникові відділу кадрів

Опаленик Т.К.

62135, м. Харків, вул. Оркестрова, 8

14.3. Кільком посадовим особам;

Президентові ЗАТ «Трансгаз»

Директорові з комерційних питань

Керівникам груп маркетингових досліджень