Применение анализа АБВ

Анализ своих задач по методу АБВ вы можете осуществлять следующим образом.

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т.д.) задач, для чего можно использовать схему, рекомендованную в разделе «План дня», или нижеследующий формуляр.

__________________ Листок учета задач и

__________________ контроля за их выпол-

__________________ нением

2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для вашей деятельности.

Не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените ваши задачи в соответствии с категориями А, Б и В.

А. Первые 15 % всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших функций), не подлежат перепоручению.

Б. Последующие 20 % задач составляют категорию Б (важные, существенные, могут быть поручены для исполнения другим лицам).

В. Остальные 65 % всех задач являются задачами категории В (менее важные, незначительные, в любом случае должны быть перепоручены).

5. Перепроверьте исходя из первоочередности задач категории А свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

65 % запланированного времени (около 3 час.) - задачи А;

20 % запланированного времени (около 1 час.) - задачи Б;

15 % запланированного времени (около 45 мин.) — задачи В.

6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствуетих значению.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Обратите внимание также на то, что задачи категории В не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые должны быть выполнены.

Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, - весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективны. О степени приоритетностиможно спорить, здесь редко встречаются объективные критерии. Важно, однако, то, что вы устанавливаете однозначные приоритеты и эти ваши решения могут опираться на факты.

Вспомогательные критерии для принятия решений