Тема 4 Методы, применяемые на этапе формулирования проблемы

На этапе определения и уточнения формулировки проблемы целесообразно использование следующих методов:

1. мозговой штурм - применяется на этапе уточнения формулировки проблемы,

2. «бритва Оккама» - помогает более четко определить проблемы,

3. древовидная диаграмма - применяется, когда в процессе постановки проблемынеобходимо исследовать все возможные части, касающиеся проблемы, или когда неяснысформированные пожелания потребителей в отношении продуктов,

4. диаграмма сродства - позволяет сгруппировать родственные данные в структурерассматриваемой проблемы, а также точнее определить формулировку. Данный метод лучшевсего применять для рассмотрения формулировок проблем, касающихся любых улучшенийили изменений процессов, а также деятельности организации в целом

4.1 Метод «Бритва Оккама»

Вильям Оккам родился в Англии в 1280 году. Его труды лежат в основе современных теорий управления. Оккам прославился своим афоризмом: «Сущности не следует умножать без необходимости». Это утверждение, получившее название «бритвы Оккама» (Occam's Razor), широко применяется в наши дни и подразумевает, что все явления, по возможности, должны иметь простой и упорядоченный вид, и нам необходимо придерживаться сути проблемы.

Лучшее использование метода «бритва Оккама» - поиск проблемпредприятия, которые еще не стоят остро, но их необходимо обозначить и определить, какиеиз них следует решать в первую очередь.

Метод состоит из ряда шагов.

Шаг 1. Группа проводит мозговой штурм по выдвижению проблем предприятия, которые, по их мнению, существуют, создают помехи в деятельности и их необходимо решать. Выдвижение идей может происходить при использовании любых, наиболее удобных для группы методов мозгового штурма. Этот шаг не нужен, когда проблема формулируется с самого начала, это касается в основном целевых групп или групп в подразделениях.

Шаг 2. Далее необходимо выбрать из большого списка идей, полученных в результате мозгового штурма, те, над которыми группа хотела бы работать.

Шаг 3. При формулировании проблемы необходимо уделить достаточно внимания точному определению проблемы. Этот шаг важен для всех типов групп, занимающихся решением проблем. Его рекомендуется применять и в целевых группах, и в группах подразделений, т. к. поставленная перед ними проблема могла быть сформулирована недостаточно точно.

Этот шаг включает в себя выполнение следующих действий:

· сформулированная проблема должна быть написана на большом листе бумаги и размещена так, чтобы ее видел каждый участник группы;

· каждому члену группы должны быть выданы несколько листов бумаги или карточек и ручка;

· членов группы просят тщательно обдумать формулировку проблемы. Им следует объяснить, что часто правильная формулировка проблемы в действительности представляет собой пути ее решения. Для членов группы можно привести следующие примеры:

«Мы нуждаемся в расширении площадей»

«Нам нужен новый станок»

«Нам нужна компьютерная система».

Шаг 4. После этого группа может приступить к обсуждению существа реальной проблемы, над которой предстоит работать в дальнейшем. Важно отметить, что не обязательно это будет вопрос, содержащийся в большинстве карточек, поэтому участники должны обсудить все возможности и прийти к подлинному консенсусу.

Рис. 8. Группировка проблем по темам

После обсуждения существа проблем необходимо определить представления членов группы о том, что они хотят получить в результате решения проблемы. Процесс осуществляется следующим образом:

1. Формулировка проблемы пишется на большом листе бумаги, закрепленном на видном месте.

2. Каждому члену группы предлагается написать на карточке, что он хотел бы видеть на выходе процесса решения именно данной проблемы.

3. Идеи сортируются и группируются по темам.

4. Далее группа обсуждает, нуждается ли формулировка проблемы в исправлении, чтобы сделать ее более понятной или отразить различные грани и перспективы.

Каждый метод применяется в зависимости от ситуации. Группа должна сама решить, какой из них наиболее пригоден, хотя опыт показывает, что данный метод целесообразно применять на начальных этапах каждой группы, решающей проблемы.

Шаг 5. На данном шаге группа должна серьезно обсудить вопрос: стоит ли тратить время на рассмотрение данной проблемы. Если проблема, а также предполагаемые результаты ее решения не представляют особой ценности для организации, группа может прекратить ее дальнейшее обсуждение.

Если же группа решила, что проблема заслуживает все же дальнейшего рассмотрения, то ее полная формулировка должна быть написана на большом листе бумаги, которая вывешивается во время каждого собрания, чтобы служить постоянным напоминанием группе о точной цели ее работы.