Білет №25.

Довідково-інформаційний документ
Анотація - коротка характеристика змісту книжки, статті тощо. У ній називаються найважливіші питання роботи, стисло викладається її зміст і складається їй оцінка.
Анотація здебільшого розміщується на звороті титульної сторінки і служить для попереднього ознайомлення читача зі змістом книги. Анотація може бути подана двома мовами: мовою тексту та однією з іноземних.
Реквізити:
прізвище та ініціали автора книги чи статті;
бібліографічний опис: назва видання, назва збірника (для статті), місце видання, видавництво, рік, кількість сторінок (або сторінки у збірнику);
текст;
вказівка категорії читачів, яким рекомендується анотоване видання.

Білет №29
Основу лексичного складу мови становить загальновживана стилістично нейтральна лексика, що вживається в різних жанрах усіх стилів. До загальновживаної лексики належать слова, які називають основні поняття, речі та явища навколишньої дійсності. Інші групи слів можна назвати лексикою вузького стилістичного призначення, характерною для одного стилю або для кількох. До стилістично маркованої лексики можна віднести науково-термінологічну, виробничо-професійну, офіційно-ділову та інші.
Виробничо-професійна лексика (професіоналізми) вживається при визначенні спеціальних виробничих процесів і знарядь, предметів виробництва. Кожна професія має свій перелік професійно-виробничої лексики, куди входять і терміни, і ділова лексика, і загальновживані слова, що набувають фахового значення, і професійний жаргон.
Виробничо-професійна лексика утворюється:
1. за допомогою об’єднання словосполучення в одне поняття- вишка (" вища математика");
2. зміною наголосу: компá с, рапó рт;
3. переосмислення значення слів: вікно (час, вільний від занять);
4. порушенням граматичної норми слова: геологічні тиски, коксівні вуглі.
Досить часто для утворення професіоналізмів використовують префікси за-, не-, недо, до- (запроцентувати, дообладнати, недопідписання угоди) або суфікси -ість, - ація, -ат та інш. (ударність верстата).
Виробничо-професійна лексика спрощує спілкування фахівців, але оскільки дуже часто вона емоційно забарвлена (зробити ляп) та утворюється з порушенням граматичних норм слова або словосполучення, то вживати її в писемному мовленні слід дуже обережно, віддаючи перевагу загальновживаній термілогічній лексиці та уникаючи професійного жаргону.

Білет №28
Організаційні документи - група різних за назвою документів,
які регламентують діяльність організації, її структурних
підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції,
обов'язки та права на тривалий час.
Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів).
В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб. Положення бувають типові та індивідуальні. Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи.
Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:
1. Назва відомства та організації.
2. Гриф затвердження.
3. Назва «Положення».
4. Місце «видання», дата.
5. Індекс.
6. Заголовок.
7. Відмітки про погодження.
8. Візи.
9. Текст.
10. Підписи. Текст положення розбивається структурно на розділи:
- загальні положення (цілі та задачі структурного підрозділу);
- організаційний зв'язок;
- регламентація діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб);
- фінансово-матеріальна база (ОФ та обігові кошти, порядок розпорядження ними);
- звітність та ревізійна діяльність;
- порядок ліквідації та відповідальність.

Порядок з вище перерахованими видами положення можуть застосовуватись положення про конкретну систему в діяльності підприємства. Наприклад: положення про конкретну систему найму організації та оплати праці робітників, положення про порядок виплати дивідендів за результатами праці.
Структура тексту
1. Загальні положення.
2. Основні задачі в функції.
3. Права, обов'язки начальника канцелярії.
4. Управління службою.
5. Майно і кошти.
6. Контроль, перевірка і ревізування діяльності.
7. Реорганізація та ліквідація.
Інструкція - це документ в якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян.
Наприклад; Інструкція про впровадження...
- Інструкція про порядок
- посадова інструкція інспектору відділу кадрів
Особливість інструкцій - їх обов'язкове затвердження спеціальним наказом або підписом керівника в грифі затвердження. Встановлюється строк дії інструкції.
Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути розбиті на підпункти, викладається в третій особі або в безособовій формі.
Використовують формуліровки: «повинен», «необхідно», «слід», «не дозволено».
Оформлюють на бланку. Формуляр інструкції має реквізити:
1. Найменування установи.
2. Найменування структурного підрозділу.
3. Назва інструкції (заголовок).
4. Гриф затвердження.
5. Дата
6. Індекс.
7. Місце віщання.
8. Підпис.
9. Погодження.
Окрема група інструкцій - посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правові положення робітника в структурному підрозділі. Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права, організаційні зв'язки, відповідальність робітника, професійні вимоги, підлеглість, основні документи, що регламентують дії. В розділі «Функції» вказують - предмет, зміст та перелік видів робіт.
Посадом інструкції інспектору з кадрів

1. Загальна частина.
2. Функції.
3. Права.
4. Посадові обов'язки.
5. Відповідальність.
6. Зв'язки за посадою.

Службові листи — узагальнена назва різноманітних за змістом інформаційних документів, які виступають основним засобом спілкування й оперативного управління діяльністю установ, організацій, підприємств.
Офіційне листування можна розділити на три види:
1. Дипломатичне — офіційне листування міждержавних установ чи іноземних представництв у дипломатичній практиці.
2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їх структурними підрозділами.
3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.
За кількістю адресатів листи розрізняють на:
1. Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента.
2. Циркулярні — надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес).
3. Колективні — надсилаються на одну адресу від імені кількох кореспондентів.
За функціональними ознаками листи поділяють на два види:
1. Листи, що потребують відповіді (лист-прохання, лист-запит, лист-нагадування, лист-пропозиція, лист-звернення, лист-вимога тощо).
2. Листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь, лист-запрошення, лист-подяка, супровідний, гарантійний, комерційний, рекомендаційний лист тощо).
Текст листа складається, як правило, зі вступної й основної частин, логічно пов’язаних між собою. У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, посилання на нормативні документи, інструкції тощо. В основній частині викладається зміст листа:
- у листі-проханні викладається прохання;
- в інформаційному листі повідомляється про певний факт чи захід;
- у листі-запрошенні пропонується взяти участь в якомусь заході;
- у листі-підтвердженні – повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми тощо);
- у листі-нагадуванні – вказівка про наближення або закінчення терміну певного зобов’язання або проведення заходу;
- у листі-відповіді висловлюється рішення з приводу вже поставленого питання;
- у супровідному листі адресат інформується про направлення до нього доданих до листа документів.
Тексти листів у порівнянні з іншими документами є найдемократичнішими та найбагатшими щодо використання лексико-граматичних і стилістичних мовних засобів.
Лист -нагадування може мати такий вигляд:
Шановний Ігоре Вікторовичу
Вважаю своїм обов’язком нагадати Вам, що ми, намагаючись зберегти наші партнерські стосунки, протягом останнього місяця двічі письмово зверталися до Вас з проханням сплатити рахунки за договором № 26 від 15.09.2004 р. На жаль, на сьогодні ситуація не змінилася, а Ваш борг відповідно до пункту 5.2 цього договору зростає.
Дуже прикро, але ми змушені попередити Вас про свій намір розірвати укладений з Вами договір за № 89 від 10.2004 р. і звернутися до суду з позовом щодо повернення Вами боргу.
У зв’язку з цим прошу прислати свого представника для виконання необхідних процедур.
З повагою (підпис)
Офіційні листи готуються, як правило, на службових бланках (зрідка — на чистих аркушах) і обов’язково реєструються канцелярією. У листі має висвітлюватися лише одне питання, зміст повинен бути чітким, стислим та лаконічним.
Листи можна надсилати в звичайних конвертах, однакк фірмові конверти з зображенням логотипу установи, адресою справляють значно краще враження. Конверт слід підбирати такого розміру, щоб лист згинався не більш ніж удвічі. Необхідно уважно перевіряти правильність індексів, адрес, посад відправника й одержувача.
На конверті їх розміщують так:
Місце для марки
(Індекс та адреса відправника)
312060, видавництво «Довіра»,
вул. Садова, 12/22, м. Харків
(адреса одержувача)
Д.Г. Савченко
235092 просп. Київський, 64
(індекс одержувача) м.Перевальне
Закарпатська область